ISO bez papierologii? Czy to możliwe?!

ISO bez papierologii? Czy to możliwe?! Svilen Milev / stock.xchng

Decyzja o wdrożeniu SZJ jest jedną z najistotniejszych jakie musi podjąć kierownictwo firmy. Samo postanowienie o tej historycznej zmianie to początek drogi do sukcesu, jakim jest zadowolenie klientów.

Wśród wielu osób, z którymi miałam okazję rozmawiać na temat wdrożenia zarządzania jakością wg norm ISO, pokutuje opinia iż wdrożenie jakiegokolwiek systemu zarządzania jakością związane jest z produkowaniem ogromnej ilości dokumentacji. Wielokrotnie w takich sytuacjach próbowałam tłumaczyć, że wcale tak być nie musi. Co zrobić, by lepiej zarządzać zapisami i dokumentacją Systemu Zarządzania Jakością?

Dziś w dobie Internetu i powszechnego wykorzystania komputerów we wszelkich pracach biurowych możliwe jest wdrożenie sprawnie działającego systemu zarządzania jakością bez konieczności tworzenia i przechowywania papierowej dokumentacji.

Podobne artykuły:

Całkowita rezygnacja z papieru, czy to możliwe?

Zdecydowanie tak! Dlaczego? Dla przykładu norma ISO 9001:2000 nie nakazuje posiadania żadnych dokumentów w formie papierowej. Dokładniej rzecz ujmując, norma nie reguluje w jakiej postaci dokumentacja ma powstawać i jak być przechowywana. Powyższa norma wymaga udokumentowanych procedur tylko w 6 miejscach oraz dokumentowania przebiegu procesu w postaci zapisów w 11 miejscach. Zatwardziali przeciwnicy systemów na ten argument odpowiadali, że to i tak zbyt wiele papieru. Czy mają rację? Moim zdaniem nie.
Pytanie: Jak zarządzać dokumentami SZJ?

Otóż do tworzenia i przechowywania dokumentów najwłaściwiej jest wykorzystać komputery. Nie dość, że zaoszczędzimy na takich prozaicznych rzeczach jak papier, toner drukarki, miejsce magazynowania, czas poświęcony na kopiowanie i rozprowadzanie dokumentów to jeszcze otrzymamy w zamian spójność i płynność zarządzania dokumentacją oraz znacząco poprawimy efektywność nadzorowania i monitorowania zapisów.

Naturalną konsekwencją takiego podejścia do dokumentacji jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów (DMS – Documents Management System) Zaletą informatycznego systemu zarządzania jest m. in.:

    • łatwiejsze sprawowanie nadzoru nad dokumentami i zapisami, wyeliminowanie papierowych dokumentów, mniejsza „biurokracja”,
    • szybszy dostęp do wymaganych informacji,
    • znaczne ułatwienie i przyspieszenie czynności związanych z utrzymywaniem systemu, widoczne zwłaszcza w odciążeniu w obowiązkach Przedstawiciela Kierownictwa ds. SZJ,
    • sprawne i bezpieczne gromadzenie danych

Z punktu widzenia przedsiębiorcy najkorzystniejsze jest równoczesne wdrażanie SZJ oraz systemu informatycznego wspomagającego obieg dokumentacji. A to wszystko dlatego, żeby wykorzystać już ten system przy tworzeniu dokumentacji jeszcze na długo przed pamiętnym dniem auditu certyfikacyjnego.

Dokonując analizy ofert oprogramowania dedykowanego do obsługi dokumentacji SZJ, należy szczególną uwagę skupić na tym na ile dany system zostanie wykorzystany. Nikogo już dziś nie dziwi, że w małych i średnich przedsiębiorstwach zakupione wielkie modułowe aplikacje (na które de facto prezes wydał dość pokaźne kwoty) są wykorzystywane w niewielkim procencie.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu DMS?

Wybierając dla siebie aplikację, która ma być dla wsparciem dla pełnomocnika ds. jakości, należy rozpatrzyć kilka bardzo istotnych spraw. System musi być dopasowany do wielkości firmy, ilości zatrudnionych pracowników oraz możliwości finansowych przedsiębiorcy. W zależności od tego możliwe jest wykorzystanie odmiennych narzędzi – począwszy od prostych pakietów biurowych na dużych systemach baz danych kończąc.

Najważniejszą zasadą w wyborze odpowiedniego oprogramowania jest podejście do informatyki jak do najprostszego narzędzia. Bo tak to właśnie jest – nawet najprostsze narzędzie, jeśli będzie właściwie wykorzystane, przyniesie pozytywny skutek. Natomiast niewłaściwe wykorzystanie nawet najbardziej zaawansowanych (i zwykle bardzo drogich) narzędzi i tak zakończy się klapą.
Warto szukając narzędzi rozejrzeć się wśród darmowego oprogramowania, zwracając uwagę na to, czy jest ono rozwijane, by udostępniony był jego kod źródłowy (licencja Open Source). Tylko wtedy jest szansa, że nawet jeśli coś będziemy chcieli zmodyfikować w programie, np. dodać nowe funkcje, będzie to możliwe samodzielnie lub z wykorzystaniem wyspecjalizowanych firm.

Dobrym pomysłem jest zwrócenie się o pomoc do firmy doradczej, a może informatycznej by pomogła nam w wyborze systemu czy też pojedynczych aplikacji, uwzględniając zarówno potrzeby przedsiębiorstwa, jak i dalszy jego rozwój.

Mój DMS to…

Ja w swojej pracy wykorzystuję bezpłatną aplikację DMS (OWL), przyznaję – nie jest ona idealna, ale bilansując korzyści z wdrożenia i bieżącej obsługi dokumentacji systemu jakości był to dobry krok.

Dzięki OWL mam jedno miejsce, w którym gromadzę, udostępniam i archiwizuję dokumentację systemu. Pracownicy mają na serwerze wszystkie aktualne dokumenty i niezbędne formularze, automatycznie otrzymują również informacje o zmianach w dokumentacji. Zmiana jednego zdania w procedurze nie powoduje konieczności drukowania „X” stron procedury w kilku egzemplarzach. Zatwierdzanie dokumentacji przez zarząd też w zasadzie odbywa się za pośrednictwem naszego DMS.

No i najważniejsze: system ten został w pełni zaakceptowany, ba nawet pochwalony przez naszego auditora. Dodatkowo wykorzystujemy nasz DMS do udostępniania dokumentów innych niż związane z Systemem Jakości.

Decyzja o wdrożeniu SZJ jest jedną z najistotniejszych jakie musi podjąć kierownictwo firmy. Samo postanowienie o tej historycznej zmianie to początek drogi do sukcesu, jakim jest zadowolenie klientów. Z osobistych doświadczeń wiem, że poświęcenie zbyt małej uwagi na techniczne aspekty wdrożenie SZJ może powodować komplikacje w późniejszej działalności firmy. Dlatego gruntowne podejście do metod zarządzania dokumentacją i zapisami SZJ może oszczędzić Państwu wiele nieprzyjemnych niespodzianek w spotkaniu z codziennością pracy pełnomocnika jakości.

Podobne artykuły:

Varico w biznesie warto na nas liczyć