Jak analizować potrzeby szkoleniowe?

Jak analizować potrzeby szkoleniowe? yurolaitsalbert - Fotolia

O tym, że największym kapitałem firmy są ludzie, nie trzeba nikogo przekonywać. Dlatego, co roku firmy przeznaczają znaczące kwoty na rozwój swoich pracowników za pośrednictwem szkoleń.

Aby mieć pewność, że środki wydane na ten cel będą dobrą inwestycją i pozwolą rozwinąć pracownikom kompetencje kluczowe z punktu widzenia priorytetów firmy, należy planować szkolenia na postawie wnikliwiej analizy potrzeb pracowników i celów organizacji. O ile w małych firmach taka analiza nie jest zadaniem trudnym, o tyle w organizacjach zatrudniających kilkudziesięciu czy kilkuset pracowników, może już stanowić wyzwanie.

Analiza w trzech wymiarach

Analiza potrzeb szkoleniowych jest procesem wielowymiarowym. Nie wystarczy bowiem bazować wyłącznie na potrzebach definiowanych przez samych pracowników i ich wizji rozwoju własnych kompetencji. To, na jakie szkolenia zostaną skierowani wybrani pracownicy, powinno wynikać przede wszystkim z aktualnych potrzeb i celów firmy. Zadaniem dobrze dobranego szkolenia jest rozwijanie kompetencji związanych z zadaniami pracownika na jego aktualnym stanowisku lub wspieranie zaplanowanej dla niego ścieżki kariery i rozwinięcie umiejętności niezbędnych do sprawowania funkcji, którą ma objąć w przyszłości.

Diagnozując potrzeby szkoleniowe należy również wziąć pod uwagę zmieniające się potrzeby firmy związane na przykład z nowymi obszarami biznesowymi, w które ta zamierza się zaangażować czy nowymi produktami, które w przyszłości wypuści na rynek, tak, aby pracownicy byli z wyprzedzeniem merytorycznie przygotowani do realizacji nowych zadań. Trzecim elementem, jaki należy wziąć pod uwagę, aby można było uznać analizę potrzeb szkoleniowych za kompletną, są wymagania prawne czy wynikające ze specyfiki branży, w której działa firma. Zadecydują one o tym, jak często i w jakim zakresie dany pracownik powinien przejść szkolenia BHP lub szkolenia związane z uprawnieniami fachowymi niezbędnymi do wykonywania prac określonych w zakresie jego obowiązków.

Szybciej i efektywniej dzięki IT

Jak właściwie ocenić potrzeby szkoleniowe, skoro musimy wziąć pod uwagę tak wiele czynników i przeanalizować tak wiele informacji? W efektywniejszej realizacji i przyspieszeniu całego tego procesu dużym wsparciem będzie oprogramowanie do zarządzania szkoleniami, które pomoże zebrać różnego rodzaju dane rozproszone w całej firmie i w łatwy sposób je przeanalizować.

Dzięki  dedykowanym narzędziom IT można łatwo porównać obecne kwalifikacje pracownika z kompetencjami wymaganymi na zajmowanym przez niego stanowisku i dzięki temu zidentyfikować te kompetencje, które pracownik powinien zdobyć lub rozwinąć, aby móc realizować swoje aktualne zadania i cele. Taka identyfikacja potrzeb rozwojowych może odbywać się w trakcie rozmowy rocznej lub w dowolnym momencie roku. Cała analiza dokonuje się bezpośrednio w systemie, do którego menadżer podczas oceny pracownika wprowadza informacje o jego potrzebach szkoleniowych (na podstawie dostępnego katalogu szkoleń), a specjalista z działu personalnego po prostu wykonuje raport, którego efektem jest zbiorcza informacja o potrzebach szkoleniowych. Z praktyki wiadomo, że przy zastosowaniu systemu informatycznego, który eliminuje potrzebę wertowania tysięcy dokumentów, analiza potrzeb szkoleniowych skraca się z około trzech miesięcy do nawet trzech dni.

Podobne artykuły:

Dodatkowo, oprogramowanie pozwoli na wybór odpowiednich szkoleń dla osób, które w przyszłości mają objąć nowe stanowiska. Wystarczy wyszukać w bazie  pracowników o kwalifikacjach, predyspozycjach czy potencjale w odniesieniu do docelowego stanowiska, a następnie zaplanować i zrealizować właściwy rozwój tych osób – czy to wprost poprzez szkolenia i inne formy rozwojowe czy – jeśli organizacja realizuje specjalne programy talentowe – poprzez kwalifikację wybranych osób do jednego z nich. Wtedy elementem programu będą m.in. szkolenia rozwijające określoną wiedzę i umiejętności.

System dedykowany do procesów zarządzania szkoleniami pozwala także prowadzić pełną bazę przebytych szkoleń i nabytych uprawnień w odniesieniu do każdego pracownika. Co więcej, umożliwia monitorowanie upływu terminu ważności danych kwalifikacji. Dzięki temu system w odpowiednim momencie zasygnalizuje, że dany pracownik lub grupa pracowników powinna odnowić określone uprawnienie fachowe lub przejść kolejne szkolenie BHP. Między innymi na tej podstawie dział HR może łatwiej i bardziej precyzyjnie przygotować plan szkoleń na dany okres.

Tak przeprowadzona analiza potrzeb szkoleniowych daje pewność, że pracownicy będą rozwijać się zgodnie z priorytetami firmy, a budżet przeznaczony na ten cel będzie traktowany nie tylko jako wydatek, ale jako inwestycja w przyszły rozwój organizacji.

Gavdi Polska S.A._Warszawa Teresa Olszewska