Jak ograniczyć ryzyko wdrożeniowe systemu ERP? Poznaj 7 sposobów

Jak ograniczyć ryzyko wdrożeniowe systemu ERP? Poznaj 7 sposobów Times Press sp. z o.o.

W dobie cyfrowej transformacji żadna organizacja nie może już funkcjonować bez systemów informatycznych wspomagających prowadzenie działalności. Tymczasem badania wskazują, że nawet 80% projektów wdrożeniowych IT kończy się niepowodzeniem.

Co robić, by ograniczyć do minimum ryzyko inwestycyjne w przypadku wdrożeń systemów ERP? W wielu przedsiębiorstwach system ERP pełni rolę centralnego rozwiązania wspomagającego prowadzenie działalności. Od jakości tego systemu zależy wiele czynników mających istotny wpływ na wyniki firmy – szybkość działań operacyjnych, trafność decyzji opartych na rzeczywistych danych, efektywność w obszarach finansów, produkcji, magazynowania, sprawny obieg danych, itd. W obliczu wysokiego wskaźnika nieudanych projektów wdrożeniowych dla firmy planującej wdrożenie ERP sprawą zasadniczą powinno być zminimalizowanie ryzyka inwestycyjnego. Co zatem powinno się wziąć pod uwagę, by nie wpaść w inwestycyjną pułapkę?

1.    Zadbaj o gruntowną analizę przedsiębiorstwa

ERP obejmuje strategiczne obszary działalności firmy wspomagając wiele procesów biznesowych. System ma użytkowników pełniących odrębne funkcje, w tym decydentów i pracowników operacyjnych. Różne są też metody wprowadzania danych do ERP oraz oczekiwania co do kategorii informacji, jakie ma on udostępniać. To wszystko oznacza, że projekt wdrożeniowy ERP jest złożonym przedsięwzięciem wymagającym od firmy odpowiedniego przygotowania. Aby ograniczyć ryzyko inwestycyjne związane z zakupem ERP, warto zacząć od analizy przedsiębiorstwa pod kątem efektywności realizowanych w nim procesów biznesowych, organizacji pracy oraz dostępnych zasobów informacyjnych (w tym systemów informatycznych). Tego rodzaju analiza dostarcza pełen obraz funkcjonowania firmy, wraz z jej mocnymi i słabymi stronami, brakami i potrzebami w różnych obszarach działalności. Dzięki niej znacznie łatwiej określić rzeczywiste potrzeby w stosunku do nowego systemu, uwzględniając nie tylko oczekiwania wybranych grup (np. zarządu, czy konkretnego działu) ale wszystkich użytkowników. Istotną wartością dodaną analizy jest fakt, że to do wdrożenia zmian organizacyjnych i optymalizacji biznesu niezależnie od projektu wdrożeniowego.

 2.    Nie kieruj się wyłącznie ceną

Najtańsze rozwiązania zazwyczaj nie gwarantują odpowiedniej jakości. Wybieraj raczej systemy oferowane przez dużych, dostawców o stabilnej pozycji rynkowej, którzy przez najbliższej lata będą w stanie zaoferować niezbędne wsparcie i wymagane aktualizacje, gdy zmieniają się przepisy.

 3.    Weź pod uwagę możliwości rozwojowe systemu

Pamiętaj, że nawet gdy przeprowadzisz gruntowną analizę przedsiębiorstwa i dokładnie określisz potrzeby we wszystkich punktach działalności, wypracowane informacje odnoszą się do sytuacji obecnej i danych z przeszłości, tymczasem każda firma działa w swoim otoczeniu rynkowym, do którego ciągle powinna się adaptować. Dlatego od systemu ERP trzeba wymagać odpowiedniej elastyczności. Spróbuj odpowiedzieć na następujące pytania: Czy i w jaki sposób dostawca ERP zapewni wymagany rozwój funkcjonalny systemu? Czy wybrany system uwzględni rozwój firmy przewidziany w strategii firmy? Jakie mam możliwości modyfikowania systemu i zmiany jego funkcjonalności w przypadku dywersyfikacji działalności, otwarcia nowego oddziału firmy, uruchomienia odmiennego rodzaju produkcji lub wyjścia poza granice obecnego rynku? Jakie mam możliwości integracji ERP z ważnymi systemami zewnętrznymi (CRM, MES, kluczowymi aplikacjami mobilnymi)? Warto w tym momencie zastanowić się na wyborem skalowalnego systemu, który urośnie wraz z rozwojem Twojej firmy. Takim systemem jest Sage X3.

 4.    Postaw na doświadczenie dostawcy.

Dostawca ERP powinien pełnić partnerską rolę we wdrożeniu systemu. Choć możesz doskonale określić swoje potrzeby i oczekiwania, nie musisz znać się na wdrażaniu ERP. Dlatego ważne jest wykorzystanie doświadczeń dostawcy, który ma za sobą projekty realizowane dla podobnych organizacji i zna najlepsze praktyki zarówno w zakresie projektów wdrożeniowych, jak i w zarządzaniu organizacjami. Bezcenne może się okazać jego doświadczenie zdobyte zagranicą – na rynkach gdzie firmy są zarządzane w innowacyjny, efektywny sposób. W ten sposób działa dostawca Sage X3, który jest używany przez firmy na całym świecie.

 5.    Utwórz profesjonalny zespół wdrożeniowy –najlepiej złożony z przedstawicieli różnych działów, rozumiejących biznes, rynek i istotę działania firmy. Po wybraniu dostawcy w skład zespołu powinni wejść przedstawiciele dostawcy systemu.

 6.    Dobierz właściwą metodę prowadzenia projektu

Sprawdź, jakie metody wdrożeniowe proponuje dostawca. Unikaj metod tradycyjnych, które każą miesiącami czekać na rezultaty prowadzonego projektu. W zamian stawiaj na metody zwinne, które w krótkich, szybkich etapach dostarczają najważniejsze elementy rozwiązania, a w trakcie których zespół projektowy może skorygować dalszy postęp prac. Zaletą metod zwinnych jest względnie najkrótszy czas potrzebny na uruchomienie ważnych funkcjonalności przynoszących firmie konkretne wartości.

 7.    Pamiętaj, że wdrożenie ERP to także projekt z zakresu zarządzania zmianą, a to oznacza naturalny opór i obawy załogi. Rozważ konsultacje z zewnętrzną firmą, która ma doświadczenie we wspieraniu zmian w organizacjach. Każda zmiana niesie bowiem rozmaite ryzyka – spowolnienia, a nawet zablokowania projektu, poniesienia nieprzewidzianych kosztów, utraty pozycji i wizerunku kierownictwa, niezadowolenie pracowników itd. Dlatego właśnie korzystanie z systemów, takich jak Sage X3 wspomaga lepsze zarządzanie zmianami w organizacji.

Każdy projekt IT to przedsięwzięcie obarczone ryzykiem. W przypadku strategicznych rozwiązań jest ono znaczne, ponieważ popełnione błędy negatywnie wpłyną na wyniki całej firmy. Stosując powyższe wskazówki możesz jednak znacznie zniwelować ryzyko.


Inwestuj w przyszłość. Poznaj naszą ofertę na http://www.sagex3.com/pl-pl  

Kontakt:

Agata Wójcik

Marketing Product Manager Sage X3

Tel 885 502 220

Email: agata.wojcik@sage.com

Times Press sp. z o.o.