Jak prawidłowo wdrażać Elektroniczną Dokumentację Medyczną?

Jak prawidłowo wdrażać Elektroniczną Dokumentację Medyczną? www.sxc.hu

Przedstawiamy poradnik informatyka i praktyka, który pracuje w szpitalu i jest doradcą - konsultantem w zakresie wdrażania rozwiązań teleinformatycznych w przychodniach i szpitalach.

Jeśli planujecie Państwo wprowadzenie programu komputerowego do obsługi placówki medycznej, przedstawiamy 7 najczęstszych błędów, jakie czasem popełniają osoby, które są odpowiedzialne za wdrożenie elektronicznej dokumentacji medycznej w przychodniach, gabinetach lekarskich i szpitalach.

1. Wdrażanie systemu do Elektronicznej Dokumentacji Medycznej należy zacząć odpowiednio wcześnie. Dlaczego? Bo potem... może być za późno

Opcja optymistyczna brzmi tak: jutro przyjdzie pan od komputerów, on już ma odpowiedni program, wszystko wie i to jest kwestia kilku dni, kiedy zainstaluje program i wszystko zacznie działać jak należy. I od tej pory nie będziemy mieli już żadnych problemów - tzn. będziemy korzystali z nowego systemu komputerowego. 

Podobne artykuły:

Rzeczywistość? Byłoby miło, ale niestety to tak nie działa. Im później podejmiecie Państwo decyzję, tym bardziej jest prawdopodobne, że wybrana przez Państwa firma nie będzie miała mocy przerobowych, żeby obsłużyć zlecenie.

OSTRZEŻENIE 1:

Rozpocznij zbieranie danych o firmach i programach, umawiaj się na prezentacje i negocjacje już teraz. Inaczej, im bliżej do granicznej daty 1.08.2014, tym bardziej prawdopodobne, że nie wystarczy czasu.

2. Zanim poniesiecie Państwo koszty zakupu systemu obsługi elektronicznej dokumentacji, radzę przyjrzeć się własnej organizacji i usprawnić obecny obieg dokumentów

Program do obsługi elektronicznej dokumentacji medycznej jest poważną inwestycją, ale nie musi być jeszcze droższy z powodu niepotrzebnych, zdublowanych funkcji. Jeśli obecnie problemem jest nadmiernie rozrośnięta „papierologia”, to i nowy system komputerowy będzie musiał ją obsłużyć w wersji elektronicznej. Uporządkowanie tego problemu przed wyborem programu pozwoli na wybranie prostszego, a więc i tańszego rozwiązania. Także informatyk będzie miał ułatwione zadanie, więc i koszty wdrożenia będą niższe. Nie bez znaczenia również będzie zmniejszenie „apetytu” systemu na zasoby komputera: pamięć, transfer danych i miejsce na dysku przeznaczone do przechowywania danych.

OSTRZEŻENIE 2

Program komputerowy to tylko narzędzie i zrobi, co mu każesz. Lepiej teraz posprzątać bałagan organizacyjny, niż go wprowadzać do komputera i ciągle obrabiać w systemie te same dane.

3. Współpraca z firmą, która dopasuje istniejące na rynku rozwiązanie do Państwa potrzeb

Jest kilka dobrych programów, które można polecić. Jednakże chociaż szpital czy przychodnia są z zewnątrz dla niewprawnego oka, takie same, to ścieżki obiegu dokumentów, jak i specyfika pracy mogą być różne. Warto przedyskutować z informatykiem, jakich dodatkowych usprawnień potrzeba Państwa placówce. Tego się nie da zrobić szybko - znów może zabraknąć czasu.

OSTRZEŻENIE 3

Proszę nie wierzyć firmie, która nie przeprowadzi zakrojonego na szeroką skalę wywiadu i nie wypyta o wszystkie szczegóły. Jeśli nie zaczniemy od analizy stanu obecnego - to może być problem! Kosztowny problem.

4. Rozwiązania autorskie – system napisany specjalnie dla Państwa. Czy to dobre rozwiązanie?

Na pierwszy rzut oka, wydaje się, że to dobry pomysł - ściśle dopasowane do potrzeb, jedyne na rynku rozwiązanie informatyczne, tylko dla Państwa placówki.

Ale to tylko pierwsze wrażenie! Zmienność prawa i przepisów finansowych, że nie wspomnę o „twórczości” NFZ potrafi zaskakiwać nawet co kilka dni czy tygodni. Autor systemu musiałby dbać, aby wszystkie zmiany były wprowadzone na czas. A z tym jest nieraz problem. Utrata kontaktu z autorem programu grozi brakiem aktualizacji, a nikt inny na pewno nie podejmie się modyfikacji nieznanego systemu.

OSTRZEŻENIE 4

Zdecydowanie odradzam zakup programów jedynych w swoim rodzaju. Oprogramowanie od dużej firmy, która nie zniknie nagle z rynku i zawsze będzie służyć pomocą, serwisem i wypuści kolejne aktualizacje jest rozwiązaniem znacznie bezpieczniejszym.

5. System wdrażają pracownicy placówki – należy ich przekonać, że zmiana systemu to konieczność

Przestawienie się na elektroniczną dokumentację medyczną kojarzy się z koniecznością nauki obsługi nieznanego, skomplikowanego programu komputerowego. Jednak nie wyobrażam sobie, żeby dokumentacja medyczna mogła być prowadzona w innej formie niż elektronicznej – tak naprawdę sprowadza się to do tego, że operator tylko wpisuje podstawowe dane, a reszta „robi się sama”. Co więcej, programy do obsługi elektronicznej dokumentacji medycznej są proste i intuicyjne w obsłudze, nawet dla osób nie korzystających na co dzień z komputera i nie wymagają długich szkoleń. Najwięcej czasu zajmuje zmiana nawyków.

OSTRZEŻENIE 5

Rozpocznij jak najszybciej promowanie wśród personelu zalet korzystania z nowego systemu. Nie zaniedbaj szkoleń dla początkujących w zakresie obsługi komputera i chwal za postępy.

6. Brak czasu na naukę personelu

Nawet jeśli założymy, że wszędzie: na recepcji, w laboratorium, w gabinetach lekarskich pracują wyłącznie osoby biegle pracujące na komputerach, to i tak potrzebują one nauczyć się obsługi nowego programu. I zajmie im wiele czasu, zanim program do obsługi elektronicznej dokumentacji medycznej stanie się zwyczajem i rutyną.

OSTRZEŻENIE 6

Zadbaj o szkolenia, prezentacje, tutoriale, samouczki. Nic nie przyjdzie z najlepszego, najpiękniejszego systemu komputerowego, jeśli nie będą na nim pracowali ludzie.

7. Zapewnienie odpowiedniej polityki bezpieczeństwa

Podstawowe wymagania, które musi spełniać bezpieczny system informatyczny:

a. Zabezpieczenie przed utratą lub uszkodzeniem dokumentacji. System informatyczny do zarządzania elektroniczną dokumentacją musi być bezwzględnie zabezpieczony przed utratą lub uszkodzeniem dokumentacji medycznej. System powinien tworzyć kopie zapasowe, i dzięki nim w razie awarii komputera lub pliku w komputerze będzie można odzyskać utracone dane. Najlepiej, żeby kopie zapasowe „robiły się samodzielnie” na bezpiecznym zewnętrznym nośniku, a użytkownik nawet nie będzie o tym wiedział. Co więcej, powinno się łatwo odzyskiwać dane samodzielnie, bez wzywania za każdym razem informatyka. No i bezwzględnie co jakiś czas testować, czy kopie są prawidłowo wykonane.

b. Zapewnienie dostępu wyłącznie dla osób uprawnionych. System powinien być tak skonstruowany, żeby zapewnić właściwą kontrolę uprawnień użytkowników do określonych funkcji i danych. Bezwzględnie każdy użytkownik musi mieć indywidualne konto oraz hasło zgodne z wymaganiami ustawy o ochronie danych osobowych.

c. Identyfikacja osoby udzielającej świadczenia oraz wprowadzanych przez nią zmian. Każda zmiana w treści dokumentacji musi być zapamiętywana wraz z informacją, kto ją wprowadził i kiedy. Uprawnienia do modyfikacji wpisów w kartotekach powinny być przypisane tylko i wyłącznie do kont lekarzy.

d. Możliwość eksportu całości lub części dokumentacji w formatach XML lub PDF. Ustawodawca zakłada, że będzie można udostępnić dokumentację medyczną pacjentowi, którego ona dotyczy oraz uprawnionym instytucjom zewnętrznym. Program powinien mieć zatem mechanizm eksportu do formatów (XML) i (PDF).

e. Możliwość wydruku dokumentacji. Każdy element dokumentacji przechowywanej w formie cyfrowej musi dać się wydrukować w sposób niewymagający kwalifikacji technicznych. Warto też wiedzieć, ile wydruków danej kartoteki zostało stworzonych oraz informacji, kto i kiedy zrobił wydruk. 

f. Zabezpieczenie systemu. Odpowiednie procedury opisują wszystkie czynności związane z funkcjonowaniem systemu wewnątrz placówki. Jeśli Twoja placówka prowadzi dokumentację medyczną w formie cyfrowej, musisz w nich uwzględnić takie sprawy, jak:

  • Prowadzenie systematycznej analizy zagrożeń związanych z przechowywaniem danych w formie cyfrowej.
  • Opracowanie i ciągła optymalizacja procedur związanych z przetwarzaniem dokumentacji oraz procedur czynności związanych z zabezpieczeniami, stosowanie środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń.
  • Kontrolowanie na bieżąco funkcjonowania mechanizmów organizacyjnych i technologicznych mających na celu zabezpieczenie systemu przed nieuprawnionym dostępem.
  • Okresowe sprawdzanie skuteczności zabezpieczeń.
  • Zaprojektowanie planów długotrwałego przechowywania dokumentacji w formie cyfrowej, uwzględniających migracje na inne nośniki danych w celu zapewnienia ciągłości dostępu do danych.

OSTRZEŻENIE 8

Nie kupuj systemu, który nie zapewnia kompleksowej polityki bezpieczeństwa, ponieważ będzie to w przyszłości generowało dodatkowe koszty z tym związane.

Krajowe Centrum Edukacyjne Anna Walatek Krawczyk