Jak przekazać informację zwrotną?

Jak przekazać informację zwrotną? Image courtesy of jscreationzs/FreeDigitalPhotos.net

Udzielając swoim pracownikom informacji zwrotnych, dajesz im do zrozumienia, że dbasz o relacje w Waszym zespole. Dzięki temu masz szansę zwiększyć motywację i efektywność zespołu.

Brak umiejętności przekazywania pracownikom pozytywnych informacji zwrotnych przez lidera jest częstym powodem odejścia pracowników.

Głównym celem przekazywania informacji zwrotnych jest umożliwienie zrozumienia reakcji innych osób oraz ułatwienie pracownikowi działania w przyszłości.

Skuteczny feedback

Istnieje kilka przydatnych zasad udzielania informacji zwrotnej, które mają na celu przekazanie informacji w sposób pozytywny i konstruktywny, to znaczy taki, który ma zmotywować do oczekiwanej zmiany. Oto one:

  • Udzielaj informacji zwrotnych tak szybko jak jest to możliwe;
  • Wybierz właściwy czas i miejsce - krytykuj na osobności, chwal publicznie;
  • Skup się na zachowaniach, a nie na osobie, ludzie mogą zmienić swoje zachowania, jeśli wiedzą co zrobili niewłaściwie;
  • Przekazuj informację zwrotną na temat faktów - tego, co widziałeś i słyszałeś - niefachowe i niekonstruktywne jest mówienie o wrażeniach z obserwacji;
  • Przekazywanie informacji zwrotnej zacznij od elementów pozytywnych, później mów max. o 4 rzeczach, których nie udało się zrobić dobrze, zakończ informacją pozytywną;
  • Skup się wyłącznie na kluczowych zagadnieniach, wymieniając więcej niż 4 elementy wprowadzasz zamieszanie i możesz spowodować, że pracownik zapomni o tym, nad czym ma pracować;
  • Powiąż udzielanie informacji zwrotnej z wartościami firmowymi, strategią, kulturą firmy - wskaż wpływ konkretnych zachowań pracownika na realizację celów biznesowych firmy, wybierz jedynie najistotniejsze konsekwencje niewłaściwych zachowań;
  • Zapytaj pracownika o jego ocenę sytuacji i uważnie go wysłuchaj;
  • Pozwól pracownikowi zaproponować własne propozycje rozwiązań - zapytaj go o pomysły na temat tego, jak poprawić istniejącą sytuację lub rezultaty jego pracy;
  • Poproś o wprowadzenie zmian i zaoferuj pracownikowi swoje wsparcie.

A do tego przez cały czas rozmowy bądź skoncentrowany na rozmówcy, mów jasno, konkretnie i konstruktywnie, utrzymuj kontakt wzrokowy i potwierdzaj, że słuchasz uważnie.

Umiejętnie przekazywane informacje zwrotne na temat niedociągnięć podnoszą jakość pracy i skutecznie pomagają poprawiać wyniki. Często przynoszą lepsze rezultaty biznesowe niż pochwały, które z kolei pełnią niezastąpioną rolę w budowaniu zaangażowania i zwiększaniu motywacji pracowników.

Malanowicz Kamila Coach4U