Jak przetrwać oblężenie w hotelu?

Jak przetrwać oblężenie w hotelu? materiał PR

W ciągu roku bywają okresy naprawdę gorące dla hotelarzy. Mamy dla Was kilka wskazówek, jak przygotować się do zarządzania hotelem w tych najbardziej newralgicznych dla branży okresach

Turyści masowo wybierają popularne polskie kurorty na miejsca swojego wypoczynku. To prawdziwy sprawdzian dla funkcjonowania każdego z obiektów noclegowych. Jak zatem może w tym pomóc oprogramowanie dla branży noclegowej?

Sytuacja geopolityczna, która panuje na świecie sprawia, że Polacy coraz częściej zamiast zagranicznych wyjazdów, wybierają raczej polskie kurorty. Ta tendencja nie dotyczy jedynie wakacji. Coraz popularniejsze staje się spędzanie Świąt Bożego Narodzenia w polskich górach, czy Świąt Wielkanocnych nad morzem. Polacy coraz częściej wyjeżdżają również na weekendy. Rezerwują nocleg w mniej lub bardziej popularnych miejscowościach i skupiają się na odkrywaniu tamtejszych regionów.

Niektóre obiekty mogą liczyć na pełne oblężenie przez niemal cały rok, a wszystko za sprawą bogatej oferty atrakcji. Zatem jak właściciele hoteli, pensjonatów czy nawet pól namiotowych mogą poradzić sobie z tak dużą ilością gości? Czy może pomóc im w tym oprogramowanie dla branży noclegowej?

Zarządzanie rezerwacjami

W dobie Internetu na popularności zyskują również serwisy rezerwacyjne, takie jak Booking.com czy HRS, za których pomocą napływają nowe rezerwacje. W okresie największego oblężenia ciężko jest zapanować nad każdym zamówieniem z osobna. Niepotrzebne zamieszanie, chaos, utrudnienia w komunikacji, „overbooking” mogą wpłynąć na zarządzanie obiektem noclegowym. Szczególnie może to doskwierać w szczycie sezonu letniego i zimowego. Nie ma znaczenia czy systemy POS zostaną wdrożone w dużych sieciach hoteli, czy też mniejszych obiektach noclegowych z pewnością będą ogromnym wsparciem w zarządzaniu.

Niezależnie od tego, który pracownik przyjmuje rezerwacje, automatycznie pojawia się ona w systemie. Dzięki temu kolejni pracownicy mają świadomość, które pokoje zostały już zarezerwowane i czy w danym terminie są jeszcze dostępne wolne pokoje. Dzięki ogólnemu dostępowi do systemu, właściciele w każdej chwili mogą dotrzeć do danych związanych z obłożeniem hotelu w danym terminie.

Kompleksowa obsługa

Prowadząc obiekt noclegowy, w którym goście mogą wykupić nocleg wraz z wyżywieniem, bardzo często pojawia się problem związany z ich odróżnieniem. Duże obiekty stosują w tym przypadku najczęściej bransoletki, które wyróżniają osoby, które wykupiły posiłki. Jednak pozostaje pytanie, czy takie rozwiązanie znalazłoby swoje zastosowanie w mniejszych obiektach? Tutaj z pomocą przychodzą systemy POS. Wystarczy jedno kliknięcie myszką i dostajemy dokładną informację odnośnie do numerów pokoi gości, którzy wykupili wyżywienie. Systemy POS dają pracownikom dodatkowe ułatwienie w postaci możliwości dodawania notatek. Dzięki temu personel może dokładnie opisać specyficzne potrzeby każdego z klientów. Dodatkowo personel ma dokładne informacje odnośnie do chorób, na które cierpią goście np. cukrzyca czy alergia.

Większość obiektów noclegowych, które korzystają z systemów POS, umożliwia również zamawianie dodatkowych atrakcji na terenie obiektu. Coraz częściej można bowiem zarezerwować sobie grilla czy wybrać różne atrakcje sportowe, takie jak siatkówka czy kręgle. Zimą zaś popularne staje się „bukowanie” kuligów, wypożyczanie nart czy organizowanie animacji dla dzieci w czasie, gdy ich rodzice wybierają się na narty. Systemy POS pozwalają wprowadzać dokładny spis poszczególnych rezerwacji, dzięki czemu nawet przy dużym obłożeniu obiektu doskonale wiadomo, który z gości zarezerwował daną atrakcję.

Postaw na sprawną obsługę

W trakcie sezonu goście hotelowi bardzo szybko się zmieniają. Jedni dopiero co się rozpakowują, inni muszą zakończyć swój pobyt. Aby Ci pierwsi możliwie szybko otrzymali klucze do pokoju, należy odpowiednio zaplanować sprzątanie pokoju po poprzednich lokatorach. I tutaj z pomocą również przychodzi system POS. Każdy z pracowników może na bieżąco sprawdzać stan pokoi. Personel dokładnie wie, którzy goście opuścili zajmowane przez nich pokoje, wiedzą również czy można rozpocząć w nich sprzątanie po poprzednich gościach.

Posiadając wszystkie informacje w jednym miejscu możemy na bieżąco informować klientów o wszystkich aktualnych wydarzeniach, które mają miejsce w hotelu, mogą oni sprawdzić obłożenie restauracji czy nawet sprawdzić dostępność atrakcji, które na nich czekają. Za pośrednictwem systemów POS możemy również zaproponować klientom pobyt w naszym hotelu również w innym terminie, a wszystko za sprawą dostępności kalendarza z rezerwacjami. Systemy POS zmniejszają również do minimum możliwość pojawienia się błędów. Zapisane na osobnych kartkach terminy odległych rezerwacji nie zapodzieją się w ciągu całego roku.

Posbox SA Jarosław Kluszczyński