Jak skutecznie raportować?

Jak skutecznie raportować? Joseph Hart / stock.xchng

Raportowanie musi przebiegać precyzyjnie. Zupełnie inne spojrzenie na to mają analitycy, a inne specjaliści IT. Jak ono ma przebiegać?

W dzisiejszych czasach posiadanie bazy danych w firmie jest czymś normalnym. Wiele przedsiębiorstw posiada wiele baz danych, które wypełnione są po brzegi bardzo dużą ilością informacji na temat sprzedaży, produkcji, kontrahentów, pracowników, etc. Dane są wynikiem działalności osób pracujących w systemach, takich jak ERP czy CRM.

Jak skutecznie raportować?

Gromadzenie informacji w tak wielu niepołączonych ze sobą bazach, powoduje chaos informacyjny i utrudnia proces tworzenia raportów, na podstawie których podejmowane są kluczowe decyzje. Jest to sytuacja, w której „mamy świetne dane”, ale nie mamy z nich pożytku. Nie możemy bowiem lub nie umiemy wydobyć z nich satysfakcjonującej informacji. Każda firma, w takiej sytuacji musi odpowiedzieć sobie na dwa kluczowe pytania:

    1. Jak uporządkować bałagan informacyjny?
    2. W jakim narzędziu tworzyć a potem publikować raporty?

Odpowiedź na pytanie pierwsze zazwyczaj prowadzi do hasła „hurtownia danych”. Czym ona jest? Mówiąc prostym językiem hurtowania danych to specjalnie zaprojektowana baza, która z założenia służy tylko do celów szybkiego raportowania oraz tworzenia analiz w oparciu o wybrane przekroje np.: zestawienie sprzedaży w podziale na Klienta, produkt, kwartał, itd. Baza taka posiada najważniejsze informacje zebrane z wielu innych źródeł, które są w odpowiedni sposób przekształcone i uporządkowane tak, aby raporty zawierały dane dobrej jakości. Częstym przypadkiem jest uruchomienie procesu deduplikacji danych, czyli odnajdywanie tych samych danych biznesowych, ale zapisanych w osobnych rekordach. Przykładem może być informacja o dublującym się Kliencie. Nagminną praktyką jest dodawanie nowych kartotek dla Klientów bez uprzedniego sprawdzenia czy taki zapis został już wcześniej utworzony. Możemy spotkać się z sytuacją, w której jeden Klient jest zapisany na cztery lub więcej sposobów, co wprowadza bałagan informacyjny. Raport powinien przedstawiać wartości zbiorcze dla całego Klienta, a nie dla wszystkich możliwych sposobów zapisania jego nazwy czy też adresu.

Podobne artykuły:

Aby odpowiedzieć na drugie pytanie musimy wiedzieć, kto będzie głównym użytkownikiem narzędzia raportującego. Inne oczekiwania będzie miał analityk z działu sprzedaży lub controllingu, a jeszcze inne osoba z działu IT, która ze względu na posiadaną wiedzę z zakresu baz danych zajmuje się tworzeniem raportów. Bardzo częstym zjawiskiem jest niezrozumienie potrzeb użytkowników, którzy są odbiorcami raportów. Możemy wydać duże pieniądze na różne systemy raportowania, a użytkownicy i tak będą eksportować raporty do arkusza kalkulacyjnego. Dlaczego? Ponieważ większość osób, które zajmują się analizą informacji w firmie, najlepiej do tego procesu potrafi wykorzystać właśnie arkusz kalkulacyjny, który nie posiada wielu ograniczeń, jakie możemy spotkać w „pudełkowych” systemach raportowania. Inaczej będzie z osobami, które mają podjąć decyzje. Osoby takie z reguły nie tworzą raportów tylko je odświeżają. Dla nich tworzy się kokpity menedżerskie, wskaźniki KPI (kluczowe wskaźniki wydajności), wykresy itd. Ta grupa odbiorców oczekuje od systemu raportowania zupełnie innych funkcjonalności niż analitycy. Powinniśmy znać te preferencje, przed podjęciem decyzji o wyborze właściwego rozwiązania do tworzenia i publikowania raportów.

Czy poza dobrą hurtownią danych i dobrym systemem raportowania potrzebujemy czegoś więcej? To zależy od pytań biznesowych stawianych wobec posiadanych danych. Czym innym będzie postawienie pytania: „Jaki średni przychód ze sprzedaży produktów z kategorii X, osiągnęliśmy w 2 kwartale zeszłego roku” od pytania: „Jakie główne czynniki miały największy wpływ na sprzedaż produktów z kategorii X w 2 kwartale zeszłego roku”. Na pierwsze pytanie możemy odpowiedzieć budując np. odpowiednie zestawienie w arkuszu kalkulacyjnym podłączonym bezpośrednio do kostki OLAP (hurtowni danych). Drugie pytanie natomiast, wymaga większego zastanowienia, przeanalizowania informacji i odkrycia zależności. Jeśli mamy wiele czynników, które mogły mieć wpływ na sprzedaż, to odpowiedź na takie pytanie wcale nie jest prosta. W takiej sytuacji możemy sięgnąć po odpowiednie narzędzia, które oferują mechanizm drążenia danych (Data Mining). Mechanizm taki posiada szereg algorytmów, które pozwolą nam odkryć zależności między danymi i dadzą odpowiedź na postawione wcześniej pytanie. Nie musimy być ekspertami z dziedziny IT, wystarczy arkusz kalkulacyjny z zainstalowanymi dodatkami, które są powszechnie dostępne w Internecie.

Podobne artykuły:



Wszystkie osoby zainteresowane przedstawioną powyżej problematyką zapraszam na szkolenia z zakresu tworzenia hurtowni danych, projektowania raportów oraz systemów raportowych. Prowadzimy również bardzo ciekawe zajęcia z analizy biznesowej danych, w oparciu o praktyczne przykłady „z życia wzięte”. Każdy kto przetwarza duże zbiory informacji i buduje raporty, powinien potrafić „zrozumieć” stawiane pytanie biznesowe oraz dobrać odpowiedni sposób i narzędzie, które da mu oczekiwaną odpowiedź.



Tomasz Toboła FTTS sp. z o. o.