Jak skutecznie zorganizować wydarzenie i sprawnie obsłużyć uczestników?

Jak skutecznie zorganizować wydarzenie i sprawnie obsłużyć uczestników? Conrego

Począwszy od 2010 roku każdego dnia pracuję z organizatorami wydarzeń. Konferencje, kongresy, szkolenia, festiwale… Przez wszystkie te lata wspomogłem organizację kilkuset imprez, na które zarejestrowało się kilkaset tysięcy uczestników.

Wszyscy, z którymi miałem okazję pracować to profesjonaliści różniący się doświadczeniami i podejściem do pracy, organizujący wydarzenia jako gospodarze, agencje eventowe, producenci, podwykonawcy oraz pracownicy różnych instytucji. Każda z tych imprez była niepowtarzalna, każda była innym wyzwaniem dla organizatora i jego zespołu.

Bez względu na typ i charakter imprezy, a także różnice merytoryczne, techniczne i logistyczne, proces organizacji wydarzeń jest dość spójny. Doszedłem więc do wniosku, że wiedzę zdobytą dzięki latom pracy warto utrwalić i przekazać innym.

Ustaliłem, że zanim przystąpimy do realizacji wydarzenia, warto zadać sobie szereg podstawowych pytań. Odpowiedzi na nie otworzą przejścia do dalszej analizy potrzeb, metodologii pracy i narzędzi, które pomogą nam w organizacji zaplanowanego wydarzenia.

1. Jakie wydarzenie organizujesz?

Czy wydarzenie jest jednorazowe, czy cykliczne? Krajowe czy międzynarodowe? Czy uczestnictwo w nim jest płatne? Od odpowiedzi na poszczególne pytania zależy to, w jaki sposób powinieneś rozpocząć przygotowania. Innymi słowy, odpowiedzi umożliwią Ci nakreślenie odpowiedniego planu działań związanych z organizacją wydarzenia, w tym z obsługą informatyczną.

2. Kim są uczestnicy Twojego wydarzenia?

Dzięki odpowiedzi na to pytanie zaadresujesz odpowiednie działania do właściwych grup docelowych i poprowadzisz je we właściwym czasie. Na przykład jeśli planujesz wydarzenie wymagające złożonego procesu rejestracji, możesz zechcieć podzielić uczestników na kategorie (chociażby: zwykli słuchacze oraz VIP-y).

3. Na kiedy planujesz uruchomienie rejestracji?

Wiesz już, kiedy otworzyć i zakończyć proces rejestracji? Czy masz zaplanowane kilka dodatkowych dni na testy systemu rejestracji uczestników, strony internetowej wydarzenia, profili w mediach społecznościowych?

4. Czy udostępnisz swoim gościom obiekty noclegowe?

Jeśli planujesz zaoferować swoim gościom noclegi, upewnij się, że system rejestracji, z którego zamierzasz skorzystać umożliwia obsługę rezerwacji noclegu. Dobre systemy rejestracji pozwalają także nałożyć limity na różne typy pokojów (jedynki, dwójki, apartamenty).

5. Jak planujesz przechowywać dane, które Ci powierzono?

Nie zapominaj o ustawodawstwie nakazującym ochronę danych i przedsięwzięciu odpowiednich środków, aby je zabezpieczyć. Na etapie rejestracji powinieneś udostępnić do akceptacji regulamin oraz wszelkie klauzule informujące o metodach i celu przetwarzania danych osobowych.

6. Jak zamierzasz promować wydarzenie?

Wydarzenie nie sprzeda się samo – musisz mu w tym pomóc. W tym celu powinieneś podjąć środki, które skutecznie zachęcą odbiorców do skorzystania z Twojej oferty. Sposobów jest sporo, a o najlepszych z nich piszemy na naszym blogu.

7. Jak obsłużysz gości w trakcie wydarzenia?

Jeżeli zamierzasz obsłużyć recepcję za pomocą aplikacji online, musisz zadbać o dostęp do internetu. Aby wszystko przebiegało bezproblemowo, powinieneś zdecydować się na typ połączenia sieciowego, który najlepiej sprawdzi się w danych warunkach.

8. Jak sprawić, by dwa stanowiska recepcyjne przyjęły 300 gości w czasie 30 minut?

Jeśli rozpatrujesz wariant tradycyjnego oznaczania obecności na wcześniej wydrukowanych listach, musisz oszacować średni czas obsługi pojedynczego uczestnika i ustalić czas, w którym recepcja obsłuży wszystkich gości.

9. Czy planujesz wydawać identyfikatory?

Temat identyfikatorów jest wyjątkowo złożony, dlatego jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zapraszam Cię bezpośrednio na blog CONREGO.

10. Jakim sprzętem do obsługi recepcji dysponujesz?

Jeżeli chcesz, aby recepcja wykorzystywała skanowanie kodów QR lub kreskowych, musisz uwzględnić komputery oraz czytniki. Zastanów się – jaki sprzęt będzie najlepszy?

11. Czy chcesz weryfikować prawa dostępu gości do wybranych stref?

Organizatorzy wydarzeń często zadają mi pytania związane z kontrolą ruchu i dostępu uczestników do wybranych sal/stref podczas wydarzeń. Kontrola oparta o system rejestracji nie zawsze jest uzasadniona.

To oczywiście nie wszystko. Jeśli chcesz poznać więcej sekretów organizacji eventów, zapoznaj się z Poradnikiem dla organizatorów wydarzeń dostępnym na naszej stronie TUTAJ.

Stanowi on kompendium wiedzy, jaką udało mi się zebrać w ciągu kilku lat intensywnej pracy w tej branży. Jestem przekonany, że dzięki wskazówkom tam zawartym Twoja praca przyniesie Ci jeszcze więcej satysfakcji niż dotychczas!

Do zobaczenia na eventach!

Tomasz Chrościechowski