Jak szybko uczyć się na doświadczeniach, czyli technika After Action Review (AAR)

Jak szybko uczyć się na doświadczeniach, czyli technika After Action Review (AAR) Image courtesy of franky242/ FreeDigitalPhotos.net

Armia była i jest nadal częstym źródłem technik i metod wykorzystywanych w zarządzaniu zarówno w biznesie jak i sektorze publicznym.

Mało znaną (przynajmniej w Polsce) techniką jest After Action Review (AAR) której celem jest szybko i efektywnie wyciągać naukę z konkretnego zdarzenia lub przedsięwzięcia i wykorzystać ją w przyszłości. To narzędzie zostało opracowane przez National Training Center w 1981 roku w celu ułatwienia oficerom wojskowym szybkiej adaptacji do zmiennych, nieprzewidywalnych sytuacji, z jakimi często spotykają się w kampaniach wojennych. Obecnie jest powszechnie stosowaną procedurą nauki w US Army i wszystkie oddziały mają ją wpajaną podczas intensywnych ćwiczeń przed każdą misją na prawdziwej wojnie.

Do biznesu przeszła wraz z oficerami, którzy często po zakończonej służbie zajmowali wysokie stanowiska w amerykańskich firmach i korporacjach. Przykładowo: pierwszy raz na szeroką skalę zaczął wykorzystywać AAR koncern Shell Oil w 1998r, gdy członkiem zarządu został emerytowany generał Gordon Sullivan. Dzisiaj wiele dużych firm jak np. Palmolive-Colgate, Harley-Davidson, DTE Energy czy J.M. Huber wykorzystuje tę technikę w zarządzaniu projektami czy w doskonaleniu swojej działalności operacyjnej. Myślę, że na przykładzie oceny projektów najlepiej będzie przedstawić AAR i korzyści jakie daje.

Dobrą praktyką na koniec projektu jest dokonanie całościowej oceny retrospektywnej tak, by podsumować to, co poszło dobrze i błędy jakie popełniono. Taki proces oceny często ma pewne charakterystyczne cechy:

  • Jest (najczęściej) robiony raz, po zakończeniu projektu – czyli zespół projektowy już nie ma możliwości dokonania zmian w projekcie, jest to tylko stwierdzenie faktów post-mortem.
  • Raport z wynikami jest przygotowywany dla wyższego kierownictwa i nie zawsze trafia do członków zespołów np. w innych projektach czyli kanały dystrybucji takiej wiedzy w organizacji mogą być mało wydajne.
  • Jest wyraźna przerwa czasowa między retrospekcją i działaniami (np. w kolejnym projekcie) – co spowalnia proces uczenia się.
  • Nie zawsze też członkowie zespołu mogą wykorzystać konkretne doświadczenia w innych projektach, które mogą się znacząco różnić od tego ukończonego.

AAR został opracowany jako bardziej dynamiczne narzędzie, którego główne cechy to:

  • Spotkanie/sesje AAR odbywają się wielokrotnie w trakcie trwania projektu i trwają od 15 min do 1h (lub dłużej – to zależy od sytuacji).
  • Główny nacisk kładziony jest na zaplanowanie konkretnych działań opartych na wyciągniętych wnioskach z doświadczeń.
  • Najczęściej tematem jest węższe zagadnienie (np. dany aspekt projektu) i spotyka się grupa osób, której to zagadnienie dotyczy.
  • Czas między retrospekcją, a działaniem jest bardzo krótki – zespół wdraża plan praktycznie od razu po AAR i obserwuje jak on sprawdza się w praktyce.

Struktura techniki AAR jest dość prosta i polega na szukaniu odpowiedzi na cztery, kolejne pytania:

  1. Jakie były zaplanowane rezultaty? (lub: Co się miało zdarzyć?) Celem tego pytania jest uzyskanie wspólnego zrozumienia co tak naprawdę było do wykonania. W praktyce nie jest to wcale rzadki przypadek, gdy członkowie zespołu ze zdumieniem odkrywają, iż różnie rozumieli zadanie/cel.
  2. Jakie były rzeczywiste rezultaty? Tutaj szukamy faktów opisujących wynik naszych działań.
  3. Co jest przyczyną takich rezultatów? Staramy się dociec dlaczego uzyskaliśmy takie, a nie inne rezultaty. Można tutaj dodatkowo posłużyć się techniką 5 x dlaczego.
  4. Co chcemy utrzymać i co mamy poprawić? Teraz tworzymy plan działań i można to robić następująco: podzielić kartkę na dwie kolumny i w jednej napisać: „jakie działania utrzymujemy”, a w drugiej „jakie działania zmieniamy”. Tu warto być maksymalnie konkretnym, np. wpisanie – „będziemy się lepiej komunikować” może być różnie interpretowane, ale „każdą zmianę terminu potwierdzamy e-mailem” już jest konkretne.

Moje doświadczenia z pracy z AAR są bardzo pozytywne. Widzę dwie główne korzyści tej techniki: po pierwsze silną koncentrację zespołu na zaplanowaniu działań, a po drugie umożliwienie ludziom szybkiego uczenia się na własnym doświadczeniu w prosty i zrozumiały sposób.

Pro Optima Sp. z o.o. Marek Romanowicz