Jak wybrać hotel na podróż służbową?

Jak wybrać hotel na podróż służbową? yanlev - Fotolia

Wyjazd służbowy rządzi się trochę innymi prawami niż wakacje z przyjaciółmi lub rodziną. Podczas delegacji zdecydowanie ważniejsza okazuje się lokalizacja blisko centrum miasta czy dobrze wyposażona sala konferencyjna niż SPA lub basen w hotelu.

W wielu zawodach kursowanie zarówno między rodzimymi miastami, jak i po innych państwach to konieczność. Targi, wizyta u klienta, konferencja i pokonferencyjne spotkanie przy lampce wina to jedne z powodów, dla których pracownicy polskich firm często podróżują po kraju i nie tylko. Każdy wyjazd służbowy powinien być dobrze zaplanowany, z uwzględnieniem hotelu będącego w stanie zapewnić pracownikom odpowiednie warunki.

W tym przypadku zdecydowanie mniejszy wpływ na decyzję mają udogodnienia, z których korzystają urlopowicze. Wybór hotelu na podróż służbową zależy – co oczywiste – od tego:

  • w jakim celu przyjechaliśmy (konferencja, targi);
  • jak daleko hotel znajduje się od miejsc, w których zaplanowane są spotkania;
  • czy w hotelu spędzimy jedną noc, czy planujemy kilkudniowy pobyt;
  • czy w hotelu jedynie nocujemy, czy mamy również dzień wolny;
  • czy w hotelu, w którym mamy zakwaterowanie, chcemy spotkać się z klientem (restauracja, bar, kawiarnia);
  • czy możemy zdecydować się na hotel, w którym odbywa się zaplanowana przez nas konferencja.

W podróż służbową wybieramy się najczęściej na kilka dni, choć zdarzają się podróże tylko na jedną dobę. Warto jednak pamiętać, że komfortowy wypoczynek jest niezwykle istotny, zwłaszcza po długiej podróży na miejsce, intensywnym dniu i powrocie.

Po pierwsze: czas pobytu ma znaczenie

W przypadku krótkiego wyjazdu, jeśli w hotelu zatrzymujemy się jedynie na noc, a cały dzień upłynie nam pod znakiem spotkań, największą uwagę należy zwrócić na: wygodę, dobry dojazd oraz możliwość skorzystania ze śniadań. Przy krótkim wyjeździe zazwyczaj nie ma wystarczająco dużo czasu na korzystanie z udogodnień i oferty specjalnej.

Jeśli jednak planujemy spotkanie z klientem, który przyjechał z innego miasta lub kraju i dwie strony biznesowe nie widzą się w miejscu swojego zamieszkania, warto zaaranżować spotkanie właśnie w hotelu:

  • Po pierwsze, w przestrzeni restauracyjnej lub barowej można umówić się na nawet kilkuosobowe spotkanie biznesowe;
  • Po drugie, w hotelu możemy skorzystać z odpowiednio wyposażonej sali konferencyjnej, gdzie wyświetlimy prezentację, w ciszy poprowadzimy rozmowy;
  • Po trzecie, zagraniczni goście będą zadowoleni z wysokiego standardu, dobrego menu, wygodnych pokoi z imponującymi widokami;
  • Po czwarte, goście będą mogli skorzystać z oferty hotelu: SPA, basenu, znakomitej restauracji etc.

Ważne okazuje się również dobre skomunikowanie np. z lotniskiem lub stacją kolejową. Jeśli chcemy zaimponować gościom widokiem, klimatem i ekskluzywną przestrzenią, strzałem w dziesiątkę może się okazać Sofitel Grand Sopot. Jeśli zaś nasi goście i my spotykamy się w stolicy kraju, a do miejsc swojego zamieszkania podróżujemy pociągami, doskonałym wyborem będzie Novotel Warszawa Centrum, położony nieopodal Dworca Centralnego, w centrum Warszawy.

Planując dłuższy pobyt, warto zwrócić uwagę na ofertę hotelu. Wolny czas można bowiem poświęcić na relaks w hotelowym SPA, poranne ćwiczenia na siłowni lub kilkadziesiąt minut na basenie. W taki sposób pracę da się łatwo połączyć z przyjemnym odpoczynkiem i regeneracją.

Po drugie: podróż służbowa solo inna niż w większej grupie

Niekiedy w podróży służbowej bierze udział kilka lub kilkanaście osób z różnych miast i krajów (jeśli firma działa ogólnopolsko lub międzynarodowo). W takim przypadku ważna jest oczywiście dobra komunikacja dworców kolejowych czy lotnisk z hotelem. Ogromnym plusem będzie możliwość organizacji transferu lotniczego z portu lotniczego do hotelu.

Przyda się również opcja korzystania z sal multimedialnych lub konferencyjnych, będących w stanie zmieścić wszystkich uczestników wyjazdu. Podczas szkoleń, które ze względu na oszczędność czasu i wygodę mogą odbyć się w hotelu, obsługa powinna zadbać o poczęstunek oraz ciepłe napoje dla gości.

Kolejnym elementem wartym wcześniejszego ustalenia jest menu. Każdy uczestnik wyjazdu może mieć inne preferencje kulinarne, być wegetarianinem, weganinem lub alergikiem na niektóre produkty. Możliwość wcześniejszego dostosowania jadłospisu do oczekiwań gości to wielki atut. Dodatkową zaletą będą elastyczne godziny podawania posiłków – w taki sposób, aby każdy delegat mógł zjeść obiad w dowolnym momencie.

Zakwaterowanie w hotelu, w którym odbędą się: szkolenia, konferencje, integracja i w którym każdy uczestnik wyjazdu służbowego będzie mógł w pierwszorzędnych warunkach spędzić wieczór, noc i poranek, to ogromny plus i znaczna oszczędność czasu.

Po trzecie: potrzeby odmienne niż na wakacjach

O ile na wakacjach często wybieramy hotel tuż nad morzem lub blisko gór, z pięknym widokiem, o tyle w przypadku podróży służbowej interesują nas udogodnienia mające zdecydowanie więcej wspólnego z pracą.

Hotele przygotowane do wizyt gości biznesowych, uczestników targów czy konferencji są specjalnie dostosowane. Wydrukowanie niezbędnych materiałów, możliwość skorzystania z pralni chemicznej lub żelazka to absolutny standard zapewniany gościom biznesowym. Niektóre sieci hoteli, takie jak AccorHotels, oferują osobom regularnie podróżującym służbowo dogodne zniżki.

Artykuł powstał dzięki współpracy z siecią AccorHotels, której pracownicy udzielili niezbędnych informacji.

THEY.PL