Jak wybrać optymalny workflow? cz. II

Jak wybrać optymalny workflow? cz. II sxc.hu

Procesy biznesowe i dokumenty biorące w nich udział są w przedsiębiorstwie cenne, dlatego warto wybrać workflow, który będzie potrafił odpowiednio chronić nasze dane.

Bezpieczeństwo w tego typu aplikacjach jest kluczowe, nie można dopuścić więc do sytuacji, w której giną informacje i dokumenty, niezbędne do podjęcia strategicznej decyzji. Warto więc zainteresować się, jakie poziomy zabezpieczeń oferuje nam dostawca.

Bezpieczeństwo danych

Informacje powinny być szyfrowane, chronione wielopoziomowymi prawami dostępu a wszelkie zmiany, czy to w procesach czy dokumentach, raportowane. Taka opcja jest szczególnie ważna, bo w razie ewentualnych problemów, nie tylko łatwo odtworzyć, które działania przyniosły taki skutek, ale co kluczowe – wszystkie wersje są zapisywane, można więc odzyskać dokument przed problematycznymi zmianami. Replikowanie zawartości systemu w czasie rzeczywistym i posiadanie dedykowanego repozytorium to kolejne, ważne cechy aplikacji. Z repozytorium bywa różnie, ponieważ nie wszyscy dostawcy oferują w pakiecie moduł cyfrowego archiwum. Dodatek ten jest szczególnie ważny w aspekcie bezpieczeństwa, umożliwia bowiem zapewnienie gromadzonym dokumentom odpowiedniego zabezpieczenia. Dokumenty są przechowywane w ściśle określonej lokalizacji a dostęp do nich jest chroniony uprawnieniami. Jeśli system nie jest wyposażony w cyfrowe archiwum, dokumenty są przeważnie przechowywane na dysku sieciowym, w określonej lokalizacji. Wiążą się z tym dodatkowe utrudnienia – przede wszystkim należy jeszcze raz nadać uprawnienia dostępu do nich, ponieważ w praktyce to osobna lokalizacja i musi posiadać swoje zabezpieczenia. Drugim poważnym ograniczeniem jest brak opcji wyszukiwania po danych zebranych w trakcie procesu. Dokumenty są uporządkowane w katalogach i właściwie można je odszukać tylko po ich rodzaju (np. faktura kosztowa za dany miesiąc będzie w katalogu Faktury, podkatalogu Faktury kosztowe, w pliku z konkretnym miesiącem).Trudno w takiej sytuacji o szybkie i precyzyjne ich wyszukanie, co jest przecież jedną z kluczowych zalet aplikacji wspomagających zarządzanie sprawami i dokumentami. 

Gromadzenie dokumentów w cyfrowym repozytorium sprawia również, że dane wprowadzone podczas ich rejestracji zostają wyeksportowane i zapisane w firmowych bazach danych, innych systemach używanych w firmie, często zintegrowanych z workflow (ERP, systemy finansowo-księgowe, itd.), co umożliwia sprawny i precyzyjny przepływ informacji.

Kupić czy wypożyczyć?

Bezpieczeństwo danych jest istotną kwestią przy wyborze każdego systemu, nabiera jednak dodatkowego znaczenia w dobie zróżnicowanych modeli biznesowych, które są proponowane przez dostawców. Obecnie najczęściej rozważany jest zakup licencji lub sam dostęp do aplikacji, czyli popularny SaaS. W tym drugim modelu należy dołożyć nieco więcej starań w kwestii bezpieczeństwa. Pomimo, że taki sposób korzystania z systemów jest teraz bardzo modny to wciąż brakuje regulacji prawnych, dotyczących choćby tego, czy w odniesieniu do tej formy powinno się stosować przepisy prawa autorskiego czy też kodeksu cywilnego. Rozważając zakup aplikacji w tym modelu warto więc ustalić najpierw zakres i wielkość danych, a następnie, już z dostawcą, rodzaj serwera, na którym będą przechowywane (może być dedykowany, współdzielony lub pół na pół). Jeśli będziemy przetwarzać dane osobowe to koniecznie trzeba zawrzeć z dostawcą stosowną umowę o powierzaniu takich informacji. Warto zatem zapytać, jakie zabezpieczenia stosowane są w tym aspekcie a następnie rozważyć, czy są one dla nas wystarczające. Należy pamiętać, że systemy są tylko narzędziami i chociaż dostawca robi wszystko co w jego mocy w tym zakresie, to umowa nie zwalnia nas od obowiązku ustalenia własnej polityki bezpieczeństwa, na wypadek awarii. Deklaracje i umowy to jedno, a faktyczne zapewnienie bezpieczeństwa to zupełnie inny aspekt. Nawet jeśli chroni nas umowa to zadośćuczynienie jeśli dostawca się z niej nie wywiąże, przychodzi często za późno aby uratować dane firmy, czego skutki mogą być fatalne.

Podobne artykuły:

Technologia

Kolejnym aspektem jest wybór technologii, w której ma być napisane oprogramowanie. Chodzi tu głównie o integrację z istniejącą już w firmie infrastrukturą. Dobry workflow umożliwia eksportowanie danych do innych systemów, dzięki czemu możliwa jest zgrana współpraca. Jednak nie wszyscy dostawcy umożliwiają taką integrację, ewentualnie integracja ta w rzeczywistości jest ograniczona. Dlatego, jeśli potrzebna jest wymiana informacji, warto przemyśleć tę kwestię wcześniej. Jeśli mowa o technologii to trudno nie wspomnieć o trendach, jakie panują podczas jej wyboru. Powszechne jest wybieranie narzędzi opartych o sprawdzone światowe technologie, bo te wydają się bezpieczniejsze. W razie niepowodzenia podczas wdrożenia, pojawia się argument, że rozwiązanie było dobrze znane i światowej klasy, wobec tego nikt nie mógł przypuszczać, że zwyczajnie się nie sprawdzi. To kolejny dowód na to, że warto przeprowadzić rzetelną analizę biznesową i wdrażać te aplikacje, które odpowiadają potrzebom a nie trendom. Nie warto kierować się renomą rozwiązań, bo bez adekwatności istnieje duże ryzyko, że wdrożenie przysporzy więcej kłopotów a efekty w niczym nie poprawią kondycji ekonomicznej przedsiębiorstwa.
Popularność na rynku nie powinna być jedynym kryterium. Tymczasem zdarza się, że aplikacja jest wybierana właśnie dlatego, że jest ogólnie znana lub na przykład wdrożona u konkurencji. To nie do końca dobry argument – dużo łatwiej zaoszczędzić sobie nietrafionych wydatków i sprawdzić, który system odpowiada naszym potrzebom i na taki się zdecydować. Nie bez znaczenia jest tu również postawa osób decyzyjnych. Kluczowa jest świadomość koniecznych zmian i konsekwencji jakie ze sobą niosą.

Podobne artykuły:

Sporo producentów aplikacji korzysta z gotowych narzędzi typu open source, podczas tworzenia systemu. Obecnie nie stanowi to specjalnego ryzyka, ponieważ w ogromnej większości takie aplikacje lub pojedyncze ich komponenty są na bieżąco rozwijane i uaktualniane. To zasługa stale rosnącej globalnej społeczności programistów, która mając dostęp do kodów źródłowych dba o regularny i pozbawiony błędów przyrost aplikacji. Popularna jest teoria, że im narzędzie popularniejsze, tym mniejsze prawdopodobieństwo wystąpienia błędów. Trend jest coraz popularniejszy również w Polsce, a początkowe obawy o słabą jakość takiego oprogramowania powoli topnieją. Dla producentów istotne jest to, że komponenty są darmowe, obniżają więc koszty produkcji oprogramowania (niestety, nie zawsze oznacza to niższą cenę końcową) i gwarantują niezależność względem twórcy. Dla przedsiębiorców, którzy są zainteresowani wdrożeniem aplikacji stworzonej na bazie rozwiązań open source, oznacza to przede wszystkim brak konieczności zakupu licencji i ewentualną szansę na możliwość zmiany firmy obsługującej (o ile dany open source jest popularny w danym kraju). Z uwagi na dużą liczbę zwolenników takich narzędzi, znalezienie rozwiązania problemu jest stosunkowo szybkie i tańsze niż w przypadku aplikacji komercyjnych. Nie jest jednak gwarantowane i może się okazać, że konieczny będzie dodatkowy nakład finansowy i czasowy.

CCA Europe.pl Sp. z o.o. Anna Płachytka