Jak wybrać optymalny workflow? cz. III

Jak wybrać optymalny workflow? cz. III sxc.hu

W tej części poruszymy popularne opinie na temat tego, w jakie dodatkowe mechanizmy aplikacja typu workflow powinna być wyposażona, co jest obecnie modne i na ile faktycznie to kryterium ma wpływ na wybór rozwiązania.

Cześć techniczna i związana z użytecznością aplikacji za nami, pora więc przejść do kolejnych, niemniej ważnych aspektów. 

Obieg dokumentów z OCR

Jak system elektronicznego obiegu dokumentów to koniecznie z wykorzystaniem silnika OCR do rozczytywania tekstu. Kwestia na pozór oczywista, pytania pojawiają się gdy w grę wchodzą szczegóły. Czy wystarczające są narzędzia darmowe czy też jakość zależy od ceny również w tym przypadku? Jaki poziom rozpoznawalności znaków mają i czy będzie on wystarczający dla naszych celów? Odpowiedzi na te pytania rzeczywiście są zależne od potrzeb i jakości dokumentów, z których mają zostać pobrane metadane. Warto się jednak zastanowić jak bardzo te opcje mają znaczenie, skoro wciąż są podejmowane nowe kroki w zakresie cyfryzacji biznesu. Wszyscy chętnie posługujemy się w aspekcie workflow zwrotami digitalizacja i cyfryzacja, nawet zamiennie, a tymczasem różnica jest spora.

Digitlaizacja i cyfryzacja

Digitalizacja to nic innego jak utworzenie cyfrowej kopii pliku płaskiego, którym może być zdjęcie, dokument, strona książki itp. Nie oznacza jednak tego samego co skanowanie, o czym często zapominamy, bo to jedynie element procesu digitalizacji. W jego skład wchodzą natomiast selekcja dokumentów, ich przygotowanie do skanowania i porządkowanie, skanowanie czyli konwersja cyfrowa, kontrola jakości uzyskanych kopii, opisanie ich odpowiednimi metadanymi i na końcu – udostepnienie użytkownikom już w postaci cyfrowej.

Cyfryzacja natomiast jest definiowana przez samo Ministerstwo Cyfryzacji jako pojęcie złożone i działające w wielu obszarach. Nie chodzi tu o samą formę informacji czy też sposób ich przetwarzania, ale o wykorzystanie najnowszych technologii od podstaw – począwszy od stworzenia plików, ich procesowania, załatwiania spraw z nim związanych itd. Takie wyparcie tradycyjnych metod i form ma na celu znaczne usprawnienia. Idealnym przykładem takich działań jest stworzenie norm prawnych regulujących akceptację e-faktur czy też podpisów elektronicznych.

Skoro takich rozporządzeń jest coraz więcej, warto zastanowić się nad metodami wsparcia starych form i tym jak długo będą jeszcze potrzebne.
Są natomiast elementy, które warto wspierać od początku, choćby proces gromadzenia informacji na temat przebiegu procesów i tego jak organizacja działa i jak chce działać. Owszem, analiza biznesowa jest dodatkowym kosztem na liście, ale argumenty przemawiające za jej przeprowadzeniem są istotne. Dostępne są już aplikacje typu workflow, które do budowy procesów wykorzystują algorytmy BI (Business Intelligence), dzięki którym system „uczy się” przebiegu procesu i sam proponuje kolejne kroki. Rozwiązania te są rzeczywiście przydatne, ale raczej w aspekcie automatyzacji wybranych czynności a nie ich rzeczywistego usprawnienia.

Wiedza w organizacji

Pojawia się tu kwestia rozproszonej wiedzy w organizacji. Jeśli informacje o tym jak działa proces zostaną zebrane od użytkowników z jednego etapu, nie ma gwarancji, że zostaną wzięte pod uwagę wszystkie jego elementy, problematyczne obszary i oczekiwane efekty. Tak to już niestety działa, że orientujemy się doskonale w sferze, w której sami działamy, niekoniecznie mając wiedzę jak to się odbywa w innych działach. Jeśli nie zostanie przeprowadzony pełny wywiad z wszystkimi uczestnikami procesu, a system w ramach pracy zacznie podpowiadać utartą ścieżkę obiegu, będzie to zwyczajnie przełożenie procesu do aplikacji w skali 1:1. Oczywiście może się tak zdarzyć, że to najlepsza droga, ale takie wnioski powinny wyniknąć z analizy biznesowej. Znacznie częściej okazuje się, że optymalizacja jest możliwa i wskazana. Wtedy mamy do czynienia z sytuacją, w której warto zdać się na doświadczonych analityków, którzy we współpracy ze specjalistami dziedzinowymi, w fachowy sposób przygotują rekomendacje zmian i pomogą ustalić ich faktyczną zasadność biznesową.

Wdrożenie okazją do redefiniowania procesów

Wdrażanie aplikacji jest świetną okazją do redefiniowania procesów, dlaczego więc jej nie wykorzystać? Nowe definicje procesów uwzględniają zarówno zmiany wynikające bezpośrednio z zastosowania technologii (nowe sposoby komunikacji, eliminacja czynności wykonywanych ręcznie, itp.), jak i te wynikające jako rekomendacja z analizy biznesowej, ale nie związane bezpośrednio z informatyzacją.


Pozostawienie decyzji o przebiegu procesu użytkownikom, którzy nie mają pełnej wiedzy o jego ograniczeniach i doświadczenia w usprawnianiu sprawi, że dzięki automatyzacji będzie on rzeczywiście przebiegał szybciej. Niestety bez usprawnień organizacyjnych, czyli tego co jest wartością dodaną w korzystaniu z aplikacji tego typu.

CCA Europe.pl Sp. z o.o. Anna Płachytka