Jak wybrać optymalny workflow? cz.I

Jak wybrać optymalny workflow? cz.I rangizzz - Fotolia

Dostawcy systemów typu workflow stawiają przed klientami trudne zadanie – którą aplikację wybrać, jeśli zgodnie z marketingowym opisem wszystkie gwarantują oszczędność czasu i pieniędzy oraz bezproblemową automatyzację procesów biznesowych?

Komu uwierzyć i jakimi kryteriami kierować się przy wyborze aplikacji?

Niestety, z uwagi na trudną sytuację ekonomiczną, to cena jest dla większości przedsiębiorców czynnikiem, który ma największe znaczenie. Ale jaki stosunek powinna mieć cena do funkcjonalności systemu i ile tak naprawdę są warte zmiany w naszej firmie? Pokusiliśmy się o zebranie informacji, które mogą rozjaśnić nieco sytuację.

Niniejszym artykułem otwieramy cykl, w którym poruszymy zagadnienia mające wpływ na wybór systemu. Zaczynamy od ustalenia ram projektu i użyteczności aplikacji, a w kolejnych – szeroko pojęte bezpieczeństwo, technologia i panujące standardy, następnie trendy i stereotypy, które nie zawsze przyczyniają się do sukcesu przedsięwzięcia i na koniec czynnik, który czasami okazuje się najważniejszy – dostawca, czyli ludzie.

Workflow ccaeurope.pl

Rzetelna analiza sytuacji

Od czego zacząć jeśli aplikacja potrzebna jest już, bo problemy wynikające z braku odpowiedniego przepływu informacji zdarzają się coraz częściej? – najlepiej od rzetelnej analizy sytuacji. Nie jest nowością z czego powinien składać się projekt informatyczny, ale w tym przypadku analiza biznesowa decyduje o powodzeniu projektu. Ten etap wdrożenia jest dlatego tak istotny, ponieważ pozwoli zebrać rzeczywiste informacje o tym, jak działa przedsiębiorstwo i jak faktycznie przebiegają w nim procesy, od początku, do końca. Wiedza w organizacji jest najczęściej rozproszona, ciężko więc uzyskać od jednej osoby czy działu informacje o tym jak przebiega proces na różnych jego etapach. Potrzebny jest więc ktoś, kto zbierze wszystkie informacje, przeanalizuje procedury, wytypuje wąskie gardła i na końcu, zaproponuje usprawnienia. Żeby automatyzacja przyniosła efekt, konieczne jest zamodelowanie procesów, które uwzględniają dane z różnych aspektów, a zazwyczaj są one trudno dostępne.

Dobry workflow to ten na miarę potrzeb

Wszystkie informacje zgromadzone podczas badania pozwolą ustalić kierunek prac i umiejętnie wykorzystane, będą miały wpływ na wybór dostawcy. Umiejętnie, czyli w sposób, który pozwoli na osiągnięcie zamierzonych celów względem aplikacji. Nie sztuką jest samo zdobycie informacji, ale ich umiejętna analiza i określenie na jej podstawie co system ma rzeczywiście robić i w jakim czasie. Koniecznie trzeba więc wybrać czynności, które powinny zostać zoptymalizowane i nie można pominąć określenia głównych założeń projektu. W kolejnym kroku – pomiar stanu początkowego, jako dane wyjściowe, które pozwolą na zmierzenie efektów. Te informacje mogą być podstawą do określenia potrzeb przedsiębiorstwa, bo najprościej rzecz ujmując – dobry workflow to ten na miarę potrzeb. Rozpoznanie procedur od początku do końca, zebranie niezbędnych meta danych itd. są dlatego tak istotne, bo kształtują obraz działania przedsiębiorstwa i pokazują jego specyfikę. Nie sposób bez zgromadzenia tych danych usprawnić procesy – jeśli nie mamy pojęcia o tym jak proces przebiega poza naszym działem, w jaki sposób możemy to ulepszyć?

Dopasowanie funkcjonalności aplikacji do potrzeb

Wiedząc już jakie są główne cele projektu i problematyczne obszary, można pokusić się o znalezienie sposobu na ich usprawnienie, czyli dopasowanie funkcjonalności aplikacji do potrzeb. Skupiając się więc na potrzebach, na początek warto ocenić czy chcemy wesprzeć procesy standardowe czy niestandardowe. Te pierwsze to takie, które występują w niemalże każdym przedsiębiorstwie i odbywają się w podobny sposób – składają się z podobnych elementów, łatwo więc przewidzieć ich przebieg. Jeśli właśnie takie procesy mają zostać przeniesione do systemu to można skorzystać z aplikacji, które posiadają pakiet gotowych już, zamodelowanych obiegów. Zaletą tego rodzaju systemów jest krótki czas wdrożenia i stosunkowo niska cena za zakup samego oprogramowania. Wadą natomiast to, że zamodelowane procesy nie zakładają większych zmian i mają ograniczone opcje do wyboru przebiegu ścieżek. Zmiany są oczywiście możliwe, ale odpłatnie, może się więc okazać, że po zakupie „pudełkowego” rozwiązania, przebieg procesu okaże się niepoprawny a zmiany na tyle czasochłonne i kosztowne, że zakup gotowego rozwiązania okaże się zwyczajnie nieopłacalny. Są więc rekomendowane dla procesów nieskomplikowanych, takich w których nie planujemy zmian w ciągu kilku najbliższych lat i tych, w których nie chcemy konkurować (bo musiałyby zostać opracowane lepiej niż u konkurencji, co siłą rzeczy wymusza stosowanie nieszablonowego podejścia).

System dopasowuje się do organizacji, a nie odwrotnie

Inaczej przedstawia się sytuacja z procesami niestandardowymi, czyli takimi, których przebieg nie wygląda podobnie w większości przedsiębiorstw. Jeśli określony proces zakłada kilka wariantów zdarzeń, posiada rozbudowaną sieć decyzji, wpływających na przebieg zdarzeń, angażuje większą liczbę pracowników i, co ważne, posiada niestandardowe elementy, które wynikają z charakteru przedsiębiorstwa czy też oferowanych usług – prawdopodobnie, gotowy kupiony proces nie poradzi sobie z nim. Warto zauważyć, że nie zawsze uproszczenie procedury przynosi lepsze efekty. Dobry workflow przy użyciu zaawansowanych funkcjonalności może dostarczyć wszystkich niezbędnych do podjęcia decyzji informacji, ale trzeba dać mu szansę. W krótkim i nieskomplikowanych procesie nie zdobędzie ich wszystkich. Jeśli więc system ma wspierać ten aspekt zarządzania, warto używać opcji takich jak klocki obliczeniowe, połączenia z bazami danych, wielopoziomowe struktury podejmowania decyzji przez samą aplikację itp., właśnie w skomplikowanych procedurach, bo tylko one umożliwią zebranie danych z różnych poziomów. I w takiej sytuacji rekomendowane są systemy dedykowane, w których procesy są modelowane wg takich przebiegów, jakie są potrzebne. To system dopasowuje się do organizacji, a nie odwrotnie.

Doświadczenie konsultantów

Większość aplikacji posiada moduł do samodzielnego, graficznego modelowania procesów biznesowych, co oznacza, że to klient może przygotowywać diagramy samodzielnie. Posiadanie takiej opcji deklarują niemalże wszyscy dostawcy workflow, ale jak się okazuje, część z nich jest w bardzo ograniczonej formie. Co z kolei oznacza, że większe zmiany leżą i tak po stronie dostawcy. Wybór w tej materii jest kwestią potrzeb, ale także finansów. Mają one bowiem wpływ na kolejne kryterium, które warto wziąć pod uwagę, a jest nim skłonność do zmian w przedsiębiorstwie i co za tym idzie rozwój aplikacji. Wiadomo przecież, że organizacja jest żywym organizmem, który musi reagować na wszelkie czynniki zewnętrzne, żeby zachować konkurencyjność. Potrzebne więc będą zmiany w aplikacji. Jeśli więc firma jest na początku reorganizacji i spodziewana jest duża liczba zmian, trzeba rozważyć czy korzystniejsze okaże się wprowadzanie zmian samodzielnie, ale za to przy zaangażowaniu zasobów wewnętrznych ( co nie zawsze jest tańsze), czy też zrobi to dostawca, biorąc przy tym odpowiedzialność za efekt końcowy. Kompetencje firmy wdrażającej odgrywają tu ogromną rolę. Zdarza się, że duże przedsiębiorstwa informatyczne z uwagi na większą liczbę klientów, mają wolniejszy czas reakcji i pracują wg wypracowanych schematów, które nie muszą być optymalne dla każdego. Mniejsze firmy natomiast mogą być bardziej elastyczne, warto jednak zwrócić uwagę na doświadczenie konsultantów, których zatrudniają.

Ergonomia w workflow

Ważna jest również ergonomia systemu, ponieważ to od niej będzie w dużej mierze zależało czy użytkownicy będą chętnie korzystali z aplikacji. Jeśli system ma spełniać konkretne wymagania to nie można pozwolić sobie na kompromis w tym miejscu. Aplikacja powinna być intuicyjna, przyjazna dla użytkownika a realizacja zadań nie może generować niepotrzebnych przestojów czy dodatkowych czynności. Dlatego warto zwrócić uwagę jakie podejście do tego aspektu reprezentuje dostawca. Często są udostępniane wersje demonstracyjne aplikacji i to dobry sposób, żeby sprawdzić jak rzeczywiście przebiega praca z systemem. Istnieje szereg twórców oprogramowania, którzy przykładają ogromną wagę do tego, ile kroków musi zostać podjętych do realizacji zadania, ile czasu użytkownik spędza w aplikacji i czy był to czas efektywny i skrócony do minimum. Taka dbałość nie tylko o parametry i wymagania techniczne – czyli żeby aplikacja była szybka i zajmowała mało miejsca na dysku, ale również o aspekt ludzki, żeby to użytkownicy docenili pracę z systemem, może pomóc w osiągnięciu zamierzonych celów.

CCA Europe.pl Sp. z o.o. Anna Płachytka