Jak zarządzać dyspozycyjnością on-line?

Jak zarządzać dyspozycyjnością on-line? Pixabay.com

Coraz bardziej zaciera się granica między czasem pracy i czasem wolnym. Nie rozstajemy się z smartfonami, przez które nie tylko odbieramy połączenia telefoniczne, lecz także mamy dostęp do swojej skrzynki mailowej. Jak znaleźć równowagę?

Ciągła dyspozycyjność jest różnie postrzegana w zależności od branży w jakiej funkcjonuje dana firma, organizacji danego przedsiębiorstwa, jego struktury i wielkości, przez co nie ma jednego uniwersalnego sposobu na racjonalizację tego zjawiska. Niektóre firmy stosują pewne rozwiązania i strategie bardzo świadomie, inne „bo czują, że trzeba coś robić”, a wiele jeszcze w ogóle nie zastanawiało się nad tym problemem. Warto jednak zastanowić się nad optymalizacją dyspozycyjności i racjonalnym stawianiem granic pomiędzy życiem zawodowym a osobistym.

Należy zwrócić uwagę na fakt, że narzędzia racjonalnego zarządzania dyspozycyjnością on-line powinny być stosowane zarówno na poziomie jednostki jak i na poziomie organizacji.

Działania na poziomie jednostki

  • Nie należy oferować oraz sygnalizować „gotowości do ciągłej dyspozycyjności” w sposób lekkomyślny, z własnej inicjatywy. Jeśli jest to oczekiwane czy nawet konieczne dla dobra firmy to inicjatywa powinna wyjść od pracodawcy.
  • Każdy powinien ustalić sam dla siebie kiedy chce być dyspozycyjnym. Hasłem przewodnim tutaj powinno być słowo „samokontrola”. To my decydujemy o tym kiedy odczytujemy e-maile, odbieramy telefony czy odsłuchujemy pocztę głosową. To oznacza stworzenie swoich własnych granic i ustalenie reguł oraz stanowcze postępowanie zgodnie z nimi.
  • Każdy z nas powinien zastanowić się nad przyczynami ciągłej dyspozycyjności on-line i odpowiedzieć sobie na następujące pytania: Czy chcę być ciągle on-line, bo boję się coś przeoczyć? Boję się stracić kontrolę? Boję się nie być o czymś poinformowanym? Czy to jest ode mnie oczekiwane? Czy muszę podejmować decyzje, od których inni są zależni? Uświadomienie sobie motywów swojej dyspozycyjności on-line pomaga w stworzeniu jasnej wizji czasu pracy i czasu wolnego oraz ustaleniu granicy między tymi okresami.
  • Asertywność – uargumentowane „nie” powoduje, że stajemy się „wolni”, oczywiście tylko jeśli tego chcemy i jeśli stwierdzimy, że żyjemy w zgodzie z tą decyzją. To powoduje, że to pracodawca zmuszony jest do odpowiedniej argumentacji w przypadku kiedy zaczyna wymagać od pracownika dyspozycyjności on-line w danym momencie.

Podobne artykuły:

Nie zawsze jednak indywidualne decyzje czy podejście do tematu ciągłej dyspozycyjności idą w parze z potrzebami firmy, oczekiwaniami przełożonych czy kulturą komunikacji w firmie. Wtedy konieczne jest poszukiwanie odpowiednich strategii i rozwiązań ogólnofirmowych.

Działania na poziomie organizacji

  • Oczekiwania w stosunku do dyspozycyjności on-line powinny zostać jasno sformułowane i usystematyzowane.
  • Należy opracować i wdrożyć zasady postępowania, które powinny stać się integralną częścią kultury w przedsiębiorstwie np. oczekiwany czas reakcji na e-maile, telefony itp.
  • Zasady postępowania dotyczące dyspozycyjności powinny być w każdej jednostce organizacyjnej przedsiębiorstwa omówione z osobami, których dotyczą. Pracownicy powinni wiedzieć czego się od nich oczekuje (kto, kiedy, jak długo) i mieć możliwość wpływu na te decyzje i oczekiwania.
  • Należy jasno określić role przełożonych, którzy powinni „świecić przykładem”, również w kwestii obchodzenia się z nowoczesnymi środkami komunikacji.

Dobre praktyki w przedsiębiorstwach

Poniżej przytaczamy kilka przykładów dobrych praktyk na poziomie przedsiębiorstwa, które pozwalają na efektywne zarządzanie dyspozycyjnością i osiągnięcie równowagi pomiędzy pracą a życiem prywatnym.

  • Ustalenie zasad zastępowalności, np. w czasie choroby, urlopów itp. – jest to ważne zarówno w odniesieniu do współpracowników, klientów, ale i w stosunku do osoby zastępowanej (spokojne sumienie).
  • Ustalenie zasad dotyczących czasu „niedyspozycyjnego” – każdemu pracownikowi przysługuje czas, w którym bez negatywnych odczuć po prostu wyłączy telefon i nie będzie sprawdzał skrzynki mailowej.
  • Zapewnienie pracownikom, od których często wymaga się zwiększonej dyspozycyjności, odpowiednich środków kompensacyjnych np. w formie dodatkowego czasu wolnego, specjalistycznych szkoleń takich jak: walka ze stresem, balans praca-życie, budowanie odporności na stres itp.
  • Zdefiniowanie konkretnych czasów reakcji dopasowanych do poziomu ważności informacji i stanowiska oraz określenie, które informacje mogą lub powinny być przekazywane wyłącznie w ramach regularnego czasu pracy.
  • Stosowanie metod oraz możliwości technicznych do ograniczania czasu dyspozycyjnego, np. wyłączanie serwera w określonych godzinach (np. 21.00-6.00).
  • Ustalenie jasnych zasad obchodzenia się z e-mailami (tzw. e-mail policy).

Nie każdy może być ciągle on-line

Ciągła dyspozycyjność stała się w ostatnich latach jedną z najważniejszych cech obecnego świata pracy. W dużej mierze to od nas samych zależy czy stanie się dla nas przekleństwem czy błogosławieństwem. Jednakże każda firma i osoby kierujące pracownikami powinny mieć na uwadze fakt, że każdy człowiek inaczej znosi wymóg ciągłej dyspozycyjności on-line. Pracodawca powinien znać szanse, ale i ryzyka, które ze sobą niesie to zjawisko. Działania zmierzające do minimalizacji ryzyk i maksymalizacji szans będą skuteczne i efektywne tylko wtedy, kiedy ten temat będzie potraktowany poważnie oraz przy wykorzystaniu ścisłej współpracy przełożonych i pracowników. Rolą każdego pracodawcy w tym przypadku jest stworzenie takich warunków pracy, które pozwolą na odpowiednie wykorzystanie zaangażowania, motywacji i kreatywności swoich pracowników.

Team Prevent Poland Sp. z o.o. Wioleta Kojzar