Jedyną stałą rzeczą jest zmiana. Jak ją polubić?

Jedyną stałą rzeczą jest zmiana. Jak ją polubić? flickr

Zmiana stała się dziś koniecznością – dotyczy to zarówno sfery prywatnej, jak też rzeczywistości biznesowej. Jak odnaleźć się w świecie dynamicznych przemian, by założona transformacja skończyła się sukcesem?

Większość z nas podchodzi do zmian w sposób sceptyczny. Nawet w sytuacjach ekstremalnych staramy się omijać je szeroki łukiem. Taki sabotaż funduje nam nasz mózg. Woli on chodzić utartymi ścieżkami, zamiast dostarczać sobie dodatkowej porcji wysiłku.

Aż 90 proc. osób po ciężkich zawałach serca w ciągu roku wraca do starych nawyków. Reformy na gruncie firmowym w 70 proc. kończą się niepowodzeniem. Statystki są nieubłagalne, jednak nie zmienią one jednego faktu – nadeszły czasy, kiedy zmiana jest codziennością i nie ma co z tym dyskutować.

Zmiana jest codziennością

W błyskawicznym tempie ulega przekształceniom sytuacja społeczna i gospodarcza, co chwilę inaczej wygląda rynek lokalny i światowy, pojawiają się coraz bardziej zaawansowane technologie, a klienci mają coraz to nowe potrzeby i oczekiwania. Dostrzeganie symptomów antycypujących zmiany staje się jedną z kluczowych umiejętności, jaką muszą opanować liderzy.

Wkrótce obszar zwany „zarządzaniem zmianą” stanie się oczywistością. Już dziś podlega on dynamicznemu rozwojowi i przyciąga coraz szersze rzesze specjalistów. Przykładem na to może być realizowany obecnie projekt „Modelowa adaptacja do zmian na małopolskim rynku pracy”, który jest finansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Dzięki temu firmy z sektora MSP mogły bezpłatne korzystać z pomocy we wdrażaniu zmian. Uzupełnieniem naszych usług doradczych są intensywne szkolenia, które mają na celu przygotowanie ludzi do zmian.

– Jeśli człowiek się nie zmieni, nie ma co mówić o reformie przedsiębiorstwa – stwierdza Jakub Słupiński, prezes zarządu firmy PM Doradztwo Gospodarcze, która przeprowadza projekt.

Przyjazna koalicja

Każdy, kto chce zaprowadzić zmiany, jest początkowo skazany na samotność. Autorytarny styl zarządzania i oddalenie od personelu firmy to czynniki, które zdecydowanie nie sprzyjają przeprowadzaniu organizacyjnych reform. Jak w związku z tym zachęcić ludzi do partycypacji w tym procesie i stworzyć przyjazną sobie koalicję?

Przede wszystkim pracownicy muszą czuć, że zmiana przyniesie im realną korzyść oraz, że odgrywają ważną rolę w trakcie jej dokonywania. Istnieje kilka zasad, które dobrze oddają ludzkie reakcje na transformację. Po pierwsze, ludzie mają tendencję do koncentrowania się na tym, z czego muszą zrezygnować, a nie na tym, co mogą zyskać. Warto więc uświadomić im fakt, że zmiana przyniesie obustronne profity. Po drugie, w trakcie wdrażania reform cierpimy z powodu podwyższonego poziomu stresu, izolujemy się od siebie i zaczyna brakować między nami dialogu. W związku z tym trzeba koniecznie zadbać o pozytywne i regularne kontakty interpersonalne – np. zorganizować co poniedziałek firmowy lunch, na którym będą omawiane dotychczasowe postępy.

Podobne artykuły:

Najbardziej demotywującym czynnikiem jest jednak brak wiedzy o tym, po co się zmieniamy i czy realny jest dla nas założony cel. Dlatego zasadniczym zadaniem grupy osób odpowiedzialnej za zmiany jest ustalenie kierunku działania, dopasowywanie ludzi do poszczególnych zadań zgodnie z ich predyspozycjami oraz ciągłe motywowanie i inspirowanie zespołu. Dzięki działaniom informacyjnym w zespole i stworzeniu środowiska, które współtworzy zmianę, budujemy przyjazną sobie koalicję.

Zwalnianie z obustronnym zyskiem

Czasem w trakcie zarządzania zmianą jesteśmy zmuszeni do podejmowania decyzji, których pracownicy nie mogą bezpośrednio przełożyć na własny interes. Okazuje się jednak, że możemy stworzyć takie okoliczności, aby żadna ze stron nie ucierpiała, a nawet zamieniła stratę na zysk. Zmiana profilu działalności firmy i restrukturyzacja to przykłady wyzwań, które w dobie nieustannych przemian stoją przed przedsiębiorcami. Podobnie jednak jak na przesunięcia w wewnętrznych strukturach firmy, tak samo na proces zwolnień pracowniczych musimy patrzeć całościowo. Okazuje się, że taka sytuacja wcale nie musi odbić się głębokim echem na personelu, jego rodzinie, kontrahentach czy otoczeniu zewnętrznym.

W ramach projektu „Modelowa adaptacja do zmian na małopolskim rynku pracy” outplacement jest jednym z zasadniczych obszarów, nad którym pracują zewnętrzni konsultanci. W jego ramach możliwe jest zorganizowanie wewnętrznego biura karier, dzięki któremu zatrudnieni będą szybciej odnajdywali nowe miejsca pracy. Pomaga im w tym dostęp do szkoleń przekwalifikujących czy urządzeń biurowych, które są nieodzowne podczas procesu rekrutacji. Dlaczego były pracodawca miałby włożyć jakikolwiek wysiłek, aby dotychczasowi pracownicy łatwiej stanęli na nogi? Choćby dlatego, że w innym razie może dojść do rozprzestrzeniania się w firmie fałszywych informacji, a osoby przychylne zmianie same się do niej zniechęcą. Dodatkowo wewnętrzny chaos bez trudu zauważą klienci, którzy mogą wycofać się z umów i przejść do naszej (nierzadko stworzonej przez dotychczasowych podwładnych) konkurencji.

Rozluźnienie centralizacji

Realizowany projekt „Modelowa adaptacja do zmian na małopolskim rynku pracy” pozwala już na wyciągnięcie pewnych wniosków i określenie obszarów, z którymi firmy mają najpoważniejsze problemy. Jednym z nich jest nieumiejętne delegowanie odpowiedzialności i uprawnień, z którym najczęściej mamy do czynienia w firmach rodzinnych.

Podczas przeprowadzonego audytu w jednej z firm produkcyjnych zdiagnozowano, że mimo wdrożenia nowej struktury organizacyjnej, w rzeczywistości wciąż znaczną część decyzji podejmuje właściciel. Sytuacja ta istotnie utrudniała efektywne zarządzanie zespołem i wprowadzała chaos w organizacji. W efekcie, w przypadku sytuacji problemowych, pracownicy bardzo często pomijali bezpośrednich przełożonych, zwracając się bezpośrednio do prezesa, co negatywnie odbijało się na autorytecie kadry kierowniczej.

Jako kluczowe działania doradcze przeprowadzono diagnozę i optymalizację struktury organizacyjnej wraz z zakresami czynności, podległości służbowej oraz przepływu informacji. Aby wdrożyć reformy, wyznaczono „agentów zmian”, którzy kontrolowali przebieg procesów zarządczych na poszczególnych szczeblach firmy. Ograniczenie centralizacji podejmowania decyzji już dziś skutkuje lepszą komunikacją, szybkością operacyjną i wydajnością pracowników. Proces ten jednak przebiegał wieloetapowo i bazował na szkoleniach, dzięki którym pozytywna motywacja stopniowo przekształca się w nawyki.

Jak polubić zmiany?

Wdrażanie zmiany w firmie może nie tylko uzdrowić swoją obecną sytuację, ale przede wszystkim znacząco podnieść konkurencyjność na rynku. Innowacyjność nie musi zasadzać się bowiem na wprowadzaniu nowych technologii czy modernizacji produktów. Nowatorskie rozwiązania można wprowadzić na poziomie zarządzania zasobami ludzkimi, co ma szczególne znaczenie w sektorze usług. To dzięki sumie kompetencji, które posiada nasz zespół, możemy osiągnąć lub utrzymać pozycję lidera i odpowiadać na zapotrzebowanie klientów.

Gdy jednak poddamy się zastojowi i będziemy uparcie trwać przy skostniałej strukturze organizacji, pozwolimy wyprzedzić się tym, którzy wcześniej zdiagnozowali potrzebę rozwoju i dostosowali się do nowych standardów na rynku. Dlatego też przestańmy traktować zmiany jako zło koniecznie i nauczmy się balansować w płynnej rzeczywistości. Zdolności adaptacyjne pozwolą nam z akceptacją i zadowoleniem patrzeć na rozwijający się rynek, który stale otwiera przed nami nowe możliwości.

PM Doradztwo Gospodarcze Sp. z o.o. Grzegorz Wróbel