Kompetencje facility managera

Kompetencje facility managera Image courtesy of nokhoog_buchachon/FreeDigitalPhotos.net

Czym powinien charakteryzować się facility manager, żeby bez obaw można było mu powierzyć zarządzanie twoim obiektem?

Gospodarowanie nieruchomością (facility management, FM) polega na zarządzaniu obiektem (budynkiem, sieciami mediów), znajdującymi się w nim urządzeniami i udogodnieniami korzystania z obiektu tak, aby użytkownicy byli zadowoleni i mogli wypełniać swoje założone działania lub obowiązki. Z tego względu rola gospodarza nieruchomości, zwanego facility managerem, jest odpowiedzialna i wymaga dużej wiedzy i doświadczenia.

A zatem czym powinien charakteryzować się facility manager, żeby bez obaw można było mu powierzyć zarządzanie twoim obiektem?

Określenie kluczowych kompetencji facility managera jest trudne, gdyż jego działalność ma charakter interdyscyplinarny. Facility manager nie działa w próżni, lecz w konkretnej przestrzeni organizacyjnej, pełniąc funkcję kierownika lub wiceprezesa firmy, jego kompetencje odnoszą się w dużym stopniu do umiejętności działania w obrębie całej organizacji, a nie tylko do kierowania sprawami podległej mu jednostki organizacyjnej lub zespołu. Szczególnie ważne są umiejętności komunikacji z otoczeniem zewnętrznym, zwłaszcza użytkownikami nieruchomości - klientami, wyrażające się zarówno w znajomości rzeczy, jak też w osobistych predyspozycjach oraz umiejętności korzystania z wspomagających zarządzanie relacjami z klientami technologii informacyjnych. W dodatku facility manager nie działa jednostkowo, lecz w zespole pracowników doglądających nieruchomości. Umiejętność tworzenia i utrzymania zespołu stanowi kolejny ważny element osiągania sukcesu.

Kompetencje facility managera można podzielić na trzy podstawowe bloki:

  • zawodowe,
  • metodyczne,
  • społeczne

które zostaną tutaj dokładniej omówione. Jednak wcześniej warto podkreślić, iż na pierwszy plan wysuwa się zdolność integrowania wymienionych umiejętności. Ta szczególna zdolność nie jest wrodzona, lecz nabywana w kontaktach interpersonalnych, a także dzięki wykorzystaniu odpowiednich procedur i programów informatycznych.

Umiejętności zawodowe

Umiejętności metodyczne

Podstawą umiejętności metodycznych facility managera jest biegłe opanowanie metod planowania udogodnień, wymagające z kolei odwołania się do badań rynku i koniunktury nieruchomości oraz zachowań użytkowników (konsumentów), wykorzystanie metodyki analizy finansowej do podejmowania decyzji strategicznych, budżetowania oraz zarządzania projektami. W tym zakresie facility manager występuje w dwóch rolach, które muszą być jasno określone. Po pierwsze, wykonuje on samodzielnie funkcje planistyczne i analityczne, korzystając z posiadanych umiejętności metodycznych i konsultacji. Po drugie, przyjmuje rolę zleceniodawcy, który zamawia wykonanie niezbędnych projektów i analiz, co nie zwalnia go od podstawowych umiejętności merytorycznych: formułowania zadań (w terminach przedmiotu zlecenia) oraz kontroli jakości (wiarygodności) uzyskiwanych rezultatów.

Wspomniane umiejętności muszą być wsparte dobrym przygotowaniem metodycznym w zakresie wykorzystania systemów informatycznych i teleinformatycznych, a w szczególności oprogramowania warunkującego efektywne wykorzystanie metod i technik analizy oraz wspomagania decyzji.

Adaptacja standardowego i specjalistycznego oprogramowania na użytek FM stanowi często złożony proces kompletowania i integrowania różnych narzędzi informatycznych, a także nadania im specjalistycznego charakteru. Trudno przesądzać, która droga jest w konkretnych warunkach bardziej obiecująca: wykorzystanie kompleksowego, specjalistycznego oprogramowania (wraz z ułatwieniami dotyczącymi jego wdrożenia) czy budowanie własnego "zestawu". Jest to kwestia, o której rozstrzygnięciu decydują raczej koszty i skala biznesu, aniżeli względy merytoryczne. Niemniej, proces przechodzenia do zastosowań kompleksowego, specjalistycznego oprogramowania jest widoczny i prawdopodobnie będzie się dalej nasilał.

Umiejętności społeczne

Facility managerowie pełnią wiodącą rolę w kształtowaniu środowiska stanowisk pracy w organizacjach lub firmach, uwzględniając przy tym wydajność pracy i satysfakcję z jej wykonywania, zdrowie i bezpieczeństwo, ochronę środowiska itp. Pełnią również funkcje doradcze dla organizacji i firm, zwłaszcza w zakresie sprzedaży lub wynajmu budynków lub powierzchni, ich rewitalizacji i zmiany rodzaju użytkowania, co wymaga wysokich umiejętności komunikowania się.

Kompetencje społeczne w zarządzaniu nieruchomością są także silnie związane z kontekstem, który nazwaliśmy wcześniej przestrzenią organizacyjną. Chodzi przede wszystkim o umiejętność stworzenia przestrzeni organizacyjnej dogodnej do wykonywania funkcji zarządzania udogodnieniami. W ramach tej przestrzeni, a szczególnie - organizacji zespołu FM i służb technicznych - pojawia się lista problemów charakterystycznych dla zarządzania personelem.

Umiejętności rozwiązywania tych problemów stanowią ważny aspekt działalności facility managera jako kierownika zespołu FM i obejmują:

  • motywowanie personelu wykonawczego,
  • określanie umiejętności/zdolności niezbędnych do wykonania zadań,
  • koordynację i kontrolę wykonywanej pracy,
  • zapewnienie bezpieczeństwa i kontroli jakości wykonywanej pracy,
  • zatrudnianie, zwalnianie i kontrolę wynagrodzeń zatrudnionego personelu wykonawczego,
  • rekomendowanie zmian i redukcji kosztów,
  • identyfikowanie przyczyn dużych i powtarzających się zagrożeń,
  • rekomendowanie szkoleń i wymagań dla personelu zatrudnionego do utrzymania nieruchomości.
  • rozważyć wpływ otoczenia na komunikację - badać jak różne elementy otoczenia wpływają na system komunikacyjny i jego użytkowników,
  • rozważyć wpływ sytuacji kryzysowych na użytkowników,
  • rozwinąć systemy komunikacyjne przyjazne użytkownikom,
  • rozwinąć techniki zbieranie informacji i umiejętności ich analizy,
  • rozwinąć sposoby i techniki weryfikacji (selekcji) informacji,
  • przeciwdziałać wydłużaniu się kanałów komunikacji czyli odległości i liczby ogniw pośrednich między nadawcą a odbiorcą informacji,
  • przeciwdziałać nadwyżkom w systemach komunikacyjnych (nadwyżka oznacza posiadanie zbędnych kanałów, urządzeń lub treści komunikacji),
  • identyfikować i pokonywać zawężenia w rozumieniu informacji,
  • korzystać również z nieformalnych kanałów informacji.

Predyspozycje osobiste facility managera

Niespodzianka - nawet jeśli facility manager spełnia wszystkie powyższe wymagania kompetencyjne, to wciąż może nie nadawać się do pracy z klientami. W tym zawodzie potrzebne są bowiem osobiste predyspozycje, cechy charakteru, sposoby reagowania na wydarzenia i postawy wobec świata. Dobry facility manager, tak jak większość specjalistycznych zawodów polegających na kontaktach z innymi ludźmi, to powołanie, a nie zawód.

Większość specjalistów uznaje za bezdyskusyjne, że facility managera winny cechować następujące predyspozycje osobiste:

  • umiejętność przyswajania techniki,
  • komunikatywność,
  • umiarkowane reakcje,
  • świadomość znaczenia kosztów,
  • otwartość,
  • zdecydowanie,
  • umiarkowany legalizm,
  • umiejętność rozwiązywania problemów,
  • dążenie do kwantyfikacji obserwowanych cech i zjawisk,
  • determinacja,
  • troska o ludzi.


Osoby zorientowane w zagadnieniach zarządzania personelem odnajdą w tych oczekiwaniach ogólne wymagania stawiane managerom średniego szczebla. Współczesne oczekiwania adresowane do tych managerów respektują także unikalne predyspozycje nawet wówczas, kiedy towarzyszą im słabe "wyniki" niektórych pożądanych cech charakteru. Należy jednak podkreślić, że ogólny poziom wymagań w stosunku do facility managera jest znacznie wyższy, aniżeli w tradycyjnych schematach polityki kadrowej.

Podobne artykuły:


Więcej informacji na temat zakupu, inwestowania i zarządzania nieruchomością znajdziesz w książce pt.: „Facility management” , autorstwa Artura Śliwińskiego i Bartłomieja Śliwińskiego (Wydawnictwo C.H. Beck, 2006). Wszelkie skróty i uzupełnienia za zgodą Wydawcy.

CH Beck