Korespondencja pisemna jako ważny element komunikacji

Korespondencja pisemna jako ważny element komunikacji stock.xchng

Korespondencja to jeden z ważnych elementów PR, a dobry Public Relations do zaufanie klientów.

Walka konkurencyjna obejmuje coraz szerszy zakres działalności firm. Już nie wystarczy udoskonalanie produktów i obniżanie kosztów, ponieważ wszyscy tak postępują. Dlatego wciąż rośnie znaczenie i różnorodność form promocji, w tym reklamy i Public Relations.

Istotą działań PR jest budowanie takiego systemu komunikacji z otoczeniem firmy, który umożliwia zdobycie i utrzymanie zaufania klientów. Także klientów przyszłych, potencjalnych. Wyobraźnia rynkowa podpowiada nam, że już wkrótce dla wyprzedzenia konkurencji konieczne będzie totalne kreowanie pozytywnego wizerunku - image. Ważnym jego elementem jest jakość rozsyłanej korespondencji: pism, faksów, e-mail. Wysoki poziom korespondencji świadczy o profesjonalizmie i przynależności do grona najlepszych firm.

Wygląd pisma wywołuje, podobnie jak przy kontaktach osobistych, tzw. pierwsze wrażenie, które trudno potem zmienić. Korespondencja starannie opracowana, wydrukowana na dobrym papierze, bez błędów i niedociągnięć budzi szacunek i zaufanie czytającego. Warto gromadzić pisma bardzo znanych firm i naśladować stosowane przez nie rozwiązania. Wiele firm polskich wybiera ze względów prestiżowych angielski układ korespondencji. Można jednak często spotkać "układ mieszany" (wynik nieznajomości lub lekceważenia reguł), który stwarza złe wrażenie.

Rutynowe pisma tworzymy w oparciu o wcześniejszą korespondencję na ten sam temat przechowywaną w pamięci komputera. Wystarczy otworzyć plik z poprzednim dokumentem i zaktualizować go. Nie warto zmieniać dobrych, dopracowanych schematów. Partner biznesowy przyzwyczaił się do naszych pism i rutyna oszczędza także jego energię.

Pisma nietypowe

Przygotowanie pisma nietypowego, w trudnej sprawie wymaga sporządzenia szczegółowego planu. Konieczne jest określenie celu i myśli przewodniej. W oparciu o nie możemy stworzyć logiczną, przejrzystą konstrukcję i według niej redagować kolejne fragmenty pisma. Podobnie postępujemy w przypadku dużych, złożonych dokumentów, takich jak sprawozdania i opracowania. Najważniejsze jest stworzenie przemyślanego, rozwiniętego planu. Wypełnienie treścią kolejnych podpunktów nie będzie trudniejsze, niż napisanie prostego pisma; także niniejszy artykuł został zredagowany w oparciu o tę optymalną technikę.

Dobra korespondencja nie może zawierać żadnych błędów językowych. Sprawa jest oczywista, jeśli chodzi o ortografię i gramatykę, ale już nie taka prosta w przypadku interpunkcji. Na przykład nie wszystkie reguły umieszczania przecinka czy dwukropka są przestrzegane. W pismach najlepszych firm można zaobserwować mody i obyczaje specyficzne tylko dla języka korespondencji biznesowej. Także ten język jest żywy i zmienia się. Wyraźnie widoczna jest zwięzłość i skrótowość panująca niepodzielnie w faksach i e-mailach. W dobrym tonie jest dodanie serdecznego zwrotu, który ociepla atmosferę kontaktu.

Styl pisma w dużym stopniu zależy od gustów i przekonań piszącego. Trudno czasem rozstrzygnąć jednoznacznie co jest, a co jeszcze nie jest błędem stylistycznym. W tym zakresie niezastąpione jest wzorowanie się na elicie biznesu. Konieczny jest tu jednak zdrowy krytycyzm, ponieważ zdarza się, że markowa firma rozsyła korespondencję złej jakości.

Wyznacznikiem najwyższych umiejętności tworzenia pism jest łatwość rozkładania akcentów - eksponowania jednych wątków i pomniejszania innych, a także swoboda w zmienianiu tonu pisma. Osiąga się je poprzez dobór odpowiednich słów i zwrotów. Sztuki tej raczej nie można nauczyć się samemu. Korzystanie z gotowych wzorów i poradników ma jedno ograniczenie - nie uwzględnia specyfiki danej sytuacji i mentalności oraz oczekiwań konkretnego adresata. Najlepszą metodą szkolenia w zakresie komunikacji pisemnej jest wspólna analiza i korekta przygotowywanego dokumentu. Większość szefów w ten właśnie sposób uczy swoich współpracowników pisania dobrych pism.

Można także zlecić przeprowadzenie warsztatu szkoleniowego specjalistom. Powinni oni znać styl i reguły korespondencji stosowane przez najlepsze firmy oraz atrakcyjnie uczyć trudno uchwytnych umiejętności swobodnego posługiwania się językiem pisanym.

Arkadia Consulting