Krok po kroku do idealnego partnerstwa outsourcingowego

Krok po kroku do idealnego partnerstwa outsourcingowego web.gov.pl

Gdy rozważone zostaną już wszystkie „za” i „przeciw” i zapadnie decyzja o powierzeniu części procesów firmie outsourcingowej kolejnym krokiem jest wybór zewnętrznego partnera. Jak go dokonać?

Outsourcing, jak każda współpraca biznesowa, może wiązać się z ryzykiem. Oddanie na zewnątrz pewnych procesów, nawet jeśli nie stanowią one rdzenia działalności firmy, wymaga partnerstwa opartego na kompetencji i zaufaniu. W obliczu dynamicznego rozwoju rynku outsourcingowego wybór firmy zewnętrznej nie jest rzeczą prostą. Odpowiednio przeprowadzony proces decyzyjny pomoże zminimalizować ryzyko przekazania procesów w ręce niekompetentnych osób. Oto pięć kroków do idealnego partnerstwa.

Sprawdź udokumentowane doświadczenie firmy – zweryfikuj portfolio klientów

Oddając pewne elementy działalności na zewnątrz liczymy, że outsourcer wykona je lepiej, szybciej bądź mniejszym nakładem kosztów. Jest to możliwe dzięki doświadczeniu firmy w realizowaniu danego procesu i wykwalifikowanym w tym kierunku kadrom.

– Kompetencje outsourcera w najprostszy sposób sprawdzimy poprzez analizę jego portfolio. Wiedząc jakiego rodzaju firmy obsługuje możemy upewnić się czy zakres usług jest dokładnie taki jakiego poszukujemy – mówi Wiktor Doktór, prezes Fundacji Pro Progressio – Należy jednak być czujnym. Firmy lubią chwalić się dużymi klientami, działającymi pod szyldami znanych marek. Warto zweryfikować jak dawno oraz w jakim zakresie byli oni przez outsourcera rzeczywiście obsługiwani i czy portfolio nie jest „naciągane”.

Porównaj kilka ofert, przeprowadź rozmowy referencyjne

Nawet jeśli dana firma została nam polecona i jesteśmy praktycznie zdecydowani na rozpoczęcie współpracy należy porównać ofertę z tym, co proponuje konkurencja. Przydatnym narzędziem są rozmowy referencyjne, podczas których mamy okazję do spotkania się z przedstawicielami kilku podmiotów i poznanie ich od „ludzkiej strony”.

Podobne artykuły:

– Oprócz kryteriów czysto biznesowych ważna jest również tzw. „chemia” pomiędzy partnerami. Tego rodzaju spotkania dają możliwość zweryfikowania czy rzeczywiście kierujemy się podobnymi wartościami i cenimy podobny styl współpracy – zauważa prezes Fundacji Pro Progressio.

Przy większych projektach warto rozważyć przeprowadzenie przetargu, w którym to nie cena, a zakres usług i procesy kontroli jakości powinny być decydujące o wyborze outsourcera. Nie bójmy się korzystać ze wsparcia firm consultingowych specjalizujących się w outsourcingu.

Skontroluj zobowiązania i zdolność finansową potencjalnego partnera

Płynność finansowa firm outsourcingowych, których działalność opiera się na świadczeniu usług, w dużej mierze zależy od skuteczności egzekwowania płatności od kontrahentów. Z tym, jak wiadomo, bywa różnie. Zgodnie z zasadą ograniczonego zaufania warto sprawdzić dane na temat potencjalnego partnera biznesowego na przykład w Biurze Informacji Gospodarczej czy różnego rodzaju rejestrach dłużników. Należy również zweryfikować czy dana firma rozlicza się z ZUS, Urzędem Skarbowym i innymi pomiotami oraz sprawdzić jej gotowość do poddania się audytom.

Zadbaj o odpowiednie skonstruowanie umowy

Nieodłącznym elementem umów outsourcingowych są tak zwane umowy SLA Service Level Agreement), które służą zagwarantowaniu procedur jakościowych i kontrolnych w odniesieniu do świadczonych usług. Warto ustalić i uwzględnić w zapisach także tzw. KPI (Key Performance Indicators), czyli wskaźniki pomiaru stopnia realizacji celów.

– Odpowiednio skonstruowana umowa daje nam gwarancję bezpieczeństwa procesów, które oddajemy na zwenątrz. Warto zauważyć, że polskie prawo maksymalną odpowiedzialność pracownika limituje do trzykrotności wynagrodzenia, co w wielu przypadkach będzie niewspółmierne do możliwej szkody. Outsourcer – o ile prawidłowo zbudowaliśmy nasz kontrakt – odpowie za całą szkodę, jaką nam wyrządził – mówi Wiktor Doktór.

Zwróć uwagę na certyfikaty, nagrody, członkostwo w różnego rodzaju zrzeszeniach

Przy weryfikacji potencjalnego partnera biznesowego pomocne mogą być różnego rodzaju certyfikaty czy wyróżnienia poświadczające jego kompetencje. Nie należy jednak ślepo ufać tego rodzaju gwarancjom rzetelności.

– Warto zwrócić uwagę na fakt, iż obecność w niektórych rankingach branżowych można po prostu kupić. Należy zatem sprawdzić jakie są kryteria przyznawania danego wyróżnienia. Istnieją konkursy, takie jak Outsourcing Stars, w których udział jest bezpłatny, a zwycięzców wyłania się w oparciu o analizę twardych danych i wskaźników efektywności, co gwarantuje większą wiarygodność – mówi Prezes Fundacji Pro Progressio.

Poszukując godnego zaufania outsourcera warto również zajrzeć do spisu firm zrzeszonych w różnego rodzaju organizacjach branżowych, np. Klubie Outsourcingu. W Polsce różne dziedziny outsourcingu posiadają różne organizacje branżowe, które potwierdzają rzetelność pracy dostawców usług.

Triple PR Magdalena Dymek