Lean management w rekrutacji dzięki HR Factory (cz. 1)

Lean management w rekrutacji dzięki HR Factory (cz. 1) Freepik.com

Proces rekrutacji, kluczowy pod względem dostarczania do organizacji talentów, które wpłyną na jej rozwój, także może być lean. Ale jak to osiągnąć?

Lean management zafascynował świat pół wieku temu, kiedy rozpowszechniły się informacje o sposobie zarządzania produkcją w Toyocie. Przez wiele lat metodologia ta była kojarzona wyłącznie z produkcją (lean manufacturing), następnie rozszerzała się na ogólny proces zarządzania przedsiębiorstwem, aż zaczęła być implementowana w poszczególnych obszarach organizacyjnych. Jej główne cechy to troska o jakość, elastyczność, ciągłe doskonalenie i eliminowanie marnotrawstwa (no waste). Proces rekrutacji, kluczowy pod względem dostarczania do organizacji talentów, które wpłyną na jej rozwój, także może być lean. Ale jak to osiągnąć?

Aby zrozumieć lean recruitement oprzemy się na pięciu głównych zasadach metodologii lean, które w swojej książce „Lean thinking” opisują James Womack i Daniel Jones. W tym celu odniesiemy je do specyfiki tematu rekrutacji z perspektywy wewnętrznego działu HR:

1. Określenie wartości dla klienta (ang. specify value)

Dla działu HR klient jest zawsze klientem wewnętrznym – a więc rekrutuje się dla managerów i do zespołów, a w szerszej perspektywie – dla firmy. Zadajmy sobie więc pytanie – co dla firmy jest wartością w procesie pozyskiwania nowego pracownika?

Jakkolwiek nieludzko może to zabrzmieć, rządzą tutaj te same zasady, co w produktach i usługach – jakość, funkcjonalność, cena, usługi dodatkowe czy dostępność w danym miejscu i czasie. Każda decyzja rekrutacyjna musi być przeanalizowana nie mniej biznesowo niż decyzja o zakupie nowego systemu IT czy podwykonawcy usług księgowych. Firma istnieje, by generować zysk i decyzje rekrutacyjne ściśle się z tym zyskiem wiążą, gdyż wypracowują go zatrudnieni pracownicy. Jakie priorytety będą więc lean w procesie rekrutacji? Poszukiwanie kandydatów za adekwatną wartość wynagrodzenia, ale nie lepszych niż potrzebujemy (funkcjonalnie) i na pewno nie gorszych (jakość), którzy posiadają dodatkowe umiejętności (usługi dodatkowe), ale takie, które faktycznie przydadzą się w naszej firmie (no waste) i do tego chętnych do zmiany pracy w wymaganym przez nas terminie (dostępność). Czy nie brzmi to jak oczywistość?

Życie jednak bywa trudniejsze niż teoria, a znalezienie kandydata idealnie wpasowującego się w powyższe kryteria to trudna sztuka, zwłaszcza gdy nasza firma nie należy do wielkiej czwórki czy listy top pracodawców i wybieramy z bardzo ograniczonej grupy osób, które trafiły na nasze ogłoszenie (statystycznie tylko 25 proc. kandydatów szuka pracy aktywnie, przeglądając ogłoszenia). Aby zadbać o bycie lean, warto skupić się tutaj na rozszerzeniu dostępu do kandydatów, co może się wiązać z podjęciem współpracy z agencjami rekrutacyjnymi posiadającymi bazy kontaktów lub jeszcze bardziej efektywnie i elastycznie – wykorzystując marketplace rekrutacyjny (np. www.HRfactory.pl), a więc szybki i prosty dostęp do wielu agencji w jednym miejscu, oszczędzając tym samym czas i minimalizując koszty.

2. Zidentyfikowanie strumienia wartości i wszystkich czynności w strumieniu wartości (ang. identify the value stream)

Profesjonalny proces rekrutacji to, wbrew często spotykanej opinii, o wiele więcej niż prowadzenie rozmów z kandydatami. Jego złożoność znana jest każdemu praktykowi i nie będziemy tutaj omawiać wszystkich elementów od zaplanowania potrzeby po złożenie kandydatowi oferty zatrudnienia, tym bardziej że w każdej firmie proces ten będzie dodatkowo uzależniony od specyfiki organizacji, sposobu zarządzania czy obowiązujących procedur. Jednak bez względu na kształt procesu w danym miejscu druga zasada lean dotyczy przeanalizowania go pod kątem efektywności i oceny każdego z działań składających się na cały proces. Tego typu rewizje pozwalają na odkrycie „mielizn”, na których notorycznie zdarza nam się utknąć, a na których usunięcie nigdy nie ma czasu (choć paradoksalnie ich wyeliminowanie pozwoliłoby zaoszczędzić ten cenny czas) lub których istnienia nie jesteśmy nawet świadomi, ponieważ wpadliśmy w cykl bezrefleksyjnego odtwarzania dotychczasowych zasad bez zastanawiania się nad tym, czy faktycznie jest to najlepsza metoda. Analizie należy poddać każdą czynność, którą wykonuje pracownik działu HR od momentu, gdy zgłoszona zostaje potrzeba zatrudnienia nowej osoby aż do zakończenia procesu sukcesem. Czynności zidentyfikowane jako nieprzynoszące wartości należy niezwłocznie wyeliminować.

Przykładem podążania za utartym i przestarzałym schematem często spotykanym w firmach jest proces podejmowania współpracy z agencją rekrutacyjną (a często też kilkoma agencjami równolegle). Nawet tygodniami trwać może samo uzgadnianie warunków współpracy pomiędzy pracodawcą a agencją, gdy potrzeba rekrutacyjna firmy pozostaje niezaspokojona i dzień po dniu generuje stratę, o czym niestety HRowcy bardzo często zapominają.

Tymczasem nowoczesność przynosi nam narzędzia, które kilkutygodniowe negocjacje skracają do kilku godzin. Gdy dział pracy konkurencji analizuje umowę z agencją rekrutacyjną i wprowadza swoje komentarze, pracodawca zarejestrowany w HRfactory.pl udostępnia swoje ogłoszenie agencjom rekrutacyjnym korzystającym z serwisu i otrzymuje od nich propozycje kandydatów z ich sieci kontaktów, wybierając te, które uzna za najlepsze.

Pozostałe zasady lean recruitement omówimy w kolejnym artykule. Tymczasem zachęcamy do wdrożenia dwóch pierwszych – określenia wartości i zidentyfikowania strumienia wartości, pamiętając, że na zwiększenie efektywności zawsze powinniśmy mieć czas.

Zainteresowanych tematem marketplace'ów rekrutacyjnych zachęcamy do lektury e-booka.

HRfactory.pl