Lean w czasach kryzysu? Zdecydowanie tak!

Lean w czasach kryzysu? Zdecydowanie tak! Image courtesy of by jscreationzs/FreeDigitalPhotos.net

Czyli czas na wprowadzenie filozofii Lean.

W chwili gdy presja ze strony niecierpliwego i wymagającego Klienta zmalała i firmy dysponują wreszcie dwoma z podstawowych zasobów funkcjonowania przedsiębiorstwa w zadowalającej ilości, a mianowicie czasem i ludźmi (trzecim są zasoby finansowe), tym bardziej uzasadnione jest poważne rozważenie kwestii wprowadzenia elementów Lean Management w organizacji.

Kryzys? Ale nie kryzys filozofii Lean

Obiegowa opinia ostatnich miesięcy: "nie ma produkcji - to koniec świata!". Druga obiegowa opinia: "jest już tak źle, że gorzej być nie może". To jednak tylko pewien punkt widzenia, mocno wyolbrzymiony przez media. Owszem, produkcja, jest, ale zdecydowanie mniejsza. Owszem, kondycja finansowa niektórych firm nie jest zbyt dobra, ale to jeszcze nie koniec świata.

Przecież to nie pierwszy kryzys i nie pierwsze trudności finansowe w funkcjonowaniu niektórych sektorów. Pomimo powszechnie panującej atmosfery paniki i strachu, tylko nieliczne zakłady przemysłowe w naszym kraju zostaną definitywnie zamknięte lub przeniosą produkcję do innych krajów. A jeśli już to te, które albo przeinwestowały w ostatnim okresie, albo od dłuższego czasu wymagałyby restrukturyzacji.

Podobne artykuły:

"Kryzys", o którym bardzo dużo się mówi, ale bez konkretów, w większości przypadków, poza zdawkowymi informacjami, że wskaźniki idą w dół, dotyczy różnych płaszczyzn. Popyt na produkty przemysłowe, szczególnie te z "wyższej półki" (samochody, AGD, sprzęt komputerowy, drogi sprzęt sportowy) jest mniejszy, owszem, trudne jest przygotowanie prognoz odnośnie sytuacji rynkowej na najbliższe miesiące, owszem, wielkie koncerny oficjalnie informują o swoich problemach finansowych, ale pomimo powagi sytuacji, nie jest to na pewno, dla większości przedsiębiorstw przemysłowych, jeszcze moment aby "zamknąć za sobą drzwi". Biorąc pod uwagę rozmiar i wielkość inwestycji finansowych związanych np. z uruchomieniem zakładu produkcyjnego, trudno jest wyobrazić sobie sytuację, w której zakład "zniknie" równie szybko jak powstał.

Dlatego też, aby zapewnić firmie jak najstabilniejsze działanie na rynku, pomimo zmniejszenia jego dynamiki, jeśli jeszcze nie masz strategii dotyczącej tego jak przetrwać w czasach burzliwych zmian - najwyższy czas zastanowić się nad wprowadzeniem podejścia Lean ! Trudno wyobrazić sobie lepszy moment!

Czy wprowadzenie Lean należy w obecnej sytuacji do ryzykantów?

Zdecydowanie "nie", ale podejście to wymaga bez wątpienia pewnej odwagi ze strony decydentów. Dlaczego? Ponieważ jest to system niesłychanie efektywny, ale burzący niejednokrotnie wcześniej powszechnie przyjmowane status quo: "jest dobrze, więc po co to zmieniać?".

Lean to pewien sposób myślenia, wymagania odnośnie większej dyscypliny pracy wobec pracowników, wysokie zaangażowanie wszystkich pracowników, a założenia te niejednokrotnie trudno jest wprowadzić w krótkim czasie w firmie. Dlaczego "krótki" jest w tym przypadku pojęciem kluczowym ? Ponieważ zdecydowana większość decydentów chciałaby zobaczyć "mierzalne" efekty wprowadzanych zmian po okresie nie dłuższym niż jeden kwartał.

Lean na trudne czasy

Pomimo pewnych trudności finansowych, z którymi borykają się przedsiębiorstwa produkcyjne, jest to bardzo dobry moment na rozpoczęcie transformacji organizacji zgodnie z założeniami Lean Manufacturing.

Filozofia Lean zakłada optymalizację procesów w celu eliminacji marnotrawstwa. Ale najważniejszym jej aspektem jest to, że Lean to najlepszy sposób na redukcję kosztów stałych funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nie "od zaraz", nie "o 100%", ale w odczuwalny sposób z punktu widzenia zarządzania firmą. A redukcja kosztów to klucz, w obecnej sytuacji rynkowej, do pozostania przez jak najdłuższy czas konkurencyjnym.

Koszty redukujemy poprzez dokładną analizę najważniejszych procesów, wyeliminowanie marnotrawstwa oraz wprowadzanie udoskonaleń. Tym bardziej aktualne jest również podejście Kaizen. Załóżmy, że jeżeli każdy z pracowników w firmie 100 osobowej zaproponuje rozwiązanie, które przyniesie w skali roku oszczędności rzędu 1000 złotych, to cała firma oszczędza 100 tys. złotych.

Nie chcę oceniać czy to dużo czy mało z punktu widzenia obrotu przedsiębiorstwa, ale taka kwota na pewno pozwoli na zachowanie kilku lub kilkunastu miejsc pracy.

Dodatkowo, w czasach niepewnej sytuacji rynkowej, która przełoży się wcześniej czy później na wzrost bezrobocia, dzięki podejściu Lean, na pewno uda się zaangażować pracowników w zmiany w o wiele szerszym zakresie niż dotychczas. O wiele większej grupie zatrudnionych będzie po prostu zależało na zachowaniu miejsca pracy.

Jak zacząć?

Celem podejścia Lean jest przede wszystkim zwiększenie elastyczności i reaktywności na potrzeby Klienta. Przy optymalizacji własnych procesów i zasobów. W dobie spowolnienia gospodarki, Klient stanie się jeszcze bardziej wymagający, ponieważ będzie się jeszcze dokładniej przyglądał wydawaniu każdej złotówki. Dlatego też trudniejsze może stać się jego pozyskanie i zatrzymanie.

Praktyczne zastosowanie założeń Lean nie jest niestety magicznym panaceum na zmniejszenie liczby Klientów, którego doświadczają na przykład największe koncerny samochodowe na rynku amerykańskim, w tym również Toyota, ale pozwala na zachowanie silnej pozycji rynkowej i szybkie odrobienie strat w momencie zmiany koniunktury.

Można nie wydać ani złotówki (lub innej waluty), a osiągnąć znaczne oszczędności. A to element, który stał się niesłychanie ważny w ostatnich miesiącach. Zaangażowanie pracowników w zrobienie "czegoś z niczego", czyli obserwacja i udoskonalenie obecnych procesów, jest tym bardziej na czasie.

Jakie narzędzia Lean można w takim razie wprowadzić w sukcesem bez dużych nakładów finansowych?

Po pierwsze, system 5S. W każdej firmie. Bez względu na profil działalności oraz jej wielkość. Bardzo szybko możliwe jest rozpoczęcie cyklicznych działań, angażujących wszystkich pracowników. Następnie, zwykle nieco dłuższe, standaryzowanie i udoskonalanie systemu, aż do osiągnięcia poziomu wysokiej samodyscypliny w jego utrzymaniu i rozpowszechnianiu.

Po drugie, narzędzia optymalizacji procesów, które pozwolą na wyeliminowanie marnotrawstwa, a co za tym idzie, znaczną redukcję kosztów. W tym przypadku możliwe jest wykorzystanie : mapy strumienia wartości, stania w kole* czy też Gemba Walk** . Praktyczne zastosowanie tych narzędzi nie kosztuje organizację nic poza czasem poświęconym przez pracowników, a przynosi zaskakujące efekty w postaci dużej liczby wniosków udoskonalających oraz polepszenia pracy zespołowej.

Po trzecie, szkolenie uświadamiające dla kadry kierowniczej - odpowiednie sprawowanie powierzonej roli i pozafinansowe motywowanie pracowników. Bezpośredni przełożeni mają bardzo odpowiedzialną rolę wobec pracowników w dobie niepewności o przyszłość firmy. To oni mają za zadanie motywować, odpowiadać na zastrzeżenia czy też radzić sobie z objawami frustracji u pracowników. Przede wszystkim jednak efektywnie przekazywać i zbierać informacje, tak aby unikać dezinformacji i wzbudzania paniki.

Po czwarte wreszcie, narzędzia rozwiązywania problemów, takie jak wykres Ishikawy, diagram Pareto, 5xDlaczego ? czy też FMEA, które pozwalają w usystematyzowany sposób szukać przyczyny źródłowej problemów oraz wybierać najbardziej efektywne ich rozwiązanie. A co za tym idzie, redukować koszty związane z błędami jakościowymi, awariami i przestojami, czy też wahaniami w procesie.

Dodatkowo, pamiętajmy, że podejście Lean to nie tylko produkcja. Z powodzeniem można zastosować najważniejsze narzędzia w równie ważnych obszarach przedsiębiorstwa takich jak administracja (Lean In Office), logistyka (Lean Warehousing), księgowość (Lean Accounting) czy też R & D (Lean Product Development). Mniej istotne jest to, od którego "miejsca" w przedsiębiorstwie zaczniemy transformację, bardzie to aby wdrożenie to było dobrze przygotowane i przemyślane, to znaczy nie skończyło się na krótkim, pospolitym, ruszeniu, które zakończy się w momencie gdy mierzalne efekty nie będą od razu zauważalne.

Dlatego też, podejście i narzędzia Lean powinny być wreszcie zauważone w szerszej skali przez firmy z sektora usługowego lub handlowego. Narzędzia Lean In Office gwarantują szybkie polepszenie wyników przy praktycznie zerowych kosztach dla firmy. W tym przypadku również, poza wynagrodzeniem, które i tak otrzymują już pracownicy, nie ma konieczności angażowania dodatkowych środków finansowych.

Podsumowanie

Każda organizacja może być oceniona według kilku podstawowych kryteriów (przez potencjalnych inwestorów, dostawców, Klientów, jak również i kandydatów do pracy):

    • strategii działania
    • kondycji finansowej
    • pozycji rynkowej (względem konkurencji)
    • image"u firmy
    • poziomu technologii i kompetencji technicznych - tego czego można się w firmie nauczyć lub stopnia fachowości jej pracowników
    • potencjału inwestycyjnego i rentowności
    • poziomu organizacji i zarządzania - kultury organizacyjnej

Analizy takiej dokonuje się na podstawie twardych danych, ale również na podstawie opinii pochodzących z różnych źródeł.

W chwili obecnej można dodać rzecz jasna jeszcze jedno kryterium: zdolność do radzenia sobie w czasach dekoniunktury.

Przyjęcie założeń Lean może mieć pozytywny wpływ na wszystkie w/w elementy. Niemożliwe? Zgodnie z założeniem Genchi-genbutsu (idź i zobacz naocznie sam), póki nie spróbujemy nie dowiemy się na pewno. Dlaczego więc przynajmniej nie spróbować już teraz?

Podobne artykuły:

*Historia przydarzyła się w latach 60tych, w Japonii, w zakładach Toyoty.
Taiichi Ohno, twórca TPS - Toyota Production System, kazał pewnemu inżynierowi narysować kółko na ziemi, w pobliżu linii produkcyjnej i stać w nim i obserwować.
Jak długo? 8 godzin bez wskazówki co właściwie należy obserwować.
Następnie zapytał go co widział. Odpowiedź brzmiała : "było tyle problemów z procesem".
Jaki był wniosek z tej obserwacji?
Sama obserwacja wystarczy czasami aby zauważyć problemy, a w chwili gdy je zauważymy, należy jak najszybciej dojść do sedna problemu i rozwiązać go!

** Przejście po hali produkcyjnej (z japońskiego "Gemba" = hala produkcyjna) w celu naocznej obserwacji prawidłowości procesów i zauważenia przejawów marnotrawstwa.


Konrad Gurbała Nowe Modele Biznesowe