Masz spotkanie? W ponad 60 prococentach przypadków stracisz czas

Masz spotkanie? W ponad 60 prococentach przypadków stracisz czas Pixabay.com

Wydajność pracy w Polsce należy do najniższych w Europie, nie trzeba jednak wcale wyszukanych sposobów, by ją zwiększyć.

Wydajność to nasza pięta Achillesowa. Choć pracujemy coraz więcej, to niestety sporo naszego cennego czasu marnujemy. W ubiegłym roku firma Sodexo Benefits and Rewards Services przeprowadziła badanie „Czy Polacy ziewają w pracy”. Wyniki nie pozostawiają złudzeń: codziennie przynajmniej 1,5 godziny spędzamy w pracy nieefektywnie. Nie wynika to wcale z braku kompetencji, umiejętności czy chęci, ale przede wszystkim złej organizacji pracy i źle przydzielonych zadań.

Tylko 14 minut

Dla nikogo nie jest tajemnicą, że pracownicy tracą mnóstwo czasu na wykonywanie bezproduktywnych czynności. Doskonałym przykładem mogą być ciągnące się przez wiele godzin korporacyjne spotkania, które można niekiedy podsumować jedną krótką notatką. Trzy lata temu w Stanach Zjednoczonych przeprowadzono badania z których wynika, że 67 proc. spotkań kończy się porażką. Dlaczego? 92 proc. uczestników spotkań przyznało, że w ich trakcie zajmuje się czym innym – 69 proc. sprawdza i pisze e-maile, a 49 proc. wykonuje zadania zupełnie niezwiązane z tematem spotkania. W Polsce jest podobnie – w dużych firmach zdarza się, że spotkania wypełniają nawet cały dzień, ile czasu w ich trakcie poświęca się efektywnie – nietrudno zgadnąć.

Ze spotkaniami jest trochę tak jak ze sportem. Więcej i dłużej nie znaczy wcale lepiej, chyba, że chodzi o wytrenowanych w boju profesjonalistów. Badania pokazują, że lepsze efekty osiąga się trenując intensywnie przez 30 minut, niż przez godzinę lub dłużej z mniejszą intensywnością. Tę zasadę z powodzeniem można odnieść także do prezentacji, wystąpień czy spotkań. Wystarczy spojrzeć na TedX. Nieprzypadkowo ten format cieszy się tak dużym sukcesem. Z jednej strony to efekt samej inspirującej tematyki, z drugiej czasu wypowiedzi nieprzekraczającego 18 minut. Dla mnie optymalny czas na spotkanie wynosi 14 minut. Nie więcej. Przy czym trzeba zachować pewne zasady i dyscyplinę, by wykorzystać ten czas najbardziej efektywnie.

Gdy nie ma czasu

Dlaczego warto skracać spotkania do niezbędnego minimum? Wynika to przede wszystkim z naszej ograniczonej percepcji. Większość z nas nie jest w stanie utrzymać wysokiej koncentracji przez kilka godzin. Już po godzinie efektywność przetwarzania informacji przez nasz mózg spada. Możemy być niemal pewni, że ponad dwugodzinne spotkanie raczej nie zaowocuje kreatywnymi pomysłami oraz wnioskami. Szybciej takich efektów można spodziewać się po krótkim, ale intensywnym spotkaniu. Tu jednak ważna uwaga. Udało mi się poprowadzić spotkania 12-godzinne, które były bardzo produktywne i podczas których wypracowywało się najlepsze rozwiązania na samym końcu. Wymaga to jednak wyćwiczonego zespołu, angażującego problemu i fachowej moderacji. Po przebiegnięciu z sukcesem kilku krótki dystansów, możemy je wydłużać aż dojdziemy do wprawy godnej zawodników Ironman Triathlon.

Podobne artykuły:

Oczywiście, 30 minut to raczej za mało, by omówić strategię działań giełdowej spółki na kolejne kilka lat, ale w większości przypadków krótkie spotkania okazują się w zupełności wystarczające. Zresztą i strategię lepiej omówić na kilku krótkich spotkaniach niż na jednym długim. Czas zmusza do większej uwagi. Na krótkim spotkaniu nie ma czasu na odbieranie telefonów, wymianę SMS-ów czy maili.

Laptop zostaw w biurze

Skrócenie spotkań do 30 minut nie jest wcale takie proste jak mogłoby się wydawać, bo wymaga wysokiej świadomości, woli dwóch stron, a także akceptacji zasad. Ich określenie jest niezmiernie ważne. Przeszkodą są także przyzwyczajenia – zwróćmy uwagę, że nawet w naszych komputerowych kalendarzach domyślną opcją jest co najmniej godzinne spotkanie. Niestety, przekonanie, że długość spotkania oznacza jego wyższą wartość, jest dość powszechne. Są jednak pewne techniki, dzięki którym systematycznie można zwiększać produktywność spotkań.

Produktywne spotkania to takie, które mają jasne i akceptowane przez wszystkich uczestników zasady. Warto ustalić, że na spotkanie przychodzimy np. bez laptopów, obligatoryjnie wyciszamy telefony a każdy uczestnik ma 3 minuty na wypowiedź. To bardzo porządkuje rozmowę. W trakcie spotkania warto od razu przydzielić konkretnym osobom zadania. Świadomość tego, że uczestnik spotkania jest istotną częścią projektu, powoduje wzrost zaangażowania pracowników, a to przekłada się na produktywność nie tylko spotkań, ale także realizowanych projektów.

Uniknąć błędów

Bardzo ważną kwestią, choć często bagatelizowaną, jest przygotowanie się. Przed spotkaniem przenalizujmy sobie listę pytań i najważniejszych kwestii, które chcemy omówić. Łatwiej nam będzie wówczas skoncentrować się na rzeczach naprawdę ważnych. Powinniśmy również zadbać o wcześniejsze przekazanie uczestnikom spotkania wszystkich niezbędnych materiałów. Niekiedy zdarza się, że otrzymują je dopiero na spotkaniu, co wprowadza zamieszanie i niepotrzebnie wydłuża spotkanie.

Podobne artykuły:

Nie bójmy się przerwać spotkania, przełożyć go, jeżeli zobaczymy, że uczestnicy nie są przygotowani albo też mają ważniejsze tematy bieżące. Koncentracja wszystkich uczestników ma wyjątkowo duży wpływ na produktywność spotkań. Jeżeli ktoś nie jest w wystarczającym stopniu skupiony, to efektem jest nie tylko dłuższe spotkanie. Potrzeba dodatkowego czasu na wymianę maili, rozmowę z uczestnikami wynikającą z niezrozumienia tematów spotkania. Należy się także liczyć z błędami w wykonaniu zadania, bo może się przecież zdarzyć, że ktoś w trakcie definiowania tematu akurat musiał odpisać na ważnego maila i nie do końca zrozumiał ustalenia.

Co zamiast spotkania?

Warto pamiętać też o zasadzie „mniej znaczy więcej”. Im mniej osób zaprosimy na spotkanie, tym lepiej. Najlepiej omawiać sprawy w 2-3 osobowym gronie, bo wtedy możemy liczyć na najwyższą uwagę i zaangażowanie uczestników. W większych zespołach zawsze jest tak, że część osób uczestniczy w spotkaniu mniej aktywnie. A nieaktywny czas to stracony czas. Jeśli nie możemy z różnych względów pozwolić sobie na ograniczenie grona rozmówców, warto zaprosić na spotkanie osobę z odpowiednim autorytetem, która będzie je moderować, minimalizując ryzyko pojawienia się niepotrzebnych dygresji czy powracania do kwestii, które już omówiono. A to niestety zdarza się bardzo często – po kilku godzinach uczestnicy po prostu nie pamiętają o czym rozmawiali na początku.

BPSC Marcin Orocz