Metody jakościowe - faza wzrostu i stabilizacji

Metody jakościowe - faza wzrostu i stabilizacji Image courtesy of Gualberto107/FreeDigitalPhotos.net

Diagram przebiegu procesu, schemat blokowy, SIPOC - RASCI, FMEA, matryce odpowiedzialności i umiejętności, audyt oraz audyt follow-up, audyty działań korygujących. To tylko niektóre z trudnych zagadnień, które warto poznać.

W poprzednich wydaniach opisywaliśmy szczegółowo metody, narzędzia i techniki jakościowe stosowane w dwóch pierwszych fazach - zbierania danych oraz ich przesiewania, czyli przygotowania oraz przeprowadzania analizy. Tym razem pragnę skupić się na przedstawieniu narzędzi stosowanych w ostatniej fazie - fazie wzrostu i stabilizacji.

Faza wzrostu i stabilizacji

To faza formułowania wniosków oraz kompletowania dokumentacji. Jest ona jedną z najważniejszych faz w jakości. Nie sztuką jest kompletowanie informacji, robienie wykresów oraz diagramów, trzeba wiedzieć, po co się to robi. Faza wzrostu i stabilizacji pozwala nam kompletnie zakończyć cykl PDCA, uporządkować dokumentację, wprowadzić standardy i dokumentację w życie oraz ocenić efektywność działań korygujących.

Do narzędzi zaliczanych do tej fazy należą m. in.:

  • Diagram przebiegu procesu (schemat blokowy).
  • SIPOC - RASCI.
  • FMEA.
  • Wszelkiego rodzaju matryce odpowiedzialności i umiejętności.
  • Audyty oraz Audyty follow up (działań korygujących).

Diagram przebiegu procesu

Diagram jest to graficzny sposób przedstawienia procesu. Jest to swoistego rodzaju pismo obrazkowe pokazujące kolejne kroki lub sekwencje procesu.
Stosuje się specjalne symbole graficzne dla oznaczenia np.: pierwszej operacji, kolejnych etapów procesu, zakończenia, dokumentów, punktów kontroli, podejmowania decyzji, dokumentacji, baz danych.

Typowe są dwa podejścia do tworzenia diagramu: konwencjonalny oraz wielofunkcyjny (cross functional, swim line), który opisuje również role i poszczególne obowiązki w całym procesie. Diagram wielofunkcyjny może mieć układ horyzontalny (najpopularniejszy) lub wertykalny (poziomy). W wersji poziomej po prawej stronie są wyznaczone poszczególne funkcje (stanowiska) a obok ustawione są odpowiednio etapy procesu zachowując nie tylko chronologię, ale również kolejność stanowisk.

SIPOC - RASCI

Jest to również narzędzie stosowane do opisu procesu, jednak bardziej złożone, kompleksowe i zawiera zdecydowanie więcej informacji. Narzędzie to może być stosowane do każdego rodzaju procesu i jest całościowy opisem czynności, zasobów, odpowiedzialności i przesyłania informacji.
Zawartość jest opisana w nazwie narzędzia, ponieważ nazwa składa się z pierwszych liter kolumn zawierających specyficzne informacje o każdym etapie procesu. Każda część SIPOC lub RASCI może też funkcjonować osobno lub wspólnie. Przy każdej zmianie procesu, odpowiedzialności lub obiegu informacji należy pamiętać o zmianie dokumentu.

  • S - Supplier - dostawca danego kroku procesu.
  • I - Input - wejście do kroku procesu.
  • P - Process - krok procesu.
  • O - Out put - wynik kroku procesu.
  • C - Customer - klient wew. /zew. kroku procesu.

Druga część tabeli zawiera następujące dane:

  • R - Responsible - Osoba odpowiedzialna za wykonanie.
  • A - Acountable - Osoba odpowiedzialna za funkcjonowanie procesu.
  • S - Supportive - Wsparcie.
  • C - Consulted - Konsultant.
  • I - Informed - Osoba informowana.

FMEA

Narzędzie FMEA jest obecnie standardem w branży automotive. Konieczność jego posiadania jest zobligowane specyfikacją ISO TS.

Należy pamiętać, że po każdej zmianie procesu, wprowadzeniu działań korygujących lub zapobiegawczych należy uaktualnić dokumentację - w tym również FMEA. Jest to swoiste udokumentowanie działań, uporządkowanie dokumentacji. Należy pamiętać o ponownej ocenie ryzyka i wyliczeniu nowych wartości RPN.

Matryce odpowiedzialności i umiejętności

Matryce są to dane tabelaryczne, które w prosty, graficzny sposób przedstawiają dane i definiują określone odpowiedzialności, umiejętności. Matryc może być wiele rodzajów i to do nas samych zależy, co w nich przedstawimy. Najbardziej popularne są właśnie niżej omówione tablice. Można też zawrzeć w jednej matrycy zarówno odpowiedzialność jak i umiejętności, gdyż obie te informacje są ze sobą w pewien sposób spójne i zależą od stanowiska pracy. Różnica jest tylko taka, że tablica umiejętności powinna być zrobiona na poziomie indywidualnym każdego pracownika a odpowiedzialności na poziomie stanowiska.
W tabeli odpowiedzialności mogą być zawarte różnego rodzaju odpowiedzialności w zależności, jaki proces podlega opisowi;

  • finansowa (w zależności od kwoty i stanowiska, centrum kosztów);
  • techniczna (tworzenie rysunków technicznych, specyfikacji);
  • jakościowa (za zwolnienie wyrobu, kontrola wizualna, testy);
  • decyzyjna (w zależności o rodzaju i stanowiska);
  • za zasoby ludzkie (szkolenia, ocena, rozwój, przesunięcia kadrowe).

Informacja o odpowiedzialności jest też zawarta w narzędziu SIPOC -RASCI pod postaciami R oraz A

Tablica umiejętności (tabela kwalifikacji, skill matrix) opisuje natomiast indywidualne umiejętności pracownika na konkretnym stanowisku. Mogą być też ukazane wzorcowe poziomy umiejętności, jako punkt odniesienia do indywidualnie posiadanych. Dzięki temu łatwo jest sporządzić potrzeby szkoleniowe i zaplanować rozwój pracowników, aby posiadać kadrę o odpowiednich kwalifikacjach.
Tablice odpowiedzialności lub umiejętności może też zawierać uprawnienia, które też są istotnym elementem i stanowią podstawę prawidłowego rozplanowania zasobów ludzkich oraz systemu pracy.
Możemy mówić o uprawnieniach:

  • licencjach, np.: licencjonowany zarządca nieruchomości;
  • uprawnieniach technicznych np.: spawania, pracy na wysokości, itd;
  • uprawnienia budowlane (projektowanie, kierowania pracami budowlanymi);
  • uprawnienia SEP`owskie;
  • uprawnienia na prowadzenie i obsługę wózków widłowych;.
  • konieczność posiadania specjalnego typu prawo jazdy;
  • certyfikaty, np. na audytora wiodącego, ISO/TS, VDA;
  • uprawnienia do zatrzymania pracy/linii oraz do wznowienia pracy.

Ważnej jest natomiast, aby dokumenty tez zawsze były aktualne i zgodne z rzeczywistością. Stanowią one ważną dokumentację oraz pozwalają na odpowiednie zarządzanie procesem, aby uniknąć przyszłych reklamacji, opróżnień w projektach, przestoi na liniach, zaburzeń w procesie. Pozwala to też na uzyskanie lepszej zdolności i powtarzalności procesu.

Audyty oraz Audyty FOLLOW UP

Audyty są jednym z podstawowych narzędzi usprawniania systemu wymaganym przez ISO 9001. Oprócz konieczności, większość osób nie zdaje sobie sprawy, jak ważną funkcję mają audyty dla organizacji.

Przede wszystkim pozwalają na:

  • - obiektywną ocenę procesów,
  • - identyfikację zagrożeń,
  • - optymalizację procesów;
  • - doskonalenie systemu;
  • - rozwiązywanie problemów;
  • - systematyzację i standaryzację w różnych obszarach;
  • - stabilny wzrost organizacji.

Audyty mogą pełnić funkcję działań zapobiegawczych, ponieważ podczas czynności z nim związanych mogą być zidentyfikowane potencjalne przyczyny niezgodności ustrzegając tym samym często przed prawdziwym zagrożeniem.

Audyty mogą być zaplanowane i systematyczne oraz specjalne - związane z konkretną sytuacją jak: reklamacje, duży lub nagły spadek/ wzrost wskaźników, zwiększona ilość niegodności. Pozwala to na szybkie reagowanie i identyfikacji problemów na miejscu ich powstawania. Należy pamiętać, że sam audyt nie kończy się na raporcie. Ważne jest zidentyfikowanie przyczyn niezgodności (root cause), ustalenie działań korygujących oraz sprawdzenie ich skuteczności. Po pewnym czasie ważne jest potwierdzenie ich efektywności i sprawdzenie w rzeczywistości funkcjonowania ustalonych działań. Są to dodatkowe audyty sprawdzające tak zwane follow up. Jest to finalne potwierdzenie, ze nasza organizacja prawidłowo się rozwija. Ze wszystkich audytowych aktywności należy utrzymywać zapisy.

Wszystkie omówione w tym wydaniu e-biuletynu narzędzia jakościowe to przede wszystkim metody pozwalające uporządkować dokumentację, wprowadzić standardy i dokumentację w życie oraz ocenić efektywność działań korygujących.

Całość tych wszystkich trzech faz (zbierania, przesiewania, wzrostu i stabilizacji) jest innym przedstawieniem logicznego cyklu rozwiązywania problemów oraz doskonalenia PDCA. Dlatego ważne jest, aby stosować je w każdym cyklu życia organizacji, każdej fazie rozwiązywania problemów a szczególnie nie zapominając o doskonaleniu.

Podobne artykuły:



Aleksandra Purzycka QualitySkills.pl

Dalej

x

0 komentarzy

Nie udało się dodać komentarza, spróbuj ponownie za chwilę

Komentarz powinien być dłuższy niż 5 znaków

Prosze wprowadzić prawidłowy adres e-mail

Nick powinien być dłuższy niż 4 znaki