Mity na temat systemów workflow cz. I

Mity na temat systemów workflow cz. I www.dreamstime.pl

System workflow to określenie przepływu dokumentów pomiędzy poszczególnymi pracownikami, charakterystyczny głównie w procesach biznesowych.

System ten to również dla wielu firm interesujący, ale nie do końca rozpoznany temat. O tym jak wiele pytań i wątpliwości nurtuje zainteresowanych, dowiadujemy się z bezpośrednich spotkań z klientami, dlatego postanowiliśmy podzielić się swoją wiedzą i rozwiać chociaż część z nich. Od dzisiaj rozpoczynamy cykl krótkich publikacji dotyczących faktów i mitów związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów. Przez kilka następnych tygodni, będziemy prezentować popularne teorie i rozprawiać się z nimi. Wszystko po to, żeby przybliżyć tematykę aplikacji do zarządzania informacją i wskazać dobre praktyki w optymalizowaniu procesów biznesowych.
Poniżej – pierwsza część cyklu, związana z mitami.

Podobne artykuły:

Mit 1

Workflow dzięki automatyzacji procesów zastąpi pracę ludzką – będą zwolnienia

Taki tok myślenia nie jest dobrym kierunkiem. Niektóre z aplikacji typu workflow faktycznie potrafią zautomatyzować część procesów, które zachodzą w przedsiębiorstwie, ale należy pamiętać, że powinny to być czynności wybrane, poprzedzone staranną analizą.  A więc takie, których automatyzacja ma sens, a nie wszystkie lub najbardziej popularne. Przedsiębiorstwa, które są świadome procesowego podejścia do biznesu, traktują narzędzia do tego służące jako usprawnienie dotychczasowych procedur. Co w praktyce oznacza, że system rzeczywiście odciąża pracowników od wybranych czynności, ale nie sprawia, że są przez to niepotrzebni a jedynie, że są bardziej efektywni i mają więcej czasu na obowiązki mające wpływ na kondycję firmy. Podejście to oznacza możliwość realizowania zadań, które przynoszą zysk: jeśli na przykład zostanie zautomatyzowany proces sprzedażowy to dział handlowy będzie w stanie zwiększyć liczbę obsługiwanych klientów, przygotować więcej ofert, co przełoży się na wyższą sprzedaż, a po finalizacji będzie mieć czas na efektywną obsługę posprzedażową. Wsparcie księgowości sprawi, że faktury nie będą wstrzymywane na poszczególnych szczeblach decyzyjnych, będą realizowane w terminie a system zapewni płynny przepływ dokumentów. Jeśli workflow usprawni pracę działu HR to odzyskany czas zostanie wykorzystany na przejrzenie dodatkowych ofert szkoleniowych, przygotowanie konkretnych propozycji i w efekcie podniesienie kwalifikacji pracowników. Kolejnym działem, którego obszar działania jest świetnym polem do usprawnień jest dział zakupów. Dzięki automatyzacji wybranych etapów procesu, workflow umożliwia załączanie dokumentów, automatyczne podejmowanie decyzji na podstawie ustalonych warunków i wybór oferenta. Przykładów praktycznych zastosowań jest wiele, warto jednak pamiętać, że celem narzędzi IT tego typu jest wsparcie pracy człowieka a nie zastąpienie go w 100%.

Mit 2

Moja firma nie nadaje się

Parafrazując stwierdzenie Gary’ego Doucet’a: “Prawdziwą wartością architektury korporacyjnej nie jest zrobienie lepszej architektury, ale powstanie lepiej działającej organizacji” możemy pokusić się o twierdzenie, że “Prawdziwą wartością systemów workflow nie jest zrobienie lepszego obiegu spraw, ale powstanie lepiej działającej organizacji”.

Jednym z podstawowych celów stawianych systemom tego typu  jest usprawnienie procesów, a nie przenoszenie ich w niezmienionym kształcie ze świata realnego do świata wirtualnego. Celem jest skuteczne zarządzanie i kontrola nad realizacją zadań.

W praktyce więc usprawnić możemy wszystkie działania, które realizujemy w organizacji. Automatyzacji lub usprawnieniu mogą zostać poddane teoretycznie wszystkie procesy biznesowe, nie ma więc przedsiębiorstwa, które nie nadaje się do tego, żeby korzystać z aplikacji tej klasy. Należy pamiętać, że organizacja, która znajduje się na niskim poziomie dojrzałości procesowej, ale posiada procesy choćby zidentyfikowane i opisane, będzie czerpać więcej korzyści niż taka, która nie zdaje sobie z nich sprawy. Świadomość ta jest kluczowa w procesie usprawniania.

Optymalne zarządzanie procesami biznesowymi przekłada się na wymierne korzyści w postaci uproszczenia procedur, usprawnienia obiegów informacji i dokumentów, uporządkowania zgromadzonej w firmie wiedzy, wyeliminowania błędów i wszystkich innych utrudnień, które są związane z ich realizacją. Kontrola nad ich przebiegiem to nie tylko generowanie raportów, ale również możliwość ciągłego mierzenia ich efektywności i optymalizacja.

Jeśli argumentem są słowa „Nie mamy czasu na takie rzeczy” to tym bardziej sygnał do tego, żeby przyjrzeć się temu, co dzieje się wewnątrz organizacji i czy pracownicy rzeczywiście są wydajni czy po prostu ekonomika ich pracy jest nieefektywna. Warto również zastanowić się czy takie stwierdzenie nie jest tylko wymówką i obawą przed zmianami. We wdrożeniu ogromną rolę odgrywa kultura organizacyjna i nastawienie na rozwój, nie tylko pracowników, ale też zarządu. Jeśli to jest negatywne, to duże szanse na to, że wdrożenie nie przebiegnie bez problemów.

Dlatego warto sobie zadać pytanie czy firmę stać na brak usprawnień w tym obszarze i czy nie podejmujemy ryzyka, że konkurencja to wykorzysta.

Mit 3

Workflow jest dobry dla dużych firm, które mają problemy z rosnącą ilością dokumentów

Korzyści, jakich dostarczają aplikacje tej klasy dowodzą, że są one dobrym rozwiązaniem zarówno dla dużych jak i małych przedsiębiorstw. W każdym z nich zachodzą procesy biznesowe o różnym stopniu złożoności, które odpowiednio zoptymalizowane przynoszą efekty w postaci uporządkowania informacji, dokumentów i zwiększenia efektywności działań.

Workflow jest narzędziem, które umożliwia usprawnienie niemalże wszystkich aspektów działania firmy, niezależnie od branży. Jeśli dostawca oddaje w ręce użytkownika również narzędzie do modelowania procesów – korzyści są jeszcze większe, ponieważ pojawia się możliwość automatyzacji tych z procesów, których nie obejmują inne używane w przedsiębiorstwie aplikacje. Nie ma więc znaczenia wielkość firmy, ale kluczowe jest nastawienie na ulepszenia i ciągły wzrost i poziom złożoności procesów i rozproszenia informacji.

Istotną kwestią pozostaje brak wiedzy w organizacji o tym, ile czasu rzeczywiście zajmuje pracownikom dotarcie do odpowiedniej informacji i niechęć, która towarzyszy zmianie procedur, a wynika z obawy o utratę ustalonych pozycji i zmianę znanej już, wygodnej rzeczywistości (nawet jeśli ta wcale wygodna nie jest). A jeśli wdrożenie ma przynieść korzyść to właśnie poprzez ulepszenie działania firmy, a nie bezmyślne powielanie w rzeczywistości wirtualnej procedur ze świata realnego.

Aplikację należy wykorzystać do automatyzacji procesów wszędzie tam, gdzie decyzja zależy od parametrów a informacje potrzebne do jej podjęcia znajdują się w innych systemach informatycznych (do których wcale nie musimy mieć dostępu).

Wyeliminować w ten sposób można także pomyłki, wynikające z natłoku zadań ( między innymi dzięki ustawieniom akceptacji decyzji/kroku, ustaleniu indywidualnej ścieżki obiegu informacji oraz nadzoru terminów i wykonywania zadań). Choć, jak wiemy z historii, drobne pomyłki potrafią mieć ogromne konsekwencje, najczęściej ich usuwanie jest po prostu żmudną, dodatkową pracą, której - co najbardziej irytujące - w łatwy sposób można było uniknąć.

Podobne artykuły:

CCA Europe.pl Sp. z o.o. Anna Płachytka