O tym jak wiele pytań i wątpliwości nurtuje zainteresowanych, dowiadujemy się z bezpośrednich spotkań z klientami, dlatego postanowiliśmy podzielić się swoją wiedzą i rozwiać chociaż część z nich. Od dzisiaj rozpoczynamy cykl krótkich publikacji dotyczących faktów i mitów związanych z elektronicznym obiegiem dokumentów. Przez kilka następnych tygodni, będziemy prezentować popularne teorie i rozprawiać się z nimi. Wszystko po to, żeby przybliżyć tematykę aplikacji do zarządzania informacją i wskazać dobre praktyki w optymalizowaniu procesów biznesowych.
Poniżej – druga część cyklu, związana z mitami.
Mit 4 - Aplikacja powinna odwzorowywać procesy zachodzące w rzeczywistości
To kolejny mit, z którym często mamy do czynienia. Wybór procesów biznesowych, które mają być przeniesione do aplikacji powinien być poprzedzony rzetelną analizą przedsiębiorstwa i zachodzących w nim procesów. Właściwie przeprowadzona analiza biznesowa powinna wskazać obszary, które:
- Powinny być koniecznie wsparte przez system, ponieważ ich zmiana może mieć strategiczne znaczenie dla osiągnięcia zamierzonych celów.
- Warto usprawnić, ponieważ pomoże to zdobyć przewagi konkurencyjne w aspektach, w których firma konkuruje.
- Ich sposób działania nie wymaga wsparcia systemem, bądź ich wsparcie nie zapewni znaczącej, pozytywnej zmiany.
Analiza zawsze dostarcza informacji, które mogą stanowić rekomendacje zmian w procesach. Pytanie raczej dotyczy wykorzystania tych informacji. Przy czym, nie należy mylić optymalizacji z automatyzacją. Automatyzacja jest oczywiście usprawnieniem, ponieważ czynności wykonywane do tej pory przez ludzi zastępuje praca komputerów, niemniej nie tylko a nawet przede wszystkim nie o to chodzi.
Dość rzadko mamy do czynienia z sytuacją, w której wprowadzamy samą automatyzację, czyli przenosimy czynności ze świata realnego do aplikacji bez zmian. Oczywiście może się tak zdarzyć, iż wnioski z analizy biznesowej wykażą, że to rzeczywiście najlepsza droga. Znacznie częściej jednak okazuje się, że optymalizacja jest możliwa i wskazana. Wtedy mamy do czynienia z sytuacją, w której warto zdać się na doświadczonych analityków, którzy współpracując ściśle ze specjalistami dziedzinowymi, w fachowy sposób przygotują rekomendacje zmian, i cytując kultowy film „Poszukiwany, poszukiwana” S. Barei – wykażą „ile takie oszczędności przynoszą deficytu”.
A mówiąc poważnie - pomogą wypracować zasadność biznesową planowanych zmian
Zarówno tworzenie nowych systemów, jak i wdrażanie aplikacji już istniejących na rynku powinno być okazją do redefiniowania procesów. Nowe definicje procesów uwzględniają zarówno zmiany wynikające bezpośrednio z zastosowania technologii (nowe sposoby komunikacji, eliminacja czynności wykonywanych ręcznie), jak i te wynikające z analizy biznesowej a nie związane z informatyzacją.
Tylko przemyślane rozwiązania dają efekty, ta zasada sprawdza się wszędzie więc również w IT. Dlatego prawidłowo prowadzone wdrożenia aplikacji zarządzających tokiem pracy pozwalają na znaczne podniesienie efektywności procesów, wpływających bezpośrednio na zdolność konkurowania.
Obecna sytuacja ekonomiczna, związana z permanentnym nasyceniem rynku i stałej przewagi podaży nad popytem, zmusza przedsiębiorstwa do nieustannej rywalizacji, nie w jednym, ale zazwyczaj w wielu obszarach. Aby rywalizować ceną należy redukować koszty działania, w każdym nawet najdrobniejszym aspekcie (od eliminowania długotrwałego procesu akceptacji dokumentów kosztowych, po elektroniczne obiegi wszelkich formalizmów typu wnioski urlopowe, delegacje, korespondencja), aby konkurować jakością obsługi klienta należy skrócić jak najmocniej czas reakcji i dostarczyć osobie obsługującej komplet potrzebnych do tego (i tylko takich) informacji, itd.
Warto pamiętać, że to właśnie potrzeby organizacji powinny być głównym kryterium przy wyborze rozwiązań informatycznych, a nie aktualne trendy w informatyzacji, rekomendacje firm informatycznych czy marka i cena dostawcy rozwiązań.
Podobne artykuły:
Faktury w chmurze – bezpieczne zarządzanie dokumentacją
Polskie firmy coraz chętniej korzystają z cyfrowego obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Niestety, wciąż nie udało się wyplenić nawyków, typowych dla użytkowania form „papierowych”, Rozwiązaniem wydaje się być przeniesienie dokumentacji do chmury.
Workflow – usprawnij pracę w swojej firmie!
Im większa firma, tym większy kłopot z jej sprawnym zarządzaniem. Wiedzą coś o tym prezesi dużych placówek, ale również i osoby odpowiedzialne za pracę poszczególnych działów, złożonych czasem z kilku, a czasem i z kilkudziesięciu osób.
Zredukuj koszty związane z obsługą dokumentów nawet o 40 procent. To proste!
Jeśli prowadzisz firmę w oparciu o tradycyjny, papierowy obieg dokumentów, może nie zdajesz sobie nawet sprawy z kosztów, jakie w związku z tym ponosisz. Bo analogowy obieg dokumentów to nie tylko wydatki na papier.
