Mniej niż połowa firm używa oprogramowania do planowania i budżetowania

Mniej niż połowa firm używa oprogramowania do planowania i budżetowania sxc.hu

Jesienią, redakcja portalu Decyzje-IT.pl opublikowała raport na temat popularności systemów wspomagających planowanie i budżetowanie. Wg autorów: tylko 44% firm stosuje oprogramowanie ułatwiające tworzenie i rozliczanie swoich budżetów.

Z czego tyko 39% używa dedykowanych aplikacji, innych niż arkusz kalkulacyjny.

Badania ankietowe przeprowadzono w lipcu i sierpniu br. wśród firm biorących udział w kolejnych edycjach konkursu: „Gazele Biznesu” i stosujących w swojej działalności jakąś formę budżetowania. Na podstawie odpowiedzi zebranych podczas wywiadów telefonicznych autorzy badania ustalili, że właśnie 44% respondentów używało oprogramowania komputerowego do tworzenia firmowych budżetów jednak większość z tych nich korzysta z arkusza kalkulacyjnego. Gdy próbowano ustalić jaki procent uczestników konkursu organizowanego przez wydawcę dziennika Puls Biznesu, okazało się, że tylko 39% z nich wykorzystuje dedykowane systemy controllingowe.
Podane wyżej liczby to uśrednione wartości i jak łatwo przewidzieć, lepiej (jak to zwykle bywa) zinformatyzowane są przedsiębiorstwa większe niż firmy małe czy nawet średnie.

Podobne artykuły:

Badacze próbowali też ustalić przyczyny niskiego nasycenia tego rynku aplikacjami wspomagającymi pracę specjalistów do finansów. Wśród najczęściej deklarowanych przez respondentów powodów nieużywania specjalistycznego oprogramowania, autorzy raportu wskazują:


  • postrzeganie tego typu narzędzi jako kosztownych w zakupie i utrzymaniu, wymagających dodatkowej administracji,
  • brak zgody zarządów na zakup narzędzi tej klasy.

Czy te oceny są słuszne?

Trudno w tym momencie mówić o przypadku każdego z rozwiązań dostępnych na rynku. Jednak, sądzę, że wśród wskazywanych przez Decyzje-IT powodów, wiele z nich, zwłaszcza tych, które dotyczą kosztów zakupu, utrzymania czy wymogów kompetencyjnych do utrzymania to stereotypy.

Obecna oferta rynkowa w zakresie systemów do budżetowania i analiz jest coraz ciekawsza, czy to pod względem przyjazności użytkowania czy funkcjonalności zbliżona do siebie: „W pierwszym przypadku, czyli wówczas gdy mówimy o prostocie obsługi, większość dostępnych na rynku rozwiązań nie wymaga bardziej specjalistycznych umiejętności niż popularne pakiety biurowe. Administrowanie takim oprogramowaniem na poziomie działu IT również nie wymaga jakichś specjalnych inwestycji w sprzęt, oprogramowanie serwerowe czy bazodanowe.

Pozostaje więc kwestia kosztów. Tutaj również nie należy popadać w panikę, czy ulegać obiegowym opiniom. Koszty zakupu, usług wdrożeniowych i utrzymania są pochodną wymaganej funkcjonalności i liczby potrzebnych licencji. Firmy, które z jakichś powodów nie mogą sobie pozwolić na tradycyjny zakup, zawsze mogą rozważyć opcję leasingu takiego oprogramowania czy jeden z wielu modeli abonamentowych, które opierają się na założeniu, mówiącym że: dostawca utrzymuje system na własnych serwerach, dostęp dzierżawionego rozwiązania controllingowego odbywa się wówczas w poprzez specjalnie zabezpieczone łącza internetowe, a do jego obsługi wystarcza przeglądarka internetowa.

Obawy są ważne, ale świadomość korzyści to podstawa

Oczywiście, należy rozważyć wszystkie czynniki mające wpływ na koszty zakupu i posiadania systemu, jednak do pełnej oceny potrzeba nam czegoś więcej. Tym czymś są oczywiście oczekiwane korzyści:
Za inwestycją w systemy do budżetowania i analiz przemawiają liczne argumenty, Na poziomie ogólnych rozważań warto wymienić kilka podstawowych: np. dotyczących komfortu pracy i jej czasochłonności: Systemy controllingowe pozwalają znacznie skrócić nawet najbardziej złożone procesy planowania. Minimalizują także ryzyko błędów ludzkich: raz określone parametry, np. nazwy produktów, czy kontrahentów, miejscowości, itd. są zawsze takie same, niezależnie od tego ile osób uczestniczy w procesie tworzenia budżetu działu czy firmy i ile wersji budżetów zazwyczaj w takim procesie powstaje. Jednoznaczna terminologia przyjęta raz, na etapie wdrożenie, a ściślej rzecz biorąc jednej z jego faz: czyszczenia danych sprawia, że odpadają nam problemy związane z interpretacją poszczególnych pozycji budżetowych, przygotowanych przez wszystkich uczestników budżetowania, a posługujących się np. najpopularniejszym narzędziem czyli arkuszem kalkulacyjnym.


Również tworzenie sprawozdań finansowych staje się prostsze i w dużej mierze zautomatyzowane. Wreszcie ostatnia sprawa: dzięki systemom controllingowym, kadra menedżerska może sprawdzać stan realizacji budżetu samodzielnie, w dowolnym momencie czasu, dla dowolnego wymiaru i dowolnej miary: rynku, handlowca, dystrybutora, produktu, klienta, wartości sprzedaży, jej ilości , rentowności, itp. Co więcej, kontrola dowolnie wybranych wskaźników budżetowych może być prowadzona z dużo większą niż dotąd szczegółowością: dzięki technikom typu: ”drill-down” można zejść do poziomu pojedynczej transakcji wpływającej na ostateczną wartość badanego zjawiska. Nie trzeba do tego żadnej specjalistycznej wiedzy i znajomości języków programowania. Większość operacji wykonuje się za pośrednictwem myszki i techniki przeciągnij-upuść. Nawet najbardziej złożone analizy mogą powstawać w ten właśnie sposób i nie da się ich równie łatwo czy równie szybko przeprowadzić w zwykłym arkuszu kalkulacyjnym. Tyle, jeśli chodzi o ogólne korzyści.

Ich ostateczna lista jest zazwyczaj bardzo długa i zależy od tego, kto i do jakich celów chce systemów controllingowych używać. Jak zatem ustalić potencjalny wpływ zakupu takiego rozwiązania na wyniki firmy? Najlepszą metodą jest po prostu szczera rozmowa z dostawcami podczas której opowiecie im o swoich potrzebach i poprosicie o pokazanie możliwości oferowanego systemu przy wykorzystaniu rzeczywistych danych z Waszej firmy. Poważni dostawcy nie odmówią i będą w stanie przygotować np. rzetelne warsztaty, podczas których będziecie pracować na docelowym rozwiązaniu, w oparciu o swoje dane źródłowe i z uwzględnieniem własnych procesów. Tego typu warsztaty zwykle nie kosztują dużo, a pozwalają bardziej świadomie ocenić sensowność inwestycji w nawet najtańszy na rynku system controllingowy.

DomData AG Sp. z o.o. Grzegorz Joachimiak