Na jakim jesteś poziomie dojrzałości procesowej?

Na jakim jesteś poziomie dojrzałości procesowej? Image courtesy of posterize/FreeDigitalPhotos.net

W artykule powołano się na wyniki raportu - Dojrzałość procesowa organizacji, który znajduje się na stronie internetowej www.procesowcy.pl

Według wyników badania „Dojrzałość procesowa organizacji” tylko 12% organizacji w Polsce zarządza procesami, czyli identyfikuje, opisuje i mierzy procesy biznesowe, a następnie na podstawie zebranych danych podejmuje decyzje zarządcze.

Organizacja w przekroju „poprzecznym”

Zarządzanie procesowe pozwala odejść od funkcjonalnego spojrzenia na strukturę organizacyjną, w aspekcie poszczególnych działów/departamentów, do spojrzenia z punktu widzenia ciągu wykonywanych czynności, które mają przynieść określony rezultat.

Opis przypadku:

Firma szkoleniowa „Kluczowe kompetencje” otrzymała zlecenie na realizację cyklu szkoleń menedżerskich. Proces realizacji projektu rozpoczyna się od przyjęcia zamówienia przez Dział Sprzedaży - Menedżer ds. kluczowych Klientów. Następnie kopia zamówienia przekazywana jest do Działu Księgowości, a zlecenie przekazywane jest do realizacji w Dziale Obsługi Projektów. Koordynator Projektu na bazie informacji przekazanych przez dział sprzedaży kontaktuje się z Klientem i Trenerem/Trenerami w celu doprecyzowania założeń merytorycznych i organizacyjnych projektu - ustalane są między innymi cele szkoleniowe, metody oceny efektywności szkoleń i podział zadań, które należy wykonać w całym projekcie. Na podstawie ustaleń Zespół Obsługi Projektów, zgodnie z ustalonymi procedurami/opisanymi procesami, zajmuje się rezerwacją sali szkoleniowej, noclegów dla uczestników, przygotowaniem materiałów szkoleniowych i zapewnia dostarczenie materiałów na miejsce szkolenia. W trakcie całego procesu Koordynator Projektu czuwa nad terminową realizacją zadań i realizacją założeń merytorycznych i organizacyjnych, na bieżąco monitoruje wykonywane zadania. Trener odpowiada za realizację celów szkoleniowych, prowadzenie szkolenia zgodnie z programem i dostarczenie wypełnionych ankiet ewaluacyjnych. Na podstawie zebranych ankiet Zespół Obsługi Projektów opracowuje raport poszkoleniowy. Koordynator Projektu analizuje wyniki ewaluacji, opracowuje raport poszkoleniowy, a następnie przekazuje go do Działu Sprzedaży. Menedżer ds. kluczowych Klientów prezentuje wyniki raportu i podsumowuje projekt podczas spotkania u Klienta. Po zatwierdzeniu zamknięcia projektu przez Klienta, Menedżer przekazuje informację do Działu Księgowości, który wystawia fakturę za zrealizowane szkolenia.

Koordynator Projektu raportuje Dyrektorowi ds. szkoleń wyniki analizy zrealizowanych procesów, m.in. zawarte w ankietach ewaluacyjnych oceny pracy i kompetencji Trenerów, oceny organizacji i miejsca szkolenia, zrealizowane cele szkoleniowe, terminowość realizacji projektu, ewentualne utrudnienia, które mogły się pojawić w trakcie realizacji projektu. Na podstawie zebranych danych Koordynator Projektu i Dyrektor ds. szkoleń podejmują decyzję o utrzymaniu status quo lub usprawnieniu/reorganizacji procesów.

Z punktu widzenia przedstawionej wyżej firmy szkoleniowej, możemy uznać, że firma zarządza procesami biznesowymi. Spełniono następujące kryteria:

  • Procesy zostały zidentyfikowane i opisane.
  • Określono sposoby mierzenia procesów.
  • Procesy zostały zmierzone.
  • Na podstawie zebranych danych podjęto decyzję o braku zmian/reorganizacji procesów.

Gdzie tu jest dojrzałość procesowa organizacji?

Na to pytanie mógłby odpowiedzieć Trener. Trener potwierdzi, że firma „Kluczowe kompetencje” jest dojrzała procesowo, jeśli odpowie, że:

  • Wie, w jakich procesach uczestniczy
  • Procesy zostały opisane i są mierzone
  • Zna cele procesów
  • Wie, w jaki sposób jego praca przyczynia się do realizacji celów firmy.

Strategiczny wymiar zarządzania procesami

Z punktu widzenia kadry zarządzającej wyższego szczebla, zarządzanie procesami biznesowymi pozwala na realizację celów strategicznych w sposób dynamiczny, dostosowujący procesy do zachodzących zmian i pozwalający na reorganizację procesów w taki sposób, aby zapewnić przewagę konkurencyjną i dostarczyć maksymalne wartości dla Klienta.

Jak wskazano w raporcie „Dojrzałość procesowa organizacji”, „Kluczem do zarządzania procesami i ich ciągłej poprawy jest przełożenie wizji i strategii organizacji na cele strategiczne i cele procesów, a te z kolei powinny przekładać się na cele zdefiniowane dla poszczególnych pracowników. Zbyt dużo energii i czasu (który przecież łatwo przeliczyć na pieniądze) jest marnowane na opisywanie, mierzenie i analizowanie procesów wspierających, które oczywiście są bardzo ważne, lecz nie dotykają bezpośrednio istoty działalności biznesowej, czyli miejsca, w którym powstaje najwięcej wartości dodanej w organizacji. To „miejsce” to procesy główne, które zazwyczaj obejmują obszar produkcji lub dostarczania usług, obszar sprzedażowy, obszar relacji posprzedażowych. To właśnie procesy z tej grupy powinny być szczegółowo opisane i poddane ciągłym pomiarom.”

Krótki test na dojrzałość procesową

Sprawdź, czy w Twojej organizacji wdrożono/ma szanse na skuteczne wdrożenie system/u zarządzania procesami.

Udziel odpowiedzi TAK lub NIE

Organizacja, w której pracuję:

  • Określiła właścicieli procesów.
  • Zidentyfikowano i opisano wyłącznie procesy wytwarzające największą wartość.
  • Procesy zostały zidentyfikowane tylko z konieczności, ponieważ realizujemy procesy informatyczne.
  • Dokumentacja procesowa jest publikowana w ogólnie dostępnym miejscu.

Jeśli jednoznacznie odpowiedziałeś NIE na pytanie 3 i TAK na pozostałe pytania, jesteście na dobrej drodze. Wymienione wyżej czynniki są najczęstszą przyczyną nieskutecznego wdrożenia systemu zarządzania procesami.




Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób modelować procesy biznesowe i nimi zarządzać, zapraszamy na studia podyplomowe „Zarządzanie procesami biznesowymi” http://www.mdscentrum.pl/aktualnosci/28,zarzadzanie-procesami-biznesowymi-studia-podyplomowe

Podobne artykuły:


Bożena Bukal MDS Centrum Wsparcia Biznesowego