Nowa siedziba to szansa na pozytywne zmiany

Nowa siedziba to szansa na pozytywne zmiany anitab0000 - sxc.hu

Przeprowadzkę firmy można wykorzystać dla poprawy funkcjonowania organizacji. Wynajmując nową powierzchnię, automatycznie szukamy też oszczędności, rzadko jednak zdajemy sobie sprawę, jak wiele elementów wpływa na efektywność biura i jakość pracy.

Twoja firma zmienia siedzibę ze względu na wzrost liczby zatrudnienia lub potrzebę konsolidacji oddziałów w jednym budynku? A może potrzebuje prestiżowego biura, które będzie jej wizytówką? Niezależnie od przyczyny, wybierając nową siedzibę, warto poszukać również możliwości redukcji kosztów. Przeprowadzka to także świetna okazja do weryfikacji schematu organizacyjnego i wdrożenia zmian, które podniosą efektywność pracy zespołu.

W poszukiwaniu oszczędności – ocena efektywności czynszu

Każda zmiana w organizacji zachęca do poszukiwania oszczędności – nic dziwnego, że szukając nowego biura myśli się także o optymalizacji kosztów. Większość firm główną uwagę przy selekcji ofert zwraca na czynsz. Cena za metr kwadratowy nie jest jednak wymierną informacją, a porównanie ofert pod tym właśnie względem może być mylące – m.in. dlatego, że powierzchnia bywa liczona według różnych norm. Na finalny koszt najmu wpływa także wiele innych elementów, takich jak opłaty eksploatacyjne czy wydajność energetyczna budynku. Tzw. service fee ma stały wymiar, ok. 16-22 zł/m2 miesięcznie, ale może pokrywać różne elementy. Na koszt użytkowania danego biura składa się także udział najemcy w powierzchniach wspólnych – recepcji budynku czy salach konferencyjnych. Powierzchnia taka może sięgać do 20 proc., choć w chwili obecnej średnia to 4,6–6,5 proc.

Co jeszcze determinuje wysokość czynszu? Efektywność wykorzystania powierzchni w danej lokalizacji – optymalna aranżacja i przemyślany układ mogą generować najemcy kolejne 20–25 proc. oszczędności. I dopiero wypadkowa wszystkich tych czynników, w odniesieniu do ceny za metr kwadratowy, pozwala określić szacunkowy koszt najmu, a przedstawicielowi rynku nieruchomości zapewnia podstawę do negocjacji.

Rynek sprzyja najemcy

Obecną sytuację na rynku nieruchomości komercyjnych określić można mianem „rynku najemcy”, który pozwala na wypracowanie bardzo atrakcyjnych warunków najmu w nowych biurowcach. Duża liczba nowych inwestycji i wysoki procent pustostanów zmusza deweloperów do daleko idących negocjacji. To dobry moment na poszukiwanie nowego biura, jednak żeby rzetelnie ocenić możliwości danej oferty potrzeba dużego doświadczenia. Posiadający je profesjonalni doradcy firmy mogą wypracować dla swojego klienta nawet do 1 000 zł oszczędności na każdym metrze kwadratowym.

CASE STUDY: Nawet do 700 tys. zł. oszczędności przy wynajmie biura ok. 750 m2

Klient: Firma z branży marketingowej, zatrudniająca 70 osób, poszukująca nowego biura.

Własna kalkulacja potrzeb: ok. 850 m2, z rozplanowaniem powierzchni w układzie mieszanym gabinetowo-otwartym.

Działania Commerson: Po weryfikacji przez doradcę przygotowanego planu okazało się, że potrzeby klienta można efektywnie zrealizować już w lokalu o powierzchni ok. 750 m2. Wymagania najemcy zostały wpisane w trzy propozycje, w równie dobrej lokalizacji, nieznacznie różniące się wysokością czynszu – od 11,3 do 12,9 €/m-c.

Elementy warunkujące wybór oferty:

1. Bardzo dobra efektywność wybranego budynku, dająca 10% oszczędności w ramach czynszu, bez straty funkcjonalności – ok. 400 tys. oszczędności przez 5 lat trwania umowy.

2. Różnice w kosztach opłat serwisowych – od 3 do 4 €/m2 – różnice rzędu ok. 200 tys. przez 5 lat.

3. Koszt miejsc postojowych – różnice do ok. 250 tys. za 16 miejsc/m-c.

4. Udogodnienia ze strony dewelopera:

  • dostarczenie powierzchni „pod klucz” w cenie– koszt ok 30€ /m2 przebudowanej powierzchni
  • ponad 12 miesięcy „wakacji czynszowych”

Efekt: Szczegółowa analiza elementów składowych przedstawionych ofert i negocjacje z właścicielem pozwoliły wygenerować przy wybranej nieruchomości oszczędności rzędu 700 tys. zł. w przeciągu pięcioletniego najmu.

Biorąc pod uwagę wszystkie elementy warunkujące czynsz efektywny – także koszty związane z przeprowadzaniem adaptacji i zachęty, na jakie można liczyć ze strony dewelopera, może okazać się, że budynek pozornie droższy przyniesie długofalowe oszczędności. Cena za metr kwadratowy, nawet obniżona dzięki negocjacjom przeprowadzonym przez doświadczonego doradcę, to jedynie ok. 30 proc. wydatków. Na pełen koszt najmu składa się wypadkowa wszystkich opłat oraz efektywność powierzchni. Audyt potrzeb klienta oraz zestawienie szczegółów wybranych ofert, przeprowadzone we współpracy z doradcą, pozwalają nie tylko oszacować finalne oszczędności płynące z wybranej oferty, ale także dopasować ją do potrzeb najemcy.

Podobne artykuły:

Efektywność aranżacji – lepsza przestrzeń do pracy

Zmieniając biuro zyskujemy nową przestrzeń do pracy. Trzeba przy tym pamiętać, że jej zagospodarowanie ma wpływ na kulturę organizacyjną firmy, komfort i sposób pracy – i to na najbliższe 5 czy nawet 10 lat. Właściciele budynków prezentują najemcom ogólnikowy plan piętra, na podstawie którego trzeba oszacować nie tylko efektywność tej przestrzeni, ale także stopień potrzebnych adaptacji. Zazwyczaj dopiero personalizacja tych planów, którą może zapewnić kompleksowa obsługa doradcy do spraw nieruchomości, pozwala faktycznie ocenić możliwości danego lokalu i znaleźć odpowiednie dla klienta rozwiązania z zakresu workplace solutions. W tym celu niezbędne jest jednak doświadczenie po stronie rynku nieruchomości i wewnątrz dużych korporacji – zarówno w zakresie rozplanowania pomieszczeń czy ustawienia mebli, jak i tego jak zagospodarowanie pokoi socjalnych wpływa na organizację pracy w firmie. Nie można zapominać, że czasem tak drobny zabieg, jak usunięcie koszy na śmieci z przestrzeni biurowej i pozostawienie ich jedynie w strefie relaksu może zmienić sposób kontaktowania się pracowników. W praktyce ogranicza to też koszty sprzątania, zmniejszając liczbę śmietników i dbając o segregację odpadów.

CASE STUDY: Zagospodarowanie przestrzeni drogą do oszczędności

Klient: Firma z branży innowacyjnych rozwiązań IT (R&D) zatrudniająca 40 osób.

Własna kalkulacja potrzeb: ok. 270 m2

Działania Commerson: Weryfikacja potrzeb klienta oraz wstępna selekcja potencjalnych ofert pozwalająca wyłonić 3 propozycje:

Budynek nr 1

  • prestiżowa lokalizacja
  • 11 piętro do wyłącznej dyspozycji najemcy, w nowopowstałym biurowcu
  • najwyższy czynsz wyjściowy: 17€
  • wakacje czynszowe w standardzie

Budynek nr 2 

  • świetna lokalizacja
  • budynek klasy B+, z atrakcyjnym, wewnętrznym patio, niewliczającym się w czynsz najmu
  • niższy czynsz z umowy
  • niższy standardem energetycznym budynku generujący wysokie opłaty dodatkowe - 23 zł za m2
  • ograniczone możliwości negocjacyjne w zakresie wakacji czynszowych

Budynek nr 3:

  • oferta ekonomiczna
  • budynek klasy B+
  • oferowany moduł powierzchni większy od potrzeb klienta – dodatkowe koszty

Wychodząc od rozwiązań podnoszących efektywność zagospodarowania przestrzeni – w tym przypadku zmiany typu biurek na bardziej standardowe – doradca był w stanie zredukować wymaganą powierzchnię z 270 m2 do 242 m2, które oferował pierwszy budynek. Standardy i parametry nowoczesnego biurowca sprawiły, że był on również najbardziej efektywną opcją pod względem dodatkowych kosztów.

Efekt: Finalny wybór pozwolił zaoszczędzić do nawet 150 tys. zł, w porównaniu z innymi rozważanymi propozycjami, przy jednoczesnej gwarancji najwyższego prestiżu.

Współpraca z doradcą daje nowe możliwości

Współpraca z doradcami i projektantami wyspecjalizowanymi w zakresie workplace solutions otwiera cały wachlarz możliwości kształtowania przestrzeni dla potrzeb danej organizacji. Doświadczenie przy całościowej obsłudze najmu pozwala też minimalizować koszty wykończenia, dzięki efektywnemu wykorzystaniu kontrybucji czy wakacji czynszowych, które można wynegocjować od dewelopera na rzecz prac adaptacyjnych.

Kłopotliwy proces przeprowadzki i zmiany biura może być, przy udziale doświadczonego wsparcia, nie tylko przeprowadzony sprawnie, ale i z dużym pożytkiem dla firmy. Odpowiedni wybór i adaptacja nowego lokalu pozwala na reorganizację pracy, redukcję kosztów czy po prostu poprawę warunków pracy w firmie. Warto wykorzystać obecną sytuację na rynku nieruchomości biurowych, która pozwala najemcom firmowym zyskać korzystne pod wieloma względami warunki najmu.


Commerson Nigel Wade