Nowe technologie lekarstwem na poprawę wydajności pracy

Nowe technologie lekarstwem na poprawę wydajności pracy Photo credit: PhotKing / Foter

Sukces firmy zależy od wielu czynników. Czasem wystarczy łut szczęścia, aby zaistnieć na rynku, jednak aby się na nim utrzymać i być w czołówce tych najlepszych potrzebny jest ciągły rozwój.

Pierwszy krok do postępu to zadbanie o wydajność pracy w firmie. Aby stale ją usprawniać, warto sięgać po innowacyjne rozwiązania i wdrażać do systemu pracy nowe technologie.

Według danych oszacowanych przez OECD i Eurostat, od 2008 r. wydajność pracy w Polsce stale rośnie - w 2012 r. odnotowano wzrost na poziomie 5,6%, który był najlepszym rezultatem w Europie[1].

Wciąż jednak wyniki efektywności pracy Polaków są znacznie niższe od tych, które osiągają nasi zachodni sąsiedzi. Jak szacuje ekonomistka dr Drozdowicz-Bieć, wydajność pracy w Polsce jest wciąż o 60-70% niższa, niż u Niemców  i Amerykanów [2].

Z kolei portal forsal.pl podaje, że czynnikami odpowiedzialnymi za taką różnicę jest biurokracja i zła organizacja pracy[3]. Jakie działania powinna zatem podjąć firma, aby usprawnić system pracy tak, aby wydajność utrzymywała się na wysokim poziomie i dorównywała zachodnim standardom?

Wydajniej w sieci

Według danych opracowanych przez Główny Urząd Statystyczny, ponad 95% polskich przedsiębiorstw używa komputerów[4]. Chociaż korzystanie z technologii jest jednym z czynników wpływających na wydajność pracy, to sama obecność komputera w firmie wcale nie gwarantuje jej wzrostu.

Kluczową zasadą przy stosowaniu nowych technologii jest bowiem skupienie się na potrzebach firmy i realizowanie ich za pomocą możliwości oferowanych chociażby przez komputer z dostępem do Internetu. Stąd wynika różnica pomiędzy dwoma, często mylonymi ze sobą pojęciami, czyli komputeryzacji i informatyzacji. Pierwszy proces polega jedynie na wyposażaniu danych jednostek w sprzęt komputerowy. Nadrzędna dla podnoszenia wydajności pracy jest informatyzacja, czyli stworzenie sieci, dzięki której firma ma możliwość szybkiego dostępu do danych, może nimi sprawnie zarządzać i wykorzystywać do realizacji celów przedsiębiorstwa. Efektami z wykorzystywania informatyzacji w poprawie wydajności pracy chwali się m.in. Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. Dzięki informatyzacji polskiej administracji publicznej o 71% poprawiła się koordynacja procesów w urzędach, a co za tym idzie, uzyskaną szybszy czas realizacji usług, a wzrost wyniósł aż 75%[5].

Na ratunek: e-learning

Podstawą rozwoju firmy jest stosowanie nowych rozwiązań z zakresu zarządzania pracą. Należy korzystać z nich na bieżąco, jednocześnie dbając o systematyczne szkolenia pracowników z ich wykorzystywania. Aby uniknąć organizowania kosztownych i czasochłonnych kursów, warto wykorzystać możliwości, jakie oferują techniki e-learningu.

Dla wprowadzania nowych koncepcji i przekazywania ich personelowi skutecznym narzędziem będą platformy LMS, czyli Learning Menagement System (System Zarządzania Nauczaniem). Działające na podobnych zasadach co systemy teleinformatyczne, LMSy gwarantują proste i przede wszystkim zdalne metody udostępniania aktywności szkoleniowej oraz analizowanie i raportowanie ich efektywności. Platformy LMS mogą okazać się więc złotym środkiem dla firm, które posiadają filie zlokalizowane na terenie całego kraju lub nawet poza jego granicami. Potencjał LMSów skutecznie wykorzystują przedsiębiorstwa franczyzowe, które za pomocą e-learningowych platform przekazują know-how firmy[6]. W ten sposób unikają nieporozumień, jakie mogą powstawać między franczyzodawcą a franczyzobiorcą, mają możliwość weryfikacji poziomu przyswojenia wiedzy przez pracowników, a w razie potrzeby są w stanie wyjaśniać niezrozumiałe kwestie. Poprzez szybką aktualizację i udostępnianie nowych schematów czy założeń za pomocą LMS, system pracy może działać sprawnie i pozostawać pod kontrolą, zwiększając jednocześnie wydajność pracy nie tylko pojedynczych pracowników czy filii, ale całej firmy.

Różne czynniki, większa wydajność

Funkcjonowanie przedsiębiorstwa można porównać do rośliny. Pielęgnowana i doglądana zdrowo rośnie, a zaniedbana usycha. Podobnie jest z firmą – aby odnosiła sukcesy i generowała zysk potrzebny jest jej ciągły rozwój, który praktycznie nie jest możliwy bez wysokiej wydajności pracy. Oprócz optymalizacji systemu pracy z wykorzystaniem technik e-learningu i informatyzacji, istnieją również inne czynniki mające wpływ na wydajność firmy. Jednym z nich jest podnoszenie kompetencji pracowników, którą to tematykę przedstawię w kolejnym artykule.  

Jest to pierwsza część cyklu "Optymalizacja wydajności pracy".

Źródła

[1] http://wyborcza.biz/Firma/1,101618,15112769,Polak_poprawia_wydajnosc_w_pracy__Ale_lepiej_nie_zarabia.html

[2] http://www.samorzad.pap.pl/depesza/wiadomosci_centralne/dep/131680/Pali-sie-w-rekach--Rekordowo-szybko-rosnie-wydajnosc-pracy-Polakow

[3] http://forsal.pl/artykuly/743659,wydajnosc-pracy-w-polsce-wzrosla-w-2012-r-najwiecej-w-europie.html

[4] http://stat.gov.pl/cps/rde/xbcr/gus/nts_spolecz_inform_w_polsce_10-2012.pdf

[5] http://szs.mac.gov.pl/SZS/aktualnosci/8736,Wplyw-informatyzacji-na-usprawnienie-dzialania-urzedow.html

[6] http://www.evolllution.com/distance_online_learning/e-learning-in-a-franchise-world/

Funmedia Sp. z o.o. Bartłomiej Postek