Nowoczesna archiwizacja dokumentów firmowych

Nowoczesna archiwizacja dokumentów firmowych Fotolia

Wszystkie firmy oraz zakłady pracy codziennie produkują coraz więcej informacji. Wszystko musi być w dzisiejszych czasach przedstawione w formie papierowej, a przez to tworzy się coraz więcej dokumentacji.

W zasadzie w każdej firmie, w którymś momencie, zaczyna brakować miejsca na całość dokumentacji, dlatego tak ważna jest archiwizacja niepotrzebnych na co dzień, ale zarazem bardzo ważnych dokumentów.

Wszystkie przygotowane do archiwizacji dokumenty trafiają do pomieszczenia, które nazywane jest składnicą akt (jeżeli nie ma dokumentacji kategorii A, czyli takiej którą przechowuje się wieczyście i po pewnym czasie przekazuje do archiwum państwowego) albo archiwum zakładowym (gdy dokumentacja kat. A była wytwarzana). Sprawa pomieszczenia archiwalnego jest prosta dla firm, które dysponują jakimś zapleczem, jednak wiele firm ma i z tym problem. Rozwiązaniem może okazać się pewna usługa dla firm, dzięki której dokumentacja będzie przechowywana, ale nie zajmie już tak dużo miejsca.

Skanowanie dokumentów odbywa się obecnie na skalę masową. Do obsługi firm często potrzebne są skanery posiadające możliwość skanowania dokumentów wielkoformatowych. Wiele firm specjalizuje się dodatkowo digitalizacją tych zeskanowanych dokumentów, czyli ich opisem i tworzeniem archiwum elektronicznego. Przeważnie to od klienta zależy w jaki sposób ma być opisany dokument, czyli dana firma wybiera wygodny dla siebie sposób korzystania ze zeskanowanych i zarchiwizowanych dokumentów.


Nowoczesne i profesjonalne zaplecze techniczne wielu firm usługowych w zakresie skanowania dokumentów umożliwia również wyodrębnianie tekstu ze skanowanych dokumentów, a następnie wygodny sposób wyszukiwania potrzebnych treści (tzw. OCR - Optical Character Recognition). Różne systemy zapewniają także szybkie, ale przede wszystkim efektywne wyszukiwanie niezbędnych treści zeskanowanych danych. 
Rozwiązanie wykorzystujące skanowanie różnego typu dokumentacji jest bardzo praktyczne. Przede wszystkim zyskujemy miejsce, które byłoby potrzebne w biurach na starą dokumentację, a dodatkowo dzięki nowoczesnym systemom zyskujemy czas na odnalezienie tego, czego akurat potrzebujemy. Funkcją przydatną jest zwiększenie bezpieczeństwa dokumentów od pożaru czy powodzi, gdyż są przechowywane on-line. Dodatkowo w ten sposób pomagamy chronić środowisko naturalne.

rhenus-data.pl