Nowoczesny ERP - biznes w wielu wymiarach

Nowoczesny ERP - biznes w wielu wymiarach Image courtesy of jscreationzs/FreeDigitalPhotos.net

Firmy w Polsce nie wykorzystują pełni potencjału analitycznego systemów ERP. Tymczasem nowoczesne rozwiązania posługują się wymiarami analitycznymi.

Dzięki nim można generować analizy biznesowe i efektywniej podejmować decyzje. W procesie decyzyjnym liczy się informacja i szybkość dotarcia do niej. Jeśli firma nie przetwarza efektywnie swoich danych, decydenci podejmują decyzje w oparciu o informacje szczątkowe, intuicję lub nieprawdziwy obraz rzeczywistości. W Polsce kadra zarządzająca ma do wykorzystania wciąż ogromny potencjał, jaki drzemie we wnioskowaniu opartym o przekrojowe analizy przedsiębiorstwa.

Funkcjonalność Business Intelligence w systemie ERP

W minionych latach wykształcił się pogląd, że systemy wspomagające zarządzanie (ERP), nie mogą efektywnie wspierać kierownictwa w zakresie analityki biznesowej. To przekonanie bazowało na przesłance, że systemy te, koncentrując się na bieżącej obsłudze operacji biznesowych, nie są przystosowane do wielowymiarowego i przekrojowego przetwarzania danych. Do dziś wielu menedżerów uważa, że do zaspokojenia wyrafinowanych potrzeb analitycznych potrzeba dedykowanych rozwiązań klasy Business Intelligence, hurtowni danych lub technologii OLAP (online analytical processing). Jednak narzędzia ERP systematycznie się rozwijają się i obecnie dzięki wykorzystaniu tzw. wymiarów analitycznych granica między Business Intelligence a funkcjonalnością analityczną i raportową ERP zaczyna się zacierać. Nowoczesny system ERP zawiera bowiem funkcjonalności w obszarze przygotowania danych oraz ich prezentacji właściwe dla systemów klasy BI. System taki z powodzeniem może generować aktywne analizy przekrojowe charakterystyczne dla narzędzi OLAP czy aplikacji bazujących na hurtowniach danych. Dziś zasadnicza różnica między analityką ERP a BI jest taka, że w ERP analizy czerpią z zasobów ERP, podczas gdy w BI dane mogą pochodzić z innych źródeł. W przypadku gdy średni wolumen przetwarzanych w firmie danych jest mniejszy, ERP w zakresie analiz biznesowych może okazać się nawet efektywniejszy od dedykowanego systemu analitycznego.

ERP uporał się z wyzwaniem oznaczania danych

Menedżera często interesuje informacja, która powstaje w wyniku zaawansowanych analiz i wnioskowania. Najczęściej wnioski należy wyciągać na podstawie danych rozproszonych, dotyczących różnych dziedzin (np. różnych typów transakcji, produktów, oddziałów). Jeśli firma korzysta z ERP, to w bazie systemu gromadzone są i przetwarzane wszystkie dane, których potrzeba do analiz menedżerskich. Podstawowym wyzwaniem jest jednak oznaczanie danych, czyli nadawanie kryteriów, wedle których dane będą segregowane i pobierane do rozmaitych raportów. W tradycyjnym wdrożeniu ERP definiuje się, w jaki sposób dane z transakcji i zdarzeń gospodarczych mają trafiać do rozmaitych ksiąg i rejestrów. Nowoczesne systemy ERP wprowadzają jednak dodatkowe opcje – praktycznie wszystkim danym można nadawać dowolne wyróżniki i kategorie, przyporządkowując je odpowiednim wymiarom analitycznym. Wymiary analityczne z kolei to nic innego jak kryteria informacji, które interesują decydentów. W ten sposób rejestrowane w ERP zdarzenie (np. rejestracja faktury za prąd) nie tylko zostanie odpowiednio zaksięgowane, ale również oznaczone pod wymaganym kątem (np. wartość faktury zostanie rozpisana na zdefiniowane miejsca powstawania kosztów wg ustalonego rozdzielnika). Liczba kryteriów, wymiarów czy oznaczeń dla danych przetwarzanych w ERP jest dowolna i nie musi być w żaden sposób powiązana z księgami czy rozrachunkami.

Posługując się oznaczeniami danych i wymiarami analitycznymi można stworzyć zaawansowane i zarazem elastyczne mechanizmy przetwarzania informacji. Dzięki nim na ekranie menedżerów szybko i w odpowiedniej formie prezentowane są oczekiwane analizy i raporty. Jeśli dla danych miar zostaną wprowadzone poziomy graniczne, system może automatycznie alarmować o ich przekraczaniu. Prezentowane analizy mają postać dynamiczną i interaktywną, to znaczy bazują na aktualnych danych zarejestrowanych w bazie oraz pozwalają wgłębiać się w dane bezpośrednio z poziomu raportu – użytkownik może sprawdzić konkretne przyczyny danego trendu lub wartości wskaźnika metodą drill down. Taka funkcjonalność gwarantuje, że kierownictwo ma pełen wgląd w sytuację, w jakiej jest biznes, przynajmniej na takim poziomie, na jakim można ją opisać posiadanymi twardymi danymi – ale to i tak sporo, jeśli chce się szybko podejmować trafne decyzje.

OPTIMUM PR Massalski Marek