Ocena pracownika nie może być oderwana od rzeczywistości

Ocena pracownika nie może być oderwana od rzeczywistości fotolia.pl

Na niejasne kryteria oceny, przyznawania premii narzeka wielu pracowników. Oceny okresowe są doskonałym narzędziem zwiększania motywacji i efektywności, problem polega jednak na tym, że w wielu firmach są one realizowane niewłaściwie.

Niekiedy zdarza się, że w całkowitym oderwaniu od rzeczywistości. - Ludzie odnajdują motywację, gdy dokładnie wiedzą, co mają robić, gdy są pewni, że potrafią zrobić to dobrze a ich praca i zachowania są sprawiedliwie ocenione. Tymczasem pracownik zwykle nie wie w jaki sposób jego praca wpływa na realizację celów firmy. Nie wie też jakie są oczekiwania pracodawcy na konkretnym stanowisku, jakie mają być efekty – produkty realizowanych zadań i co to znaczy wykonać je dobrze. W takiej sytuacji trudno o obiektywną ocenę - tłumaczy Anna Węgrzyn,  wieloletni praktyk zarządzania zasobami ludzkimi, odpowiedzialna w firmie BPSC za rozwój aplikacji mHR.

Pracownik wie najlepiej, ale nikt go nie pyta

Punktem wyjścia do realizacji ocen okresowych powinien być precyzyjny opis stanowiska. Ma on wskazać pracownikowi czym ma się zakończyć wykonanie określonego zadania, dlaczego i dla kogo je wykonuje. Bardzo ważne jest zdefiniowanie kryteriów oceny właściwej realizacji zadania zawodowego.

Zastanowić się należy, jakie zachowania wspierają jego efektywne wykonanie (kompetencje) i jakie umiejętności pozwalają zrobić to dobrze (kwalifikacje). Kolejnym krokiem powinno być zdefiniowanie cech, które ułatwiają osiągnięcie wysokiej sprawności zawodowej i odpowiednie funkcjonowanie w środowisku pracy.

Brzmi skomplikowanie? Zapewne dlatego jednym z najczęściej popełnianych błędów przy realizacji ocen okresowych jest nieangażowanie pracowników do opisu stanowisk i tworzenia standardów wymagań.

– Choć są oni najlepszymi ekspertami w tej dziedzinie, firmy rzadko korzystają z ich pomocy. Wielka szkoda, bo angażując pracowników budujemy w nich przeświadczenie, że mogą oni realnie wpływać na funkcjonowanie organizacji. – przekonuje Anna Węgrzyn. - To odbiorcy danego zadania najlepiej definiują kryteria oceny jego wykonania – obok bezpośredniego przełożonego to współpracownicy, klienci wewnętrzni i zewnętrzni. – dodaje.

Warto też dostosować częstotliwość oceny  do specyfiki pracy na poszczególnych stanowiskach w organizacji. W większości firm oceny okresowe przeprowadza się raz do roku, tymczasem pracownicy – w zależności od stopnia złożoności pracy, rodzajów realizowanych projektów, zadań (strategiczne, taktyczne, operacyjne), chcą być poddawani ocenie częściej lub rzadziej.

Oceny powinny dotyczyć wyników pracy, umiejętności, zachowań i postaw

Poprawnie zaprojektowany system ocen okresowych pozwala odpowiedzieć jednoznacznie na następujące pytania:

  • Po co prowadzimy proces ocen?
  • Co oceniamy? jak oceniamy?
  • Jak wykorzystamy wyniki? 

Szczególnie istotna jest odpowiedź na ostatnie pytanie. Do częstych praktyk należy bowiem odkładanie wyników ocen okresowych na półkę. Efekt? Stają się one kolejnym, mało istotnym punktem, który „trzeba odfajkować” na korporacyjnej liście tematów. I stają się mało istotne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy.

- Po co oceniamy? Często, bo modnie, bo Zarząd sobie życzy, bo tak nas nauczono, bo wszyscy oceniają wszystko. Warto pamiętać, że ocena pracownicza nie egzystuje sama dla siebie. To nie odosobniony incydent,  ale okresowo powtarzalny etap życia pracownika w organizacji, na danym stanowisku. – przekonuje Anna Węgrzyn z BPSC.

Na bazie przeprowadzonej oceny firma powinna podjąć decyzje personalne o umieszczeniu pracownika w nowych rolach zawodowych, zdecydować o podwyżkach, nagrodach, premiach. Zaproponować adekwatne działania rozwojowe. Efektem ocen może być też przydzielenie nowych zadań i zredefiniowanie wymagań kompetencyjnych. Ważne, by „coś się zadziało”. 

Warto pamiętać także o szkoleniach. Firmy powierzają zazwyczaj obowiązek przeprowadzenia ocen okresowych pracownikom nieprzygotowanym do tego procesu. Dopiero dzięki szkoleniom zyskują oni świadomość mocnych i słabych stron całego procesu, a tym drugim potrafią zapobiegać.

– Przygotowany do rozmowy przełożony wie, że rozmowy podczas ocen okresowych powinny dotyczyć wyników pracy, umiejętności, zachowań, postaw. Ma świadomość tego, że celem przeprowadzenia oceny powinny być ambitne wnioski rozwojowe, a nie dyskusja o charakterze pracownika. – tłumaczy Anna Węgrzyn z BPSC.

Kadrowcy wciąż "uczą się" popełniać błędy

Ocenom okresowym poświęcono setki naukowych opracowań, artykułów i dyskusji.  Niestety, z obserwacji działań służb HR, analizy tematów spotkań, stowarzyszeń kadrowych, konferencji, wynika, że oceny okresowe to proces, na którym ciągle kadrowcy „uczą się” popełniać błędy. Jeśli oceny są jednak realizowane zgodnie z zasadami „HR-owej” sztuki, stanowią element większej całości, ich wkład w rozwój firmy jest nieoceniony.  

- Właściwa ocena okresowa to nie taka, która mówi, że pracownik jest nieefektywny, ale taka, która diagnozuje dlaczego jest on mało wydajny i taka, która pozwala uzyskać dane wyjściowe do realizacji innych procesów HR. Pamiętajmy, że brak efektów może być wynikiem niedomagań organizacyjnych, braku środków pracy czy niekorzystnych zmian w otoczeniu organizacji. Nie zawsze jest to tylko niechęć pracownika do realizacji zadań zawodowych. Poznanie rzeczywistych przyczyn niskiej efektywności pracowników może dać firmie bardzo wiele korzyści, stać się kamykiem, która uruchomi lawinę zmian. Sens ocen okresowych zostanie wówczas spełniony. – konkluduje Anna Węgrzyn z BPSC.

BPSC SA Biuro Projektowania Systemów Cyfrowych S.A. Anna Węgrzyn