Office 365, czyli Twój zwrot z inwestycji

Office 365, czyli Twój zwrot z inwestycji NF.pl

Technologie chmurowe stają się coraz ważniejszym wsparciem biznesu. Przykładem takiego rozwiązania jest Office 365, dzięki któremu pracownicy otrzymują aplikacje biurowe i narzędzia niezbędne do współpracy z dowolnej lokalizacji.

W ostatnich latach coraz częściej mówi się i pisze o chmurze obliczeniowej. Nic dziwnego, takie rozwiązania to wymierne korzyści. Pracownicy otrzymują nie tylko dostęp do firmowych danych i aplikacji z dowolnego miejsca, ale również przedsiębiorstwo zyskuje gwarancję ciągłej pracy serwerów i regularnie wykonywanych kopii danych. Przedsiębiorcy mogą łatwo zarządzać zespołem korzystającym z firmowych danych i narzędzi. Nic dziwnego, że 74 proc. polskich przedsiębiorstw z sektora MŚP przyznaje, iż możliwość realizacji zadań biznesowych z dowolnego miejsca z wykorzystaniem firmowych danych, znacząco podnosi wydajność pracy. Przekłada się to również na stopień użycia technologii chmurowej przez naszych rodzimych przedsiębiorców. Już 30 proc. z nich korzysta z oprogramowania w modelu chmury. Wzrost użycia takich technologii przez biznes to coraz silniejsza tendencja ogólnoświatowa. Firma analityczna IDC szacuje nawet, że do 2020 roku nakłady firm na rozwiązania związane z chmurą wzrosną do 59,5 mld dolarów z 37,1 mld dolarów wydanych na ten cel w 2016 roku. Oznacza to, że z roku na rok coraz więcej przedsiębiorców będzie korzystało z potencjału takich usług, jak wspomniany wcześniej Office 365.

Inwestycja w zaawansowane rozwiązania

Wytrawny biznesmen decyduje się na inwestycję, gdy jest przekonany, że ma dużą szansą na wysoką stopę zwrotu z poniesionych na nią nakładów. W tych samych kategoriach warto podchodzić do inwestycji w nowoczesną technologię. To również skuteczny sposób na rozwój firmy. Z badań Ipsos MORI wynika, że polskie przedsiębiorstwa, które planują ekspansję na zagraniczne rynki, chętnie inwestują w nowe technologie, a 78 proc. przedsiębiorców przyznaje, że takie inwestycje są niezbędne, jeśli chce się skutecznie konkurować również na krajowym rynku. Duże znaczenie mają tu szczególnie rozwiązania chmurowe. Dzięki nim można nie tylko usprawnić pracę i funkcjonowanie firmy, ale również wystartować z nową ofertą w zaledwie kilka dni.

Jak w tym kontekście wygląda inwestycja w pakiet Office 365 firmy Microsoft?

Przede wszystkim należy uświadomić sobie, że jest to szereg usług, które skutecznie wspierają menedżerów i pracowników w różnych obszarach funkcjonowania firmy. Z jednej strony przedsiębiorca otrzymuje pakiet Office, a wraz z nim takie aplikacje, jak Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Publisher i OneNote (automatyczne aktualizowanie do najnowszych wersji, używane zarówno przez internet, jak i bez połączenia z siecią), a z drugiej dostęp do usług Exchange Online (obsługa poczty e-mail i kalendarzy), Share Point Online i OneDrive (przechowywanie plików firmowych w chmurze, współpraca online pomiędzy pracownikami itp.). Do tego warto jeszcze wspomnieć o komunikatorze Skype dla Firm, pozwalającym organizować wiedokonferencje i spotkania online, a także usługę Yammer do współpracy społecznościowej. Należy dodać, że inwestycja w Office 365 odbywa się w formie abonamentowej (poszczególne plany dostępne są na stronie https://products.office.com/pl-pl/business/office). Większe firmy mogą zaliczyć te wydatki do kosztów uzyskania przychodów, optymalizując wysokość podatków, a mniejsze, szczególnie dopiero rozpoczynające działalność, mogą ograniczyć wysokość kosztów, wybierając na przykład miesięczny abonament zamiast rocznego.

Jak wykorzystać potencjał Office 365?

W jaki sposób wykorzystać potencjał usług z pakietu Office 365 w usprawnieniu działania firmy i w podniesieniu efektywności pracowników? Możliwości są ogromne, a rozwiązań jest naprawdę wiele. Oczywiście dużo zależy od modelu biznesowego określonego przedsiębiorstwa. Można jednak zidentyfikować kilka uniwersalnych obszarów, które zostaną usprawnione dzięki Office 365. Analitycy firmy IDC podkreślają, że już w 2018 roku ¾ pracowników będzie realizowało swoje zadania w sposób niestacjonarny. Usługi Office 365 wychodzą naprzeciw tym potrzebom, zapewniając dostęp zarówno do plików firmowych, jak i do narzędzi z dowolnego miejsca (zarówno z komputera, tabletu i komórki). Nie tylko pozwala to kierownikom podejmować kluczowe decyzje na podstawie zawsze aktualnych danych, które natychmiast spływają od pracowników w terenie, ale także samym pracownikom zapewniają możliwość współpracy nad różnymi projektami bez względu na lokalizację, w jakiej się znajdują. Do tego zawsze pod ręką są zaawansowane aplikacje biurowe. Warto dodać, że dużą zaletą pakietu Microsoft są także kwestie związane z bezpieczeństwem danych i wykonywaniem ich kopii zapasowych. Przedsiębiorcy nie muszą ponosić już kosztów na zapewnienie bezpieczeństwa swojej infrastrukturze IT i firmowych danym, ponieważ tym zajmuje się Microsoft.

Takie pakiety usług, jak Office 365, są inwestycją skoncentrowaną na usprawnieniu działania nawet małych firm i na podniesieniu wydajności pracowników. Tego rodzaju działania są opłacalne nie tylko dlatego, że budują przewagę konkurencyjną firmy na rynku, ale także pozwalają na ograniczanie kosztów, jakie należałoby ponieść na budowanie własnej infrastruktury IT i jej utrzymanie. Dzięki rozwiązaniom chmurowym przedsiębiorca zyskuje stały dostęp do nowoczesnych narzędzi, które nierzadko w tradycyjnym modelu IT byłyby dla niego niedostępne albo co najmniej bardzo kosztowne.