Optymalizacja kosztów druku w firmach

Optymalizacja kosztów druku w firmach Fotolia

Optymalizacja kosztów druku staje się przedmiotem coraz wnikliwszej analizy przedsiębiorców. Właściciele firm dostrzegają bowiem, że nawet niewielkie biuro generuje w ciągu roku znaczne wydatki na urządzenia drukujące oraz materiały eksploatacyjne

Nadal bardzo popularną metodą obniżenia kosztów druku jest zakup najtańszego urządzenia, a następnie zamiennych wkładów do niego, zamiast tonera czy kartridża OEM. Dowodzą tego m.in. wyniki opublikowanego w 2015 roku badania firmy Dentsu Aegis Network Amplifi, które wykazało, że dla 68 proc. klientów biznesowych dokonujących zakupu urządzeń drukujących w Polsce najważniejszym czynnikiem przy wyborze była cena wkładów atramentowych i laserowych. Dopiero drugi z kolei argument stanowiła cena samego urządzenia drukującego. Właściciele firm poszukują na rynku sprzętów, które można korzystnie zakupić i tanio eksploatować. Cena to jednak tylko jedna strona medalu.

Podliczamy koszty

Rzeczywiste koszty druku określa wskaźnik Total Cost of Ownership (TCO), który oprócz ceny zakupu urządzenia uwzględnia zakup materiałów eksploatacyjnych, koszty serwisu oraz napraw. Pozwala on na wyliczenie ceny wydruku jednej strony dokumentu, czyli wskaźnika Cost Per Page (CPP). Dopiero na tej podstawie możliwa jest ocena, na ile wydajna i ekonomiczna jest zakupiona drukarka. I tak, w przypadku nowoczesnych drukarek, wskaźnik CPP będzie wynosił kilka groszy za stronę w wydruku czarno-białym, a w przypadku najtańszych urządzeń, nawet kilkakrotnie więcej. Jak oceniają eksperci, w tej sytuacji zakup odpowiedniego urządzenia i wkładu ma bardzo duży wpływ na obniżenie wskaźnika kosztów druku.

– Naturalnie, rzeczywista wydajność może różnić się od zakładanej, w zależności od treści drukowanych stron, jakości grafik i wielu innych czynników – mówi Grzegorz Konik z HP Inc. Polska. – W przypadku urządzeń drukujących HP szczegółowe badania przeprowadzone w ostatnich latach przez takie firmy, jak Buyers Laboratory, SpencerLab czy QualityLogic, dowiodły, że oryginalne wkłady drukują średnio o 50 proc. więcej stron, niż nieoryginalne regenerowane zamienniki. Oprócz zwiększenia wydajności zaletę stanowi również nieporównywalna jakość oraz bezpieczeństwo eksploatacji, np. w sytuacjach, w których nie korzystamy z drukarki przez dłuższy czas. Oryginalne wkłady atramentowe są tak projektowane, aby nie wysychały, w przypadku gdy w określonych warunkach nie korzystamy z drukarki. Pod tym względem wyróżniają się zwłaszcza urządzenia wyposażone w technologię nieruchomej głowicy drukującej, czyli PageWide. Za jakość druku w 70 proc. odpowiada materiał eksploatacyjny. Pod warunkiem właściwego zamknięcia drukarki, nawet po 6 miesiącach przerwy w jej wykorzystaniu uzyskamy druk bez pogorszenia jakości. W przypadku zamienników nie ma takiej gwarancji – dodaje Grzegorz Konik.

Tony papieru

Kolejnym istotnym elementem podczas optymalizacji kosztów druku w firmie jest kwestia ilości stosowanego w tym celu papieru oraz brak weryfikowania tego zużycia. Jak bowiem wynika z raportu HSM Polska pt. „Bezpieczeństwo informacji w Polsce 2015”, jedynie w co trzeciej firmie w naszym kraju duże wykorzystanie papieru zostaje zauważone. Po części znaczna liczba wydruków wynika z wymogów stanowiska pracy, np. przy konieczności przeanalizowania obszernych dokumentów źródłowych, kiedy przeglądanie ich na ekranie monitora jest po prostu mniej wygodne. Ograniczenie lub wyeliminowanie potrzeby drukowania może stać się także niemożliwe ze względu na wymogi prawne dotyczące przechowywania pewnego typu dokumentów formie papierowej. Z drugiej strony jednak znaczna ilość zużywanego papieru wiąże się również z przyzwyczajeniami pracowników i przestarzałymi procedurami dokumentowania oraz archiwizowania wielu aktywności w firmie w formie papierowej.

Jak wygląda liczba wydruków w statystykach? Temat ten stanowił przedmiot badania firmy audytorsko-doradczej KPMG. Z raportów pt. „Wykorzystanie papieru w polskich przedsiębiorstwach” oraz „Wykorzystanie papieru przez pracujących Polaków” możemy wyczytać, że przeciętny polski pracownik zadrukowuje blisko 1,3 ryzy papieru miesięcznie (ok. 650 kartek), co daje wynik 8 tysięcy stron rocznie. Wg szacunków KMPG łącznie w ciągu roku w polskich firmach wykorzystano do druku 11 mln ryz formatu A4 (ponad 5,5 mld stron w miesiącu). Nie wszyscy przedsiębiorcy zdają sobie przy tym sprawę z ilości używanego papieru lub możliwych oszczędności związanych z zakupem tonerów.

Badania i analizy pokazują, że na całkowity koszt druku w firmie największy wpływ ma klasa drukarki oraz jakość i wydajność materiałów eksploatacyjnych, a nie ich niska cena. Jednocześnie całkowity koszty druku można wyliczyć samemu. Zdaje się to robić coraz większa grupa przedsiębiorców w Polsce, ponieważ najnowsze analizy rynku materiałów eksploatacyjnych w naszym kraju pokazują, że podobnie jak w latach poprzednich rynkowy udział tonerów i tuszy OEM wzrasta, podczas gdy wykorzystywanie zamienników maleje. Według danych International Data Corporation (IDC), czołowej firmy zajmującej się badaniem rynku IT, udział produktów oryginalnych wynosi ok. 50 proc., podczas gdy zamienników – 44 proc. rynku. Resztę stanowią nieoryginalne wkłady oraz tonery ponownie napełniane.