Organizacja eventu - początek prac

Organizacja eventu - początek prac Image courtesy of sheelamohan/FreeDigitalPhotos.net

Organizacja eventu powinna przebiegać w myśl tego, jakie wydarzenie organizujemy. Powinniśmy dostosowywać się do potrzeb klientów. Warto sobie zatem odpowiedzieć na kilka pytań.

Ten krótki artykuł został stworzony, by pomóc wszystkim, na których spada obowiązek organizacji ważnego wydarzenia w firmie. Sam doskonale pamiętam wyjazdy zakładowe dla pracowników z przełomu lat '80/90 (pierwotna, polska wersja dzisiejszych eventów), był autokar, byli ludzie, dużo butelek z oranżadą i jakiś pensjonat, nie ważne gdzie i nie ważne kto go prowadził.

Ważne było że 3 dni pobytu grupy przeleciały jak kilka godzin na parkiecie, w drink-barze, gdzieś pod patio grillowym lub w jednym z pokojów hotelowych. Gdyby były namioty i ładny widok też nie byłoby problemu. Ludzie byli szczęśliwi i bawili się w najlepsze... wszystko się zgadza ale to było 20 lat temu. Dzisiaj jak wyjeżdżamy to chcemy czegoś więcej, chcemy coś pojąć, chcemy z kimś porozmawiać o ważnych rzeczach, chcemy się odprężyć w wyszukany sposób, chcemy zaszaleć pod okiem instruktorów testując nowe wynalazki turystyki motywacyjnej. Chcemy więcej, bo jesteśmy o wiele bardziej świadomi i mamy ambicje się rozwijać dzięki obecnym możliwością.

Jeżeli jest to Twoje pierwsze spotkanie z wyzwaniem organizacji eventu lub będzie dziesiątym z rzędu, nie zmienia to faktu że warto zabrać się do tego w sposób systemowy. Użyłem słowa system celowo ponieważ działania mające na celu pozytywny efekt w realizacji eventu złożone są z wielu elementów które trzeba ze sobą umiejętnie połączyć.

A zatem zabierzmy się do pracy, konstruując zestaw pytań podstawowych na jakie będziemy szukać odpowiedzi:

1. Jaki rodzaj wydarzenia planuje?

  • Impreza integracyjna.
  • Szkolenie.
  • Konferencja.
  • Piknik.
  • Wyjazd dla VIP-ów.
  • Inny, specyficzny rodzaj eventu (survival, adrenalina itp.)
  • Opcja łączone np: Szkolenie/Integracja. 

2. Gdzie zamierzam zorganizować wydarzenie?

  • W siedzibie firmy?
  • Polska – jaki rejon?
  • Poza granicami kraju – gdzie najlepiej?

3. Jakiego obiektu szukam lub jakiego terenu pod event?

  • Hotel?
  • Ośrodek konferencyjny?
  • Pensjonat?
  • Hala sportowa?
  • Teren zielony?
  • Plac miejski?
  • Inne, (lotnisko, strzelnica, tor wyścigowy itp.).

4. Jaki posiadam budżet na całość projektu?

5. Jaki koszyk usług będziemy potrzebować od hotelu/pensjonatu/centrum konferencyjnego?

6. Jak negocjować z obiektami hotelarskimi?

7. Jaki termin lub terminy mnie interesują?

8. Ile osób potencjalnie weźmie udział w wydarzeniu?

9. Jakich podwykonawców potrzebuję i skąd ich wziąć?

10. Czy potrzebuję zorganizować transport dla grupy i gdzie go zamówić?

11. Jak zmniejszyć koszty projektu nie obniżając poziomu usług zamówionych?

12. Jaką umowę sporządzić z podwykonawcami?

13. Jakie ubezpieczenia powinni posiadać zleceniobiorcy?

14. Jak pozytywnie zaskoczyć grupę dodatkowymi, darmowymi usługami?

15. Jak zabezpieczyć się przed problemami, które mogą pojawić się podczas trwania projektu?

16. Jak połączyć odpowiedzi na wszystkie pytania w jedną spójną i dobrze funkcjonującą całość?

Jest to tylko podstawowy zestaw pytań, który powinien pojawić się u każdego kto podejmuje się organizacji firmowego wydarzenia. Szczerze mówiąc ilość wszystkich pytań, jakie muszą się pojawić gdy bierzemy się za event spokojnie wykracza poza mocną 50-tkę. Oczywiście chodzi nam o efekt pozytywny i ominięcie potencjalnych problemów. Niektórych od tego rozboli głowa i mogą poczuć się nieswojo myśląc o ilości niewiadomych jakie się przed nimi teraz pojawiły.

Odpowiadając sobie na wymieniony zestaw pytań zrozumiecie że warto o wiele wcześniej rozpocząć przygotowania do realizacji wydarzenia dla grupy zorganizowanej, a jeszcze lepiej wejść w kooperację z zespołem osób doświadczonych w branży MICE (Meetings, Incentive, Conferences, Events).

Nowoczesna Firma S.A.