Organizacja pracy biurowej. Jakim pracodawcą jesteś/chciałbyś być?

Organizacja pracy biurowej. Jakim pracodawcą jesteś/chciałbyś być? Makro

Twoi pracownicy są niesamodzielni, mało kreatywni i wciąż popełniają błędy? Odnosisz czasami wrażenie, że musisz być w kilku miejscach jednocześnie, wciąż podsuwać gotowe rozwiązania, nadzorować, a ostatecznie i tak poprawiać? Czas na zmiany

Często uważa się, że problemy z pracownikami wynikają ze słabej motywacji do pracy, a ona z kolei wiąże się z wysokością wynagrodzenia. To jednak nie do końca tak działa. Naukowiec Sam Glucksberg przeprowadził eksperyment, w którym położył przed uczestnikami pudełko z pinezkami, świeczkę i zapałki. Mieli znaleźć sposób na przyczepienie zapalonej świeczki do ściany tak, żeby wosk nie kapał na podłogę. Jednej grupie obiecał za rozwiązanie zagadki wynagrodzenie finansowe, a drugiej wyjaśnił, że oblicza średni czas pracy potrzebny do rozwiązania tego problemu. Okazało się, że ci, którzy mieli dostać pieniądze, dłużej myśleli nad rozwiązaniem.

Jak wyposażyć stanowiska pracy, żeby pracownicy dawali z siebie więcej? Sprawdź naszą ofertę artykułów biurowych>>

Organizacja czasu i miejsca pracy wpływa na samodzielność pracowników. Bądź jak Google

Niski poziom odpowiedzialności, niesamodzielność i przerzucanie problemów na innych to jedno z najbardziej irytujących i obniżających efektywność zachowań pracowników. Już od lat 70. w dziedzinie zarządzania ludźmi istnieje pojęcie „małp”, czyli problemów do rozwiązania, które pracownicy uwielbiają zrzucać na kolegów lub przełożonych. Tymczasem każdy szef marzy o tym, żeby przychodzić do niego z rozwiązaniem, a nie z problemem.

Brak samodzielności może być efektem samospełniającej się przepowiedni. Jeśli nie potraktujesz pracownika od samego początku jak dorosłego, w pełni odpowiedzialnego człowieka, który potrafi zadbać o czas i efekty swojej pracy, będziesz ciągle obarczany jego problemami, pytaniami i niezałatwionymi sprawami.

Jak to zmienić? Spróbuj sprawić, żeby pracownicy poczuli się ważni. Uświadom im, że czas, który ci poświęcają, jest dla ciebie bardzo cenny. Płacisz za niego nie tylko pensją, ale także świetną kawą, ekspresem z możliwością przyrządzenia czekolady na gorąco, wygodnym fotelem albo na przykład świeżymi ręcznikami dla rowerzystów. Szczegóły potrafią czynić cuda.

Jak wygląda organizacja pracy w Google, uznanym za najlepszego pracodawcę na świecie? Pracownicy przychodzą na godzinę, którą sami uznają za stosowną – w firmie panuje nienormowany czas pracy. Przechadzając się po korytarzach, w każdej chwili mogą sięgnąć po świeżo wyciskany sok, zrelaksować się podczas gry w tenisa stołowego, piłkarzyki lub bilard, zjeść lody włoskie, gofry albo popcorn. Mogą odpocząć na kołyszącym się łóżku w pokoju do drzemki. Chociaż każdy ma przydzielone biurko, pracować można gdziekolwiek – na wielkich pufach czy kanapach. Wszędzie, gdzie pracownik poczuje wenę do działania.

Oczywiście, Polska to nie Dolina Krzemowa. Dlaczego by jednak nie brać przykładu z najlepszych? Warto wsłuchać się w potrzeby pracowników i w miarę możliwości je spełniać. Komfort pracy i swoboda działania to dobre podłoże do wzmacniania odpowiedzialności i samodzielności. A samodzielne myślenie jest z kolei podstawą kreatywności – kolejnego słabego punktu wielu organizacji.

Organizacja pracy a kreatywność. Bądź jak Henry Ford

O Henrym Fordzie krąży legenda, że wynajął kiedyś eksperta od poprawy wydajności pracy. Kiedy ten zwrócił uwagę na pracownika, który siedzi z nogami na biurku, Ford odpowiedział: „Ach, ten człowiek. Kiedyś wpadł na pomysł, dzięki któremu zaoszczędziliśmy miliony dolarów. A jego nogi znajdowały się wtedy dokładnie w tym samym miejscu co teraz”.

Pozyskanie świetnych pomysłów od podwładnych to nie lada wyzwanie. Trudno wymagać wymyślania innowacyjnych rozwiązań na siłę. Często pomagają znane i sprawdzone sposoby – burza mózgów, odręczne notatki, rysunki, mapy skojarzeń, tablice z kolorowymi mazakami. W pobudzaniu kreatywności najważniejsze jest jednak stworzenie odpowiedniej atmosfery. Przełożony nie powinien wchodzić w rolę nauczyciela odpytującego uczniów. Nie może również dopuścić do ośmieszania i poniżania. Dzielenie się kreatywnymi pomysłami dla większości ludzi wiąże się z przełamywaniem wstydu. Zburzenie barier i stworzenie bezpiecznych warunków do wychodzenia poza strefę komfortu powinno pomóc.

Czasami przyjdzie ci także zmagać się z kryzysem twórczym twoich pracowników. Tym ważniejsze jest, byś dał im jasny komunikat, że w firmie zawsze jest miejsce na gorszy dzień. Powinni się o tym przekonać zwłaszcza nowi podwładni, więc obok standardowego wyposażenia stanowiska pracy, czyli długopisów, karteczek i notesów, umieść poniższą kartkę z inspiracjami, jak poradzić sobie z częstymi problemami w pracy.

Infografika Makro

Dobra organizacja pracy pozwoli uniknąć błędów. Bądź jak Anna Wintour

„Nuklearna Wintour”, czyli słynna redaktor naczelna magazynu „Vogue”, jest znana z zarządzania ludźmi twardą ręką. Nie toleruje nawet najmniejszych niedociągnięć. Potrafi tuż przed zamknięciem kolejnego numeru pisma przewrócić wszystko do góry nogami i zarządzić zorganizowanie nowej sesji. Błędy i niedbalstwo nie mają prawa pojawić się w jej zespole.

Tak styl zarządzania ludźmi można oceniać różnie, jednak Annie Wintour z pewnością nie można odmówić jednego – skuteczności. Czy rządy twardej ręki to jedyny sposób na to, żeby pracownicy popełniali mniej błędów, byli bardziej uważni i skupieni? Jakie są inne sposoby na organizację pracy, które pomagają w koncentracji i większej skrupulatności?

Hałas nie sprzyja skupieniu, a zdarza się, że w biurze jest naprawdę głośno. Wyposażenie każdego stanowiska pracy w słuchawki to niewielki koszt, a efekt? Miłe zaskoczenie i lepsza koncentracja pracowników. Pomóc mogą też na przykład duże monitory, na których lepiej widać szczegóły niż na ekranie laptopa, tablice z rozpisanymi zadaniami pracowników, organizery, notesy i kalendarze, a nawet najzwyklejsze karteczki samoprzylepne. Dobrym pomysłem jest także stworzenie czegoś w rodzaju firmowego kodeksu dobrych praktyk, czyli zasad postępowania, które zminimalizują ryzyko błędów.

A co ze wspomnianą na początku świeczką i pudełkiem pinezek? Wystarczy pomyśleć outside the box – w dosłownym znaczeniu. Wysyp pinezki z pudełka, przypnij je do ściany i ustaw w nim świeczkę – zagadka rozwiązana. Okazuje się, że artykuły biurowe naprawdę wiele potrafią.

 

Artykuł powstał we współpracy z MAKRO Online Sklep dla biura.

Sprawdź naszą ofertę>>