Organizujesz konferencję dla IT? 5 rozwiązań, bez których jesteś skazany na porażkę!

Organizujesz konferencję dla IT? 5 rozwiązań, bez których jesteś skazany na porażkę! Novotel Kraków City West

Organizacja konferencji to przedsięwzięcie trudne i wymagające. Rozstawienie stołów z pączkami i postawienie rzutnika już nie wystarczy, jeśli chcesz odnieść sukces jako organizator.

Jeszcze trudniejszym zadaniem będzie obsługa eventów specjalistycznych takich, jak konferencje z branży Technologii Informatycznych. Oto pięć rozwiązań bez których jesteś skazany na porażkę!

1. Określ, kim jest twój klient

Nim poświęcisz swoje siły i środki na organizację konferencji, zastanów się: „Kim jest mój klient i jakie są jego potrzeby? Jaka jest specyfika technologii, które będą prezentowane oraz jaką częścią rynku się zajmują?”. Wszystko to wymaga przemyślenia i odpowiednich przygotowań.

Zastanów się także nad potrzebami widowni, prelegentów, sponsorów i sprzedawców. Goście konferencji technologicznych przychodzą na nie po inspiracje i możliwość poszerzenia sieci swoich kontaktów, sprzedawcy i sponsorzy dla promocji swoich produktów, natomiast prelegenci dla popularyzacji nauki i technologii. Organizatorzy muszą zadbać o to, by wszyscy uczestnicy mieli okazję się spotkać i umożliwić im wymianę kontaktów, pomysłów i spostrzeżeń. Wydaje się to oczywiste, ale wielokrotnie zdarza się, że źle zaplanowany program, brak czasu i miejsca na networking, nie sprzyja budowaniu pożądanej sieci kontaktów biznesowych.

2. Wybierz lokalizację

Wybór odpowiedniego miejsca może stać się czynnikiem decydującym o tym, czy konferencja okaże się spektakularnym sukcesem, czy raczej bolesną porażką. Żeby zwiększyć szansę powodzenia tak rozległego logistycznie eventu, należy wziąć pod uwagę przede wszystkim jego cel, a w dalszej kolejności potrzeby i oczekiwania gości. Niezależnie od specyfiki wydarzenia, ogromne znaczenie mają także: dojazd, otoczenie, dostępność dla uczestników, wielkość parkingu, zapewnione miejsca siedzące, wielofunkcyjność sali i możliwość zaaranżowania jej na nasze potrzeby.

Novotel Warszawa Airport Novotel Warszawa Airport

Jeśli chcesz, aby konferencja została pozytywnie odebrana przez przedstawicieli branży IT, niezbędne okaże się zapewnienie odpowiedniej infrastruktury

Jeśli chcesz, aby konferencja została pozytywnie odebrana przez przedstawicieli branży IT, niezbędne okaże się zapewnienie odpowiedniej infrastruktury. Miejsce z niedziałającym Wi-Fi, nieprzystosowane do rozstawienia w nim sprzętu audiowizualnego czy bez możliwości doładowania sprzętu elektronicznego może sprawić, że cały wysiłek pójdzie na marne. Pamiętaj, że zaawansowane rozwiązania technologiczne nie tylko uatrakcyjnią event, ale przede wszystkim sprawią, że uczestnicy zapamiętają go pozytywnie.

Wybór odpowiedniego partnera odpowiadającego za miejsce w którym odbywa się konferencja jest zadaniem trudnym. Warto w tym przypadku skorzystać z doświadczenia ekspertów. AccorHotels udostępnia serwis w którym korzystając z wieloletniego doświadczenia pracowników sieci, organizator konferencji może podjąć decyzję o lokalizacji swojego przyszłego eventu.

3. Specyfika konferencji

Inaczej wygląda organizacja jednolitej tematycznie konferencji, a inaczej multi-konferencji łączącej wiele dziedzin. Podobnie wielkie imprezy handlowe różnią się diametralnie od swoich mniejszych, specjalistycznych odpowiedników. Branża IT skupia w sobie wiele dziedzin, a konferencje im poświęcone mogą mieć różnorodny charakter, dlatego zaplanuj program tak, by był adekwatny do wybranej formy.

Dla konferencji handlowej promującej nowe technologie znacznie ważniejsze będzie wygospodarowanie przestrzeni dla producentów i klientów, natomiast prelekcje i pokazy będą miały drugorzędne znaczenie. Innymi prawami rządzą się konferencje edukacyjne, promujące nowe technologie. W tym przypadku musisz się skupić na potrzebach prelegentów oraz zapewnieniu odpowiedniej komunikacji prelegent – widownia. Dlatego tak ważna jest pierwsza faza, czyli określenie celu imprezy!

networking AccorHotels

Networking, możliwość wymiany doświadczeń oraz koncepcji to magnes, który przyciąga „młodych gniewnych” IT

4. Zwróć uwagę na szczegóły

Przy organizacji skomplikowanego eventu, każdy szczegół może mieć kolosalne znaczenie, dlatego bardzo ważne jest opracowanie scenariusza uwzględniającego wszystkie informacje dotyczące współpracy z poszczególnymi podwykonawcami. Szczegółowy scenariusz powinien następnie trafić do ekip zaangażowanych w przebieg wydarzenia, aby na każdym etapie wszyscy byli dobrze poinformowani o kolejnych krokach. Drobiazgowe sprawdzenie wszystkich dokumentów – zaproszeń, materiałów informacyjnych dla uczestników, zamówień czy umów także pozwoli uniknąć błędów.

W czasie planowania konferencji warto zastanowić się, jakie nieprzewidziane sytuacje mogą mieć miejsce i przemyśleć możliwe scenariusze postępowania. Na dzień przed eventem możesz też zorganizować dodatkowe spotkanie z podwykonawcami lub próbę generalną. Im lepiej jesteśmy przygotowani na nieprzyjemne niespodzianki, tym mniejszy stres w dniu konferencji. Ale nawet jeśli podczas imprezy wydarzy się coś niespodziewanego, postaraj się zachować spokój i nie pokazuj gościom, że coś poszło nie tak. Stres i negatywne emocje nie rozwiążą sytuacji. Zamiast tego, poszukaj przyczyn i ucz się na błędach, by w przyszłość je wyeliminować.

5. Feedback i podziękowania

Pamiętaj, że chcąc podnieść jakość organizowanych wydarzeń warto mieć świadomość, jak odbierają je uczestnicy. Zadbaj o mechanizm, który pozwoli gościom na wyrażenie swojej opinii, te wskazówki mogą okazać się kluczowe przy organizacji następnego wydarzenia. Czasem może to być krótki komentarz np. „źle działające Wi-Fi”, a innym razem informacja, która zupełnie zmieni twój punkt widzenia.

odpoczynek AccorHotels

Zadbaj o feedback! Niejednokrotnie trywialny komentarz zupełnie zmieni twój punkt widzenia

Informacje możemy zbierać w formie ankiety zaimplementowanej w dedykowanej dla konferencji aplikacji mobilnej. Ważne, by informacja zwrotna dotyczyła merytorycznej części spotkania (np. ocena poszczególnych prelegentów), organizacji (np. czy uczestnik został wystarczająco dobrze poinformowany o szczegółach logistycznych) oraz warunków w jakich odbywał się event (np. opinia na temat lokalizacji, cateringu). Dodatkowo warto wykorzystać narzędzia do monitoringu mediów społecznościowych. Musimy być świadomi, że uczestnicy konferencji w mediach społecznościowych swobodnie dyskutują i wyrażają swoje opinie na temat jakości prezentacji, prelegentów czy sygnalizują napotykane problemy.

Na koniec nie zapomnij podziękować każdemu, kto poświęcił swój czas i energię w organizację i przebieg konferencji. Bez tego zaangażowania nawet najlepiej zaplanowane wydarzenie nie doszłoby do skutku. 

Autor: Paweł Feliszek reprezentujący Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce, odpowiedzialny za współpracę z klientami międzynarodowymi.

AccorHotels Paweł Feliszek