Outsourcing kadrowo-płacowy: moda czy potrzeba?

Outsourcing kadrowo-płacowy: moda czy potrzeba? Jakub Jirsák - Fotolia

Jeśli zdecydujemy się na wydzielenie działu kadrowo-płacowego, pamiętajmy, aby dostawca usług był wiarygodny, rzetelny i elastyczny.

Jakie korzyści wynikają z wydzielenia usługi na zewnątrz? Jak znaleźć dobrego dostawcę usług? Na co zwrócić uwagę?

Outsourcing coraz odważniej wkracza na polski rynek. Przestaje już być kojarzony jedynie z pomysłami z Zachodu. Coraz częściej polscy przedsiębiorcy patrzą na możliwość optymalizacji kosztowej. Zwracają uwagę na sposobność poprawy jakości oraz bezpieczeństwo prawne, a co za tym idzie, niedopuszczenie do sytuacji, w której Państwowa Inspekcja Pracy podczas kontroli wykryje rażące błędy i wystawi mandat w wysokości do 30 tysięcy złotych.

Podobne artykuły:

Do korzyści płynących z wydzielenia usługi należą również:

    • -    zmiana kosztów stałych na zmienne – z chwilą zlecenia realizacji procesów wewnętrznych firmie zewnętrznej, kontrahenci ponoszą wydatki uzależnione od liczby obsługiwanych pracowników przedsiębiorstwa;
    • -    poufność i bezpieczeństwo – outsourcing usług personalnych pozwala wyeliminować dostęp osób niepowołanych do poufnych danych (osobowych i płacowych);
    • -    brak rotacji zatrudnienia – w takim przypadku mamy pewność, że zlecając usługi firmie zewnętrznej, niezależnie od zwolnień oraz urlopów, wszystkie świadczenia zostaną wyliczone i wypłacone na czas;
    • -    firma zewnętrzna bierze odpowiedzialność za kontakty z Państwową Inspekcją Pracy, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych oraz Urzędem Skarbowym;
    • -    stały dostęp do wyspecjalizowanej kadry – firmy outsourcingowe, świadczące usługi zapewniają stały dostęp do fachowej kadry specjalistów.

Wyliczając koszty działu kadrowo-płacowego należy pamiętać, że ponosimy nie tylko nakłady finansowe wypłat, ale również koszty urlopów wypoczynkowych, urlopów macierzyńskich, zwolnień lekarskich, artykułów biurowych, wydatki na zakup sprzętu komputerowego oraz specjalistyczne oprogramowanie oraz jego aktualizacje, a także opłaty za specjalistyczne i cykliczne szkolenia.

Zatem modne czy potrzebne? Oczywiście potrzebne i korzystne. Firmy nie muszą martwić się o dobór pracowników oraz ich fachowość i rzetelność. Zlecając firmie zewnętrznej obsługę obszaru kadrowo-płacowego, wszystkie te elementy zawierają się w cenie usługi. Outsourcując ten obszar, firmy minimalizują także wszystkie trudności i problemy związane z jego prowadzeniem.

Zatem jakimi kryteriami należy kierować się wybierając dostawcę usług?

Ważnym kryterium doboru outsourcera jest jego marka i doświadczenie rynkowe. Jeśli zwiążemy się, na przykład z małym biurem rachunkowym, które zatrudnia kilka osób, nie mamy pewności, że nie będziemy borykać się z tymi samymi problemami, które dotyczą naszego wewnętrznego działu kadrowo-płacowego, to jest rotacji zatrudnienia oraz braku stabilności usługi. Nie mamy także pewności, że biuro w krótkim czasie nie przestanie istnieć. Zawierając umowę z renomowanym biurem, mamy pewność, że nasi pracownicy dostaną wypłaty na czas. Ponadto duże biura posiadają polisy ubezpieczeniowe i w razie popełnienia błędu, firma otrzyma odszkodowanie.

Warto przed podpisaniem umowy zapoznać się z listą klientów obsługiwanych przez dane biuro. Powinniśmy dostać też listę referencyjną klientów. Dzięki takiej wiedzy, będziemy mogli osobiście przekonać się, jak dana firma wywiązuje się z zawartych umów.

Kluczem do późniejszego sukcesu jest dobrze wynegocjowany zakres umowy na usługi kadrowo-płacowe – musimy wiedzieć, co mamy ,,w cenie”, a za co będziemy musieli płacić dodatkowo.

Nie skupiajmy się jedynie na cenie usługi, jest ona bardzo ważna, ale nie powinna być kluczowa.

Niska cena nie zawsze gwarantuje nam wysoką jakość usługi. Wydzielając tak istotną część przedsiębiorstwa, musimy mieć pewność doskonałej jakości.

Warto dowiedzieć się wcześniej, czy przyszły dostawca usług zapewni nam koordynatora współpracy, czyli osobę, z którą bezpośrednio kontaktujemy się w razie nagłych sytuacji. Ważne jest, aby potencjalny partner dysponował narzędziami wspomagających proces obsługi, które ułatwią pracę w tym obszarze. Unikajmy firm, które swoich klientów obsługują ,,taśmowo”. Takie przedsiębiorstwa nie będą skłonne do pomocy w nagłych przypadkach, wymagających szybkiej i natychmiastowej reakcji.

Powinniśmy także wiedzieć, czy w portfolio przyszłego outsourcera są firmy o podobnym profilu do naszego. Jeśli jesteśmy zakładem pracy chronionej, dowiedzmy się, czy nasz przyszły outsourcer obsługuje firmy o podobnej specyfice.

Istotnym czynnikiem przy wyborze firmy outsourcingowej jest sieć placówek na terenie całego kraju. Jeśli nie chcemy być obsługiwani przez centralę firmy, możemy w umowie zaznaczyć oddział, który jest najbliżej miejsca siedziby naszej firmy.

Dobre firmy mają w swych ofertach możliwość doboru usług dodatkowych.  Największe na rynku firmy są w stanie przejąć dodatkowo zadania związane z miękkim HR. Firma zewnętrzna może również świadczyć usługi w zakresie:

    • - audytów personalnych,
    • - planowania i rozwoju ścieżek karier zawodowych pracowników,
    • - budowania i wdrażania systemów ocen okresowych,
    • - rekrutacji i selekcji personelu,
    • - tworzenia pozafinansowych systemów motywacyjnych,
    • - tworzenia strategii szkoleń pracowniczych,
    • - outplacementu.

Niektóre firmy, poza usługami miękkiego i twardego HR, realizują również usługi związane z outsourcingiem księgowości, IT czy pracy czasowej. Wydzielając części przedsiębiorstwa niezwiązane z priorytetową działalnością firmy do jednego podmiotu zewnętrznego, możemy w większym zakresie negocjować ceny usług, mamy gwarancję jakości oraz pewnego dostawcę usług, który będzie dbał o cały pakiet, bojąc się o utratę klienta.

Zatem, jeśli zdecydujemy się na wydzielenie działu kadrowo-płacowego, pamiętajmy, aby dostawca usług był wiarygodny, rzetelny i elastyczny.

Podobne artykuły:

Joanna Łabatczyk-Kompała IMPEL HR Service