Outsourcing usług BHP

Outsourcing usług BHP Photo credit: Paul Mayne / Foter

Outsourcing (z ang. outside-resource-using) oznacza dosłownie korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Jego istotą jest przekazywanie realizacji zadań, funkcji i procesów firmie zewnętrznej, specjalizującej się w danej dziedzinie.

Outsourcing uważany jest ostatnio za jedną z najefektywniejszych strategii zarządzania przedsiębiorstwem. Jego celem jest w wielkim skrócie zwiększenie skuteczności prowadzonej działalności gospodarczej.

Problematyka outsourcingu usług z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy budzi pewne kontrowersje, zwłaszcza w zakresie grona podmiotów uprawnionych do korzystania z tej formy wypełniania obowiązków, jakie nakłada na nich Kodeks pracy. 

Podobne artykuły:

Regulacje zawarte w dziale dziesiątym Kodeksu pracy nakładają bowiem na pracodawców wiele obowiązków zmierzających do ochrony zdrowia pracownika, obowiązków często stałego lub powtarzającego się monitorowania stanu bhp i wprowadzania w tym zakresie potrzebnych zmian i ulepszeń. W celu prawidłowego wypełniania obowiązków w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracodawcę ustawodawca nałożył na niego obowiązek tworzenia służby bezpieczeństwa i higieny pracy, pełniącej funkcje doradcze i kontrolne w omawianej dziedzinie. Podstawę prawną działalności służby bhp stanowi art. 237¹¹ Kodeksu pracy oraz rozporządzenie Rady Ministrów z 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy (DzU nr 109, poz. 704). Służbę taką powołuje pracodawca zatrudniający co najmniej 101 pracowników. W mniejszych zakładach pracy obowiązki takiej służby pracodawca powierza pracownikowi zatrudnionemu przy innej pracy, dysponującemu stosownymi uprawnieniami. Wyjątkowo pracodawca może sam pełnić funkcje służby bhp, tj. gdy zatrudnia do 10 pracowników albo zatrudniając do 20 pracowników, mieści się w grupie działalności, z którą nie jest związane znaczne ryzyko wypadkowe.

Jeśli w zakładzie pracy nie jest zatrudniony kompetentny pracownik, istnieje możliwość powierzenia funkcji służby bhp specjaliście spoza zakładu pracy. To właśnie § 2 omawianego przepisu jest podstawą powierzenia zadań służby bhp specjalistom z firmy zewnętrznej. Specjalista taki musi posiadać wymagane w przepisach rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 września 1997 r. w sprawie służby bezpieczeństwa i higieny pracy kwalifikacje oraz aktualne przeszkolenie bhp dla służby bezpieczeństwa.

Zasady BHP a przepisy prawne

Na gruncie zagadnienia pojawiły się rozbieżności dotyczące tego, czy każdy przedsiębiorca może korzystać z uprawnienia do scedowania obowiązków związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy na firmę zewnętrzną. Wątpliwości wiązały się z rozróżnieniem pracodawców zatrudniających do stu oraz ponad stu pracowników. Z literalnego brzmienia przepisów wynika, że jedynie pracodawca zatrudniający nie więcej niż 100 pracowników może powierzyć zadania służby BHP podmiotowi zewnętrznemu. Pracodawca zatrudniający więcej osób jest zobowiązany do utworzenia służby BHP we własnym zakresie. Takie stanowisko było przez lata forsowane przez Państwową Inspekcję Pracy, m.in. w piśmie Głównego Inspektoratu Pracy z 9 sierpnia 2007 r. sygn. GNP/426/4560-402/07/PE oraz znalazło wyraz w części orzecznictwa (przykładowo: WSA w Gdańsku, wyrok z 22 marca 2012 r. sygn. III SA/Gd 8/12, wyrok NSA z 13 października 2006 r. sygn. I OSK 263/06). W tym samym czasie pojawiały się jednak zdania przeciwne wyrażane zarówno przez sądy administracyjne, w tym NSA w wyroku z dnia 23 września 2005 r. I OSK 40/2005, jak i Stowarzyszenie Ochrony Pracy (SOP), powołujące się na autorytety prawa pracy, jak prof. Ludwik Florek i prof. Kazimierz Rączka. Poglądy te opierają się na analizie przepisów kodeksowych, jak i unijnych, zwłaszcza art. 7 dyrektywy 89/391 Rady Europejskiej w sprawie wprowadzenia środków w celu poprawy bezpieczeństwa i zdrowia pracowników w miejscu pracy. Podstawowym obowiązkiem, który nakłada na pracodawców art. 7 ust. 1 dyrektywy jest wyznaczenie jednego lub kilku pracowników celem zapewnienia odpowiedniego stopnia ochrony i zapobieżeniu zagrożeniom podczas pracy. Jednakże w myśl art. 7 ust. 3: „Jeżeli tego rodzaju środki ochronne i zapobiegawcze nie mogą być organizowane wskutek braku odpowiednio kompetentnego personelu w przedsiębiorstwie i/lub zakładzie, to pracodawca powinien wówczas sporządzić listę odpowiednich osób kompetentnych z zewnątrz (odpowiednik usług świadczonych z zewnątrz)”. Ostatecznie spór rozstrzygnął dopiero wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 12 stycznia 2011 r., I OSK 1120/10. NSA orzekł, że  przepis art. 7 ust. 3 dyrektywy przewiduje  obowiązek skorzystania z wykwalifikowanych usług zewnętrznych, ale tylko w przypadku, gdy środki przedsiębiorstwa są niewystarczające. Dopiero gdy pracodawca nie może znaleźć kompetentnych pracowników dla wykonywania służby bhp, może powierzyć wykonywanie zadań tej służby specjalistom spoza zakładu pracy, przy czym w razie sporu, to na pracodawcy ciąży obowiązek wykazania braku kompetentnych pracowników, niezbędnych dla stworzenia zakładowej służby bhp.  Pracodawca musi wtedy udowodnić, że zatrudnieni przez niego pracownicy nie posiadają odpowiednich kwalifikacji i nie chcą się dokształcać w tym zakresie. Musi też wykazać, że szukał takich pracowników na rynku pracy, ale ich nie znalazł. Zdaniem Sądu dopuszczalna jest jednak sytuacja, że w dużej firmie, gdzie służbą bhp zajmuje się więcej niż jedna osoba, część z nich jest zatrudniona na etacie, a część na umowy cywilnoprawne. Także w tym przypadku pracodawca musi wykazać, że nie mógł wszystkich zatrudnić na etacie.

Należy więc uznać, że dowolność w wykorzystywaniu outsourcingu bhp przez większych przedsiębiorców jest przy obecnym stanie prawnym mocno ograniczona, aczkolwiek co należy zaznaczyć nie niemożliwa. Wydaje się, że zwłaszcza w mniejszych miejscowościach możliwe są realne problemy ze znalezieniem specjalistów, barierę taka stanowić mogą również ograniczenia finansowe firmy. 

Podobne artykuły:

Obowiązkowe czynności związane z bezpieczeństwem i higieną pracy

Outourcing w zakresie BHP obejmuje wszystkie obowiązkowe czynności związane z bezpieczeństwem i higieną pracy w przedsiębiorstwie. Należą do nich:

  • szkolenia wstępne,
  • szkolenia okresowe,
  • opracowanie dokumentacji ryzyka zawodowego,
  • sporządzanie dokumentacji powypadkowej,
  • prowadzenie rejestrów BHP,
  • doradztwo w zakresie BHP i PPOŻ,
  • uczestnictwo w kontrolach organów zewnętrznych,
  • pomoc w realizacji zaleceń pokontrolnych.

Przedsiębiorcy coraz częściej zlecają firmom zewnętrznym wykonywanie obowiązków służby BHP, głównie ze względu na opłacalność takiego rozwiązania. Do najczęściej podkreślanych korzyści zaliczamy: obniżenie kosztów funkcjonowania firmy, dzięki zminimalizowaniu wypadkowości i przeszkoleniu pracowników w oszczędnej eksploatacji maszyn i urządzeń, oszczędność czasu, dzięki odciążeniu właściciela lub osoby decyzyjnej od wypełniania obowiązków związanych z BHP – możliwość koncentracji na rozwoju głównych obszarów swojej działalności, ekspercką pomoc podczas kontroli BHP firmy, dzięki obecności specjalistów i przygotowaniu kompletnej dokumentacji, zwiększenie świadomości pracowników dotyczącej zagrożeń i wyeliminowanie złych nawyków na stanowiskach pracy, całodobową opiekę ekspertów BHP, dzięki której pracownicy mają wyższy komfort pracy. brak całej otoczki związanej z zatrudnianiem pracownika służby BHP na stałe (ZUS, podatki, itp.); długofalowe ograniczanie kosztów; przyśpieszenie pojawienia się korzyści płynących z restrukturyzacji.

Aby stwierdzić, czy w danej firmie korzyści z outsourcingu BHP będą wymierne i czy byłaby to opłacalna współpraca należy porównać ofertę operatora zewnętrznego z kompleksowo policzonymi kosztami własnymi. Praktyka pokazuje niejednokrotnie, że koszty te są trudne do precyzyjnego określenia i często zostają niedoszacowane. Trudno jest dokładnie ustalić, ile kosztuje firmę posiadanie własnego zaplecza transportowego, czy też ile wydaje się na archiwizowanie dokumentów. Koszty te są rozproszone i niemal nieświadomie ponoszone przez różne komórki i osoby w firmie. Jeszcze trudniej jest oszacować utracone korzyści, tzn. możliwości, których firma nie osiąga dlatego, że osoby decyzyjne "pilnują" zadań związanych ze służbą BHP, zamiast np. uczestniczyć w spotkaniu z kluczowym klientem.

Formy współpracy nie są jednolite i obejmują zarówno umowy o stałą współpracę, jak i dostosowane do potrzeb pojedyncze umowy zlecenia. Te pierwsze związane przeważnie ze stałą zryczałtowaną opłatą polegają na przejęciu całości zadań służby bhp w zakładzie. W cenę wliczone są zazwyczaj wszystkie wymienione wyżej czynności z omawianego zakresu, a przedsiębiorca nie ponosi już dodatkowych kosztów ani za doradztwo, ani wielu innych realnych kosztów m.in. z tytułu dojazdu, kosztów biurowych czy specjalistycznego drogiego oprogramowania. Niewątpliwą zaletą takiej formy współpracy jest pewność i faktyczne odciążenie firmy od wszelkich kwestii związanych z obowiązkami BHP. Niektóre firmy oferują również w ramach takiej współpracy gwarancję, polegającą na zobowiązaniu do pokrywania kosztów ewentualnych kar pieniężnych związanych z niedociągnięciami w zakresie objętym umową. Mniejsze firmy, których potrzeby nie wymagają stałej i kompleksowej obsługi zdecydować się mogą na pojedyncze zlecenia, uzależnione od realnych potrzeb danej chwili.

Treść umowy z zewnętrznym dostawcą usług warto zawsze dostosować do potrzeb konkretnego pracodawcy, specyfiki działalności firmy, wielkości zatrudnienia. Wzory przedstawiane przez potencjalnego partnera, choć niewątpliwie pomocne, powinny być dokładnie weryfikowane przez pryzmat oczekiwań danego przedsiębiorcy. Dlatego też warto negocjować warunki takich umów, ażeby w jak najszerszym zakresie odpowiadały one potrzebom konkretnego pracodawcy i prowadzonej działalności.

Pomimo pewnych zagrożeń, jakie zawsze wiążą się z przekazaniem pewnej części działalności firmy podmiotowi zewnętrznemu przyznać trzeba, że jest to forma wypełniania ustawowych obowiązków wygodna i efektywna. Mniejsze niż w innych dziedzinach jest ryzyko trafienia na nieprofesjonalnego partnera, bowiem przepisy określają jakie kwalifikacje specjaliści ds. BHP muszą posiadać. Również uprawnienia kontrolne Państwowej Inspekcji Pracy, czy też Straży Pożarnej przemawiają za oddaniem tej pomimo swojej poboczności bardzo istotnej części działalności w ręce profesjonalnego zespołu. Wydaje się bowiem, że korzyści takiego rozwiązania są jak najbardziej wymierne, a konsekwencje w szerszej perspektywie dostrzegalne na wielu polach.

Podobne artykuły:

Europejska Grupa Doradcza Sp z o.o. Łukasz Lipski - prawnik EGD Sp z o.o.