Outsourcing usług informatycznych - co zyskujesz?

Outsourcing usług informatycznych - co zyskujesz? fotolia.pl

Niewielu przedsiębiorców wie, że usługa outsourcingu została uznana przez „Harvard Business Review" za największe odkrycie biznesu ostatnich 75 lat.

Łatwy dostęp do nowoczesnych technologii, oszczędność czasu, redukcja kosztów – to tylko kilka korzyści, które otrzymujemy już na starcie. A co dokładnie możemy zyskać w zakresie outsourcingu usług informatycznych?


Kluczowym profitem z outsourcingu usług informatycznych jest możliwość budowania przewagi konkurencyjnej dzięki wykorzystaniu nowych technologii. Firma w dalszym ciągu skupia się na swojej podstawowej działalności, a rozwój środowiska IT pozostawia ekspertom z tej dziedziny.

Coraz więcej przedsiębiorstw ocenia takie rozwiązanie jako bardzo efektywne wskazując na szereg korzyści, do których należą:

  • Dostęp do cennej wiedzy – korzystając z outsourcingu przekazujemy część struktury firmy grupie specjalistów, którzy zazwyczaj posiadają dużo większe doświadczenie, umiejętności oraz wiedzę, niż pracownicy naszej firmy. 
  • Oszczędność – outsourcing informatyczny pozwala na znaczną redukcję kosztów, które firma ponosi w przypadku zatrudnienia pracowników. Tutaj natomiast nie ma potrzeby wynajmowania dodatkowej powierzchni biurowej, płacenia wynagrodzenia wraz z zabezpieczeniem socjalnym, emerytalnym i chorobowym. Firma nie poniesie również kosztów utrzymania stanowiska pracy, urlopu czy zwolnienia pracownika oraz zwiększenia jego kwalifikacji. 
  • Efektywność – wykorzystanie czasu pracy jest efektywniejsze, ponieważ w ramach outsourcingu IT specjalista pracuje tylko wtedy, gdy jest coś do zrobienia. Nie są liczone nadgodziny i korzystamy z takiego zakresu usług jaki jest potrzebny w danym momencie.
  • Brak ograniczeń – Klient może korzystać z wielu technologii i współpracuje nie z jednym pracownikiem a całym zespołem specjalistów, gdzie koszty zatrudnienia rozkładają się na kilka firm, którymi zespół ten się opiekuje.
  • Bezpieczeństwo – z jednej strony nie musimy podejmować ryzyka związanego z biznesowymi inwestycjami, firma świadcząca usługi outsourcingu zrobi to za nas. Natomiast z drugiej strony mamy pewność, że wrażliwe dane osobowe nie zostaną wykorzystane zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych.
  • Stabilność - nie uzależniamy się od pracownika, który ma dostęp do poufnych danych i którego nieobecność w pracy może przynieść szkody firmie. Opieka nad powierzonym majątkiem oraz funkcjami organizacyjnymi firmy jest nieprzerwanie świadczona przez firmę outsourcingową.
  • Gwarancja – podpisując umowę outsourcingową dostajemy gwarancję wysokiej jakości usług. Firma będzie czuwać nad legalnością i niezawodnością oprogramowania oraz nad bezpieczeństwem danych jej powierzonych. 
  • Szybkość – dobra firma outsourcingowa może szybko zacząć realizację każdego nowego projektu. Powinna dysponować ostatecznymi mocami przerobowymi, by móc jak najszybciej rozpocząć i zakończyć dany projekt bez potrzeby dodatkowego oddelegowywania czy szkolenia pracowników.
  • Konkurencyjność – przekazanie opieki nad środowiskiem IT zewnętrznej firmie pozwala koncentrować zasoby strategiczne na celach firmy i daje jednocześnie dostęp do nowoczesnych technologii. Obie firmy dzięki wzajemnej współpracy współtworzą przewagę konkurencyjną .
  • Wydajność – firma może skoncentrować całą energię na tym co robi najlepiej, na swojej specjalizacji, na tym co tworzy największą wartość dla jej klientów. Nie musi skupiać się na tworzeniu kompetencji w obszarze pełniącym funkcję pomocniczą w firmie. Outsourcing pozwala lepiej wykorzystać posiadane zasoby w zakresie świadczonych usług bez długich przestojów a z użyciem nowych technologii.
  • Potencjał – firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw często nie mogą sobie pozwolić na etatowe zatrudnienie specjalisty z branży IT. Mogą jednak wykorzystać w pełni swój potencjał współpracując z firmą outsourcingową i miedzy innymi do nich skierowane jest to rozwiązanie.

Istnieje duże prawdopodobieństwo, że w przyszłości przedsiębiorstwa nie będą budowały ani utrzymywały własnego środowiska IT z powodu braku strategicznej potrzeby biznesowej. Firmy świadczące outsourcing IT obecnie doskonale rozwijają swoją ofertę, co powoduje że dla potencjalnego klienta ich usługi staną się zdecydowanie bardziej opłacalne niż tworzenie własnych zasobów IT.
Wybór odpowiedniej firmy do współpracy wymusza jednak głęboką analizę. Coraz więcej przedsiębiorców jest bowiem świadomych, że „tani” dostawca może w naturalny sposób ograniczyć nasz dostęp do korzystania z innowacji, których wdrożenie wymaga dużej wiedzy i doświadczenia.

Jakimi czynnikami dodatkowo tutaj ryzykujemy?

Zaufanie – dzielimy się z zewnętrznym podmiotem poufnymi danymi. Istnieje ryzyko wykorzystania danych w innych celach niż zostały udostępnione. Ma to oczywiście swoje konsekwencje prawne i dla naszego bezpieczeństwa informacje na ten temat powinny być ujęte w umowie outsoucingowej.

Kontrola – korzystając z outsourcingu tracimy część kontroli nad zadaniami zleconymi zewnętrznej firmie. Często wymaga to od firmy zmiany stylu zarządzania i oswojenia się z nową sytuacją w przedsiębiorstwie.

Znajomość firmy – niewystarczający poziom znajomości naszego przedsiębiorstwa przez firmę outsourcingową, może spowodować trudności zarówno w komunikacji jak i w dostosowaniu się do specyfiki firmy i jej potrzeb.

Jak sprawdzić czy potencjalny partner jest godny uwagi? Przeanalizujmy zagadnienia tj.:

  • Wachlarz usług jakie oferuje firma
  • Referencje od zadowolonych Klientów i przykładowe realizacje
  • Doświadczenie firmy i czas działania w branży
  • Czynnik ludzki, czyli jak rozmawia się z przedstawicielem firmy
  • Zasoby ludzkie, czyli jacy specjaliści pracują w firmie

Współpraca na zasadzie outsourcingu usług informatycznych w większości przypadków pozwala przejść firmie na dużo łatwiejsze w zarządzaniu koszty zmienne. Każda firma, bez względu na rozmiar, może mieć dostęp do najnowszych technologii informatycznych i wsparcia ekspertów z branży IT. Drzwi do nowych możliwości stoją otworem. Tylko od nas zależy czy wykorzystamy je dla maksymalnego rozwoju swojego biznesu.

3a.pl Paweł Zmysłowski