Outsourcing - zalety i wady

Outsourcing - zalety i wady Image courtesy of jscreationzs/FreeDigitalPhotos.net

Outsourcing, w wielkim skrócie, polega na korzystaniu z zasobów zewnętrznych, często poprzez wydzielenie pewnych procesów, czy też obszarów biznesowych na zewnątrz firmy.

Outsourcing wywodzi się od słów: outside - zewnętrzny i resourse - zasoby, zapasy, dostępne środki. Przeciwieństwem outsourcingu jest insourcing, czyli ponowne włączenie procesów, czy obszarów do firmy, wcześniej wydzielonych na zewnątrz.

Przekazanie funkcji wykonywanych przez pracowników danego przedsiębiorstwa firmie zewnętrznej niezwiązanej bezpośrednio z naszą firmą, ale specjalizującej się w konkretnie określonej dziedzinie np. w zakresie zarządzania, obsługi procesów biznesowych, infrastruktury czy technologiach informatycznych jest zjawiskiem bardzo rozpowszechnionym, którego znaczenie, także na rynku polskim systematycznie wzrasta.

Celem outsourcingu, w jego najbardziej ogólnym ujęciu, jest zwiększenie skuteczności i efektywności prowadzonej działalności oraz umożliwienie firmie skoncentrowania się na działalności kluczowej, decydującej o jego pozycji konkurencyjnej i perspektywach rozwojowych.

Istotą outsourcingu odróżniającą go od innych relacji między kontrahentami, gdzie wykonawca dostaje instrukcje od zleceniodawcy jak zadanie ma być wykonane jest swoboda wyboru sposobu wykonywania danej funkcji przez wykonawcę, w którego gestii leży realizacja całego procesu mającego doprowadzić do oczekiwanych przez zleceniodawcę wyników. Rozwiązanie to, jak zresztą całe zjawisko ma swoje wady i zalety, przy czym w związku ze wzrastającą popularnością outsourcingu akcentowane są z reguły płynące z niego korzyści, które przedstawione zostaną w pierwszej kolejności.

Cele i oczekiwania procesu outsourcingu

Podstawowym celem, motywacją i oczekiwaną korzyścią procesu outsourcingu jest niewątpliwie obniżenie kosztów i to na kilku płaszczyznach. Przede wszystkim chodzi o koszty związane z zatrudnianiem, ponieważ co oczywiste wraz ze zmniejszaniem etatów zmniejszeniu ulegają kwoty przeznaczone na wynagrodzenie, zabezpieczenie emerytalne, chorobowe i socjalne, a także szereg innych kosztów związanych np. z urlopami, zwiększaniem kwalifikacji personelu, kosztami utrzymania stanowiska pracy pracownika - lokalu, w którym pracuje, amortyzacji sprzętu biurowego, połączeń telefonicznych, zużycia energii. Daje to możliwość ograniczenia lub nawet wyeliminowania kosztów związanych z kadrowością, czy tworzeniem zespołu księgowego. Jednym słowem outsourcing to w założeniu oszczędność. Wolne środki to z kolei dalszy rozwój i nowe inwestycje.

Pozostając przy czynnikach ludzkich trzeba wskazać, że brak uzależnienia od nich (wypadków losowych, urlopów, zwolnień chorobowych itp.) skutkuje większą stabilnością opieki nad powierzonym majątkiem i powierzonymi funkcjami naszej firmy. Teza ta opiera się na założeniu, że więcej pracowników to więcej problemów i wiąże się również z kwestią poufności. Zatrudnianie większej ilości pracowników realnie zwiększa ryzyko ewentualnych konfliktów, a tym samym powstaje problem uzależnienia firmy od osoby, która ma dostęp do informacji poufnych i może w przypadku ewentualnych konfliktów czynić duże szkody w firmie. Zagrożenie takie w przypadku obsługi przez firmę outsourcingową jest istotnie obniżone. Ocenę samego założenia, czy duży zespół generuje więcej szkód czy korzyści należy pozostawić konkretnemu przedsiębiorcy.

Mniej dyskusyjne jest twierdzenie, że czas pracy jest w przypadku outsourcingu bardziej efektywnie wykorzystywany - w przeciwieństwie do pracownika etatowego firma w ramach outsourcingu pracuje wtedy, gdy jest coś do zrobienia, bez naliczania godzin nadliczbowych, w razie potrzeby także w soboty i w niedzielę.

Inną płaszczyzną pozwalającą obniżyć koszty jest zmniejszenie wysokości inwestycji, gdyż płacąc za usługę unika się inwestowania w infrastrukturę. Nie ma potrzeby natychmiastowego i trwałego angażowania kapitału firmy w sferę obsługiwaną przez outsourcing.

Kolejną podstawową korzyścią omawianego zjawiska (w USA uważaną za nadrzędną) jest wysoka jakość usług, będąca konsekwencją dostępu do fachowców, którzy wiedzą, umiejętnościami i doświadczeniem przewyższają zwykle pracowników, na zatrudnienie których może pozwolić sobie firma zlecająca. Firma outsourcingowa wykonując podobne czynności w wielu firmach ze względu na swą konkurencyjność płacową ma możliwość zatrudniania lepiej wykwalifikowanych fachowców. Skutkiem takiej „polityki”, która znacznie ogranicza konieczność utrzymywania wysoko wykwalifikowanej kadry pracowniczej dla zadań skomplikowanych jest możliwość przeznaczenia wolnych środków na organizację wykwalifikowanego zespołu do zadań podstawowych. Umożliwia to z kolei koncentrację zasobów na strategicznych celach firmy, rozwoju jej podstawowej działalności i jej umiejętności przy jednoczesnym wyeliminowaniu jej najsłabszych stron (przekazaniu w bardziej „fachowe ręce”), co zapewnia niewątpliwie zwiększenie konkurencyjności. Docelowo powoduje to również zwiększenie wydajności wszystkich komórek organizacyjnych firmy, dzięki oddelegowaniu rutynowych i czasochłonnych zadań na zewnątrz.

Outsourcing w sieci

Jako, że jednym z najważniejszych rodzajów outsourcingu jest outsourcing informatyczny nie można pominąć niewątpliwych korzyści związanych z łatwym dostępem do najnowszych technologii informatycznych oraz ponoszenia przez firmę outsourcingową ryzyka starzenia się technologii.

To podstawowe zalety. Faktem jest, że w kontekście outsourcingu mówi się o nich znaczenie częściej, aniżeli o wadach, których świadomość powinna jednak nie tyle odwodzić przedsiębiorców od dobrodziejstw omawianego zjawiska, a jedynie umożliwić jak najbardziej świadomy wybór i optymalne dla danej firmy rozwiązania. Dlatego też warto mówić również o jego słabych punktach.

Po pierwsze przekazując „na zewnątrz” jakąś sferę naszej działalności tracimy nad nią kontrolę. Jak zostało to już wyżej wskazane outsourcing polega właśnie na tym, iż wykonanie leży w gestii firmy zewnętrznej, a firma korzystająca z outsourcingu oczekuje jedynie efektów, czy też realizacji określonych celów. Natomiast to jak te cele zostaną zrealizowane jest już zmartwieniem firmy zewnętrznej. Co za tym idzie mamy w takim przypadku mniejszą kontrolę nad tym kogo i na jakie stanowiska zatrudnia się do wykonania projektu oraz nad samą jego realizacją.

Istotne, by dobrze przemyśleć i dokonać trafnego wyboru co do funkcji, które mają być „obsługiwane na zewnątrz”, aby zapobiec pozbycia się funkcji, które mogą być ważne dla firmy ze strategicznego punktu widzenia. Należy także zachować umiar, gdyż przesada w tej dziedzinie grozi utratą przez przedsiębiorstwo tożsamości, a w efekcie również przewagi konkurencyjnej w przypadku zatarcia się granic kto i co wytwarza.

Jednym z podstawowych zagrożeń jest błędny wybór partnera outsourcingowego. Ta kluczowa decyzja nieść może za sobą wiele przykrych konsekwencji. Przede wszystkim obniżenie jakości oferowanych produktów w skutek niewłaściwego wykonywania usług przez podmioty wyodrębnione ze struktury firmy. Z brakiem profesjonalizmu naszego partnera wiąże się również kolejny problem, a mianowicie kwestia poufności. Istnieje bowiem niebezpieczeństwo niekontrolowanego wycieku ważnych, firmowych danych, np. osobowych, dotyczących obrotów firmy, klientów, jeśli firma zewnętrzna nie będzie podchodziła do tego w sposób profesjonalny. Zagrożenie to jest naturalną konsekwencją udostępnienia takich danych osobom „spoza zaufanego grona” i trudno je całkowicie wyeliminować.

Kolejnym słabym punktem omawianego zagadnienia jest brak szybkiego dostępu do zasobów. Korzystając z własnych zasobów mamy do nich stały i ciągły dostęp oraz co najważniejsze dobrze je znamy. Znamy w związku z tym nasze słabości i możliwości realizacji przy wykorzystaniu własnych zasobów. W przypadku outsourcingu firma nabiera bardziej wirtualnego wymiaru. Zasoby nie są na stałe przypisane i pewne obszary mogą się w każdej chwili zmieniać. Pogorszenie jakości pewnych obszarów może się odbyć bez naszego udziału, a nawet wiedzy.

Taka izolacja od wydzielonej na zewnątrz sfery niesie za sobą także ryzyko złego kanału przepływu informacji czy informacji zwrotnej.

Podsumowanie

Podsumowując podejmując współpracę na zasadzie outsourcingu można wiele zyskać, ale też wiele stracić. Wskazane wady, zagrożenia i ryzyka można oczywiście zminimalizować, przede wszystkim poprzez przemyślany i poparty wcześniejszym wywiadem rynku wybór kompetentnego i profesjonalnego partnera outsourcingowego. Dobrze jeśli wybór ten będzie trafny i długoterminowy również  z tego względu, że częsta zmiana wykonawców, szczególnie w przypadku projektów długoterminowych, narazi nas na dodatkowe koszty, oraz odbije się na jakości i terminie realizacji.

Jedną z pułapek, w którą łatwo wpaść jest zbytnie delegowanie odpowiedzialności za prawidłowy przebieg programu. Podejście - "outsourcowaliśmy to i mamy to z głowy" jest błędne. Można delegować do wykonania wiele zadań, ale nie można delegować odpowiedzialności.

Mimo wszystko wydaje się, że popularność tej formy zarządzania firmą to nie jedynie trend, czy moda, gdyż rozsądne i profesjonalne podejście do tematu powinno przynieść naszej firmie jednak więcej korzyści niż strat. Korzyści są bowiem w tym przypadku konkretne i wymierne, podczas gdy wady mają głównie hipotetyczny charakter, a zagrożenia można znacznie ograniczyć.

Zachowując więc należyte zasady staranności i przy założeniu profesjonalizmu po obu stronach można oczekiwać po współpracy w ramach outsourcingu zwiększenia efektywności prowadzonej działalności z wszystkimi tego pozytywnymi konsekwencjami.

Podobne artykuły:


Łukasz Lipski - prawnik EGD Sp z o.o. Europejska Grupa Doradcza Sp z o.o.