Plan produkcji – jak nie olać własnych założeń i nie dopłacić do interesu

Plan produkcji – jak nie olać własnych założeń i nie dopłacić do interesu materiały PR

Każdemu producentowi przyświeca ta sama idea: uzyskać profesjonalny efekt i nie przekroczyć budżetu. Bardzo często nim się obejrzymy, wychodzi drożej, dłużej i wcale nie tak sexi, jak zakładaliśmy.

Na wstępie zaznaczę od razu, że tekst ten może być równie pomocy dla osób zajmujących się produkcją multimediów zawodowo, sporadycznie, ale również tych, którzy zlecają produkcję innym, będąc klientami dla wspomnianych producentów. Każdemu bowiem zależy na tym, aby jakość, koszty i czas realizacji były zgodne z założeniami. Oczywiście na myśl od razu przychodzi znany każdemu project managerowi trójkąt: jakość-koszt-czas, który dowodzi, że należy umiejętnie wyważyć te trzy wartości, bo każda jest kluczowa, zależna od pozostałych i podlegająca ocenie przełożonych post factum. Jednak nie o tym jest ten tekst.

Wszystkie projekty mają cechy wspólne

Zakładam bowiem, że na etapie dopracowaniapomysłu i negocjacji (jakkolwiekby to słowo nie brzmiało) doszliśmy do pewnego porozumienia. Wiemy już co mamy wspólnie stworzyć, jakie będą koszty i kiedy możemy oczekiwać rezultatów. Zakładam też, że elementy te zostały dopracowane w oparciu o doświadczenie i realne możliwości obu stron i jeszcze przed rozpoczęciem zdjęć każdy wierzy w to, że plan da się wykonać.

O tym jak dość do tego momentu napiszę innym razem. Teraz skupimy się na tym, co spotyka 9 na 10 projektów takich jak nasz, czyli: odstępstwa od założonego planu. Oczywiście, gdy odstępstwa oznaczają szybszą realizację czy oszczędność w wydatkach, to nikt nie ma z tym problemu. Znacznie częściej jednak sytuacja jest odwrotna. Termin realizacji dawno minął, nieprzewidziane „dokrętki” zwiększają koszty produkcji, a kolejne wersje zmontowanego materiału nie podobają się w zasadzie nikomu. Marża producenta topnieje do zera i wraz z każdą złotówką, którą musi dopłacić, topnieje również dobry humor i atmosfera współpracy. Jak temu zapobiec? Szczerze mówiąc nie wiem. Nie znam TEGO konkretnego projektu, ale WSZYSTKIE mają trochę cech wspólnych, więc warto się zastanowić nad:

Umowa

Rzecz oczywista, czasem redagowana w pośpiechu i wysyłana jako przeróbka „gotowca” z innego projektu. W końcu czy nie wystarczy zmienić daty, danych zleceniodawcy i kwoty? Nie. Koniec końców umowa to element, który spaja potrzeby, życzenia i żądania każdej ze stron. Powinna więc jasno określać możliwe wypadki i precyzować sposób postępowania. Zakładamy, że nikt nie ma złych intencji podpisując umowę, ale jeżeli najbardziej konkretnym zapisem w tym dokumencie jest zdanie o tym, który sąd jest właściwy do rozstrzygania w razie sporów, to uwierzcie mi, nie jest dobrze.

Gdy dojdzie do poważnego konfliktu na linii klient – producent, to uwierzcie mi, że ciąganie się po sądach dla nikogo nie jest rozwiązaniem. Doświadczony producent powinien przewidzieć możliwe wypadki i ustalić w ramach zapisów umowy co, jeśli:

    • Część założeń klienta okaże się niemożliwa do realizacji w danym czasie, np. ważna osoba, która miała udzielić wypowiedzi zmieni zdanie lub rozchoruje się. Taka sytuacja może całkowicie zburzyć napięty plan realizacji. Wydaje się oczywiste, że klient powinien zrozumieć opóźnienia wynikające z takich czynników, ale czy na pewno? Pamiętajmy, że klient zazwyczaj nie ma na tyle dużego doświadczenia, aby wiedzieć, że czasem jedna mała zmiana burzy dopracowany plan.
    • Zmieni się koncepcja – czasem dopiero podczas produkcji można zauważyć, że założony scenariusz jednak nie sprawdza się. Jest to sytuacja, którą trudno pochwalać, ale, jak wiecie, zdarza się. Szczególnie, gdy projekty nie są kalką samych siebie. Ryzyko powinno być jasno określone i postawione po stronie autorów koncepcji czy scenariusza. Ale co, jeśli przerwa w zdjęciach czy nawet większe zmiany wpływają po kolei na następne etapy produkcji? Zamawiający może zrozumieć, że konieczność powtórzenia dwóch dni zdjęciowych wiąże się nie tylko z kosztami powtórek, ale również pośrednio z innymi kosztami. Co jeśli przez dodatkowe dni na planie stracimy rezerwację w studio lektorskim, albo wcześniej przygotowane prace na animacją okażą się czasem zmarnowanym? Klient powinien mieć świadomość, że każda zmiana ponosi za sobą pewne koszty.
    • Pewne procesy wydłużają się zanadto – montażysta siedzi trzy dni pod rząd po 16 godzin, aby skończyć materiał w wyznaczonym dla pierwszego terminu czasie i mieć umówione siedem dni na poprawki, a tymczasem klient nie odzywa się przez kolejne 5 dni (wiadomo – korpo: procesy, spotkania, decyzje…). I znowu dwie nieprzespane noce, aby tylko zdążyć na czas, a potem milczenie. Na koniec krytyczna uwaga klienta, że montaż trwa za długo…

Możemy wymieniać jeszcze długo, ale najważniejsze jest, aby zrozumieć, że umowa ma nie tylko zabezpieczyć byt obu stron, ale jest doskonałą bazą do wzajemnego uświadomienia sobie z jakimi niespodziankami musimy liczyć się podczas produkcji multimediów. Jeśli podpisujemy się pod takim dokumentem, to jednocześnie stajemy się odpowiedzialni za nasze ustalenia.

Terminy

Kolejny temat-rzeka, który rozpracujemy sobie dokładniej przy okazji. Tym razem warto zastanowić się nad tym, czy aby czas na realizację nie jest zbyt… długi. Zazwyczaj narzekamy na coś zupełnie odwrotnego. Mało czasu, a projekt ambitny. W praktyce jednak znacznie łatwiej jest zrealizować projekt, gdy terminy są napięte, niż gdy mamy poczucie, że czasu jest wiele. Nadmiar czasu lub po prostu jego odpowiednia ilość sprawiają, że nie ma potrzebnego w tej pracy spięcia. Pozwalamy sobie na drobne opóźnienia, wiedząc, że jest spory luz w kalendarzu. W praktyce więc wszyscy zakładają pewne terminy mając świadomość, że wszystko może się przesunąć. Na przesunięciach zazwyczaj najgorzej wychodzą realizatorzy, bo jeśli zakładasz, że na montaż mamy jeszcze dwa tygodnie, to nic nie stoi na przeszkodzie, aby klient chciał w ciągu tych dwóch tygodni dołożyć jeszcze kilka swoich sugestii, może coś zmienić, przerobić. To po prostu kosztuje.

Przez przedłużające się terminy realizatorzy są zaangażowani mentalnie w dany projekt dłużej, niż zakładali, co nieraz kończy się olaniem innych zleceń. Niby nie ma na nie czasu, skoro jest klient z podpisaną umową, który wymaga zaangażowania takiego samego, jak na początku projektu, ale jednak gdyby się spiąć i zrealizować projekt na czas, to problemu by nie było. A że jest to możliwe udowadniają wszelkie projekty ze sztywnym terminem realizacji (na przykład zależnym od jakiegoś publicznego wydarzenia). Wtedy choć wszyscy pracują na 150%, to da się skończyć na czas i jeszcze wynagrodzić ekipie trudy.

Przesunięcia w terminach działają też niekorzystnie na późniejsze etapy pracy. Okazuje się, że część osób ma wolne przebiegi, bo ich etap się przesuwa, a inne pracują przy kilku projektach jednocześnie, nie mogąc skończyć pierwszego zaczynają drugi i kolejne. Wymiana osób nie zawsze jest łatwa i możliwa.

Plan produkcji

Jak powinien wyglądać? Wszystko jedno. Wiemy, że jest niezbędny, aby zapanować nad faktami. W miarę możliwości powinien zawierać wszelkie potrzebne informacje i powinien być jasny i udostępniony również klientowi. Ważne, żeby zobaczył on (i uświadomił sobie) jak wiele jest zależności między poszczególnymi elementami pracy.

W profesjonalnej produkcji filmowej kierownik produkcji wsparty jest przez cały zestaw planistycznych dokumentów, od kart obiektów począwszy, na kalendarzowym planie zdjęć skończywszy. Nawet jeśli realizacja trwa 2-3 dni, a montaż przewidujemy na 1 tydzień, to i tak warto zaplanować wszystko dokładnie i spisać szczegóły. W ferworze pracy łatwo zapomnieć o czymś oczywistym, jak np. podpisanie umowy z aktorem czy wynajem sprzętu. Pewne pomyłki można zatuszować, ale każda kosztuje: czas, nerwy lub pieniądze.

Co warto spisać w formie planu produkcji (dla mnie absolutne minimum, maksimum zależy od waszych potrzeb):

    • Podstawowe dane, które pozwolą łatwo identyfikować projekt (żeby późnej nie mówić między sobą: „wiesz, ta reklama margaryny”).
    • Formaty, długość – wbrew pozorom często filmy wydłużają się w trakcie realizacji (chyba, że mamy konkret typu reklama TV, która ma mieć 00:29:24), więc warto wrócić do źródeł i przypomnieć sobie jakie były założenia. Ważne są też założenia techniczne – inaczej wypuścimy materiał do internetu, a inaczej taki przeznaczony na płyty DVD czy do TV.
    • Kluczowe terminy i zależności między nimi. Np. jeśli materiał ma być wyemitowany danego dnia w telewizji, to jest to dosyć istotna data do której musimy dopasować wszelkie inne działania.
    • Ogólne zestawienie kosztów, aby mieć na bieżąco kontrolę nad wydatkami. Oczywiście nic nie zwalnia nas z przygotowania również szczegółowego zestawienia kosztów, chyba że chcemy żyć w ułudzie dobrze zrealizowanego projektu, póki księgowy nie powie, że coś jednak poszło nie tak.
    • Wykaz osób wraz ze stopniem ich wykorzystania i zadaniami – nie możemy doprowadzić do sytuacji, gdy jakaś osoba będzie niedostępna ze względu na przedłużającą się pracę (np. inna realizacja czy zaplanowany urlop).
    • Wykaz usług obcych – słowem: wszystko to, co wynajmujemy lub kupujemy i o czym kierownik produkcji musi pamiętać zawczasu.
    • Kalendarzowy plan zdjęć – a więc rozpiskę dni zdjęciowych w formie przypominającej nieco wykres Gantta, z uwzględnieniem wszelkich kluczowych informacji dla danego obiektu. Ułożenie takiego planu pozwala też lepiej zaplanować zdjęcia, ponieważ uświadamiamy sobie, że czaso- i kosztochłonność jest w dużej mierze zależna od kalendarza.
    • Teczki obiektów – jeśli są potrzebne, to powinny zawierać również informacje dotyczące zagadnień bezpieczeństwa pracy czy dostępu do mediów. Jednym zdaniem, wszystko, co potrzebne, aby kręcić na danym terenie.
    • Scenariuszscenopis czy każdy inny dowolny dokument, który opracowaliśmy wraz z klientem, a który stanowi merytoryczną podstawę pracy.

Bez innych załączników zazwyczaj można się obyć, ale ta skromna lista na sporządzenie której poświęcimy góra kilka godzin bardzo nam pomoże w przyszłości i uchroni przed nieplanowanymi trudnościami (przynajmniej niektórymi).

Zapraszam do testów w naszym studio!

Digital Knowledge Village Piotr Maczuga