Wstęp do systemów controllingowych

Wstęp do systemów controllingowych sxc.hu

Niezależnie od rozmiarów firmy, planowanie i budżetowanie jej kolejnych zadań jest nieodłącznym elementem pracy każdego menedżera.

Arkusz kalkulacyjny

W większości firm, podstawowym narzędziem, które pomaga w przełożeniu strategii na taktykę, harmonogramy, terminy i jednostki różnych miar jest... uniwersalny arkusz kalkulacyjny. Czy są sytuacje gdy jego niewątpliwe zalety tracą urok?

Podobne artykuły:

Owszem, ale zanim do tego dojdzie, sytuacja wygląda tak: Na początku cyklu życia każdej firmy, a i później, na starcie do ważniejszych etapów w jej rozwoju, najpierw powstaje pewna strategia działania, czyli pewien dość ogólnie określony kierunek, w którym firma zamierza podążać. Następnie, ów kierunek jest przekładany na bardziej precyzyjne kroki, w których wyszczególniamy: co, kto, kiedy i przy użyciu jakich zasobów będzie wykonywał. Tak w dużym skrócie wygląda definicja planowania. Gdy do tego dodamy jeszcze wartościowe wyrażenie poszczególnych zadań, mamy do czynienia z Budżetowaniem. Inaczej mówiąc, budżetowanie to wartościowe określenie zadań, kompetencji i obowiązków poszczególnych komórek organizacyjnych w przedsiębiorstwie, stosowane także po to, aby przedstawiać wpływ, jaki na wyniki finansowe firmy mają podejmowane decyzje. O ile plany stanowią pewną koncepcyjną podstawę działania to budżety wyznaczają limity środków, jakie firma może przeznaczyć na realizację swoich celów. Tyle jeśli chodzi o zupełne podstawy.

Jak już wspominano na początku, podstawowym narzędziem, które jest używane w do konstruowania planów i budżetów jest arkusz kalkulacyjny. Niezależnie od rozmiarów firmy, etapu planowania i budżetowania koncepcji czy modelu budżetowego (plany i budżety cząstkowe, budżety całkowite, kroczące, z góry na dół lub odwrotnie, itd.), arkusz pozwala na stosunkowo proste opisanie i wycenę naszych planów. Są jednak sytuacje, gdy zamiast pracę ułatwiać, skutecznie ją utrudnia i każe dłużej czekać na efekty.

Kiedy tak się dzieje?

Zazwyczaj gdy rośnie stopień komplikacji procesów zarządzania: złożona produkcja, skomplikowane metody wyceny kosztów działalności czy rozliczeń z pracownikami i kontrahentami, rozproszona struktura organizacyjna firmy, ilość i złożoności transakcji.

Wszystkie te elementy sprawiają, że zaplanowanie budżetu firmy i kontrola jego realizacji oraz ew. Korekty wymagają bardziej zaawansowanych narzędzi informatycznych, które pozwolą zachować prostotę i intuicyjność obsługi typową dla arkuszy kalkulacyjnych np. z wysoką wydajnością obliczeniową. Tego typu narzędzia są dostępne na rynku już od wielu lat, a należą do grupy rozwiązań wspomagających zarządzanie efektywnością firmy (ang. Skrót: CPM - Corporate Performance Management). Dlaczego warto się nimi zainteresować? Poniżej przykładowy scenariusz:

Średnie lub duże przedsiębiorstwo usługowo-handlowe, dysponujące siecią kilkudziesięciu oddziałów prowadzących na swoim terenie sprzedaż produktów i usług i będących zarazem lokalnymi centrami zysków i kosztów. Nasza firma stosuje zaawansowane metody planowania i rozliczania kosztów oraz przychodów, a z racji rozmiarów oraz profilu, rejestruje dużą ilość transakcji handlowych oraz związanych z nimi dokumentów księgowych. Bieżąca działalność firmy wspierana jest przez rozbudowany system klasy ERP. Jednak samo planowanie ciągle jeszcze realizowane w właśnie w arkuszu kalkulacyjnym. Jakie to może rodzić zagrożenia? Wymieńmy kilka, jakie spotkaliśmy podczas wielu wdrożeń w podobnych rozmiarowo przedsiębiorstwach. Na początek, najbardziej jaskrawe zagrożenia związane z tworzeniem budżetów:

Czasochłonność procesu planowania i budżetowania

Jeżeli firma będzie tworzyć budżety cząstkowe dla każdego oddziału czy każdej nieruchomości, konsolidacja kilkudziesięciu arkuszy w jeden zbiorczy budżet przychodów czy kosztów firmy będzie musiała się odbyć ręcznie i zabierze sporo czasu. Przewagą, jaką w tym momencie mogą dać systemy do planowania i budżetowania jest np automatyczna konsolidacja danych pochodzących z budżetów cząstkowych. Taki automatyzm jest m.in. efektem wykorzystania jednakowych formularzy czy formatek wprowadzania danych, które wypełniają osoby odpowiedzialne za budżety cząstkowe. Nie ma więc konieczności ręcznego ujednolicania terminologii i formatów danych w tradycyjnych arkuszach kalkulacyjnych.

Zarządzanie zmianą w budżetach. W przypadku budżetów tworzonych w zwykłych arkuszach kalkulacyjnych, niezwykle trudno zapewnić kontrolę wprowadzanych zmian w kolejnych wersjach budżetu. Systemy do budżetowania i analiz eliminują ten problem dzięki możliwości przechowywania wielu wersji budżetu i zapisywania historii wszystkich poprawek i zmian. Controllerzy finansowi mają pełen zakres informacji kto, kiedy i co zmienił, zatem mogą łatwo porównać różnice między poszczególnymi wersjami budżetów.

Praca grupowa

Budżetowanie w oparciu o arkusz to, de facto brak możliwości zarządzania przepływem pracy i terminami w procesie planowania. Tymczasem systemy do budżetowania mają zaimplementowane obieg spraw pozwalający na sterowanie przepływem pracy w ramach procesu planowania i zarządzanie terminami realizacji poszczególnych kroków procesu.

Pisząc nieco prostszym językiem: Controller finansowy może zlecać w systemie controllingowym wykonanie pewnych prac związanych z tworzeniem planów i budżetów, a z kolei użytkownicy, którzy tego typu zlecenia realizują niemal natychmiast widzą jaki jest status wprowadzonych zmian (np. budżet działu X zatwierdzony, w akceptacji, odrzucony). Cały przepływ informacji odbywa się w systemie do budżetowania, a nie np. za pośrednictwem firmowej poczty email i dziesiątek czy setek krążących tą drogą arkuszy kalkulacyjnych.

Gdy myślimy o kolejnej fazie: pracy z budżetem będącym już w toku realizacji, warto rozważyć inne rodzaje ryzyka. Tutaj może pojawić się problem wydajności obliczeniowej arkusza, czasochłonność operacji czy ograniczony zakres funkcjonalny narzędzi analitycznych:

Wydajność obliczeniowa

Arkusz kalkulacyjny z definicji nie jest przystosowany do przeliczania dużych zbiorów danych, takich z dziesiątkami czy setkami tysięcy rekordów. Ma ograniczoną liczbę wierszy i kolumn, a jego szybkość obliczeniowa nie będzie mogła się równać z tą, którą dysponują narzędzia controllingowe oparte o technologię In-Memory czy nawet OLAP.

DomData AG Sp. z o.o. Grzegorz Joachimiak