Windykacja, czyli jak uniknąć opóźnień w płatnościach?

Windykacja, czyli jak uniknąć opóźnień w płatnościach? fot.: sxc.hu

Opóźnienie płatności lub nieotrzymanie zapłaty za wystawioną fakturę, jest jednym z podstawowych elementów ryzyka każdego przedsiębiorcy prowadzącego biznes. Jest nim także sprzedaż z odroczonym terminem płatności.

Opóźnienie płatności lub nieotrzymanie zapłaty za wystawioną fakturę jest jednym z podstawowych elementów ryzyka każdego przedsiębiorcy prowadzącego biznes, w tym sprzedaż z odroczonym terminem płatności. Brak płatności w terminie lub nieotrzymanie jej wcale może prowadzić do utraty płynności finansowej, której skutkiem może być niewypłacalność firmy, a w skrajnych przypadkach nawet jej upadłość. Przedsiębiorcy rozpoczynający działalność lub firmy z sektora MSP, są szczególnie narażeni na to ryzyko. Z reguły nie dysponując dużymi kapitałami zmuszeni są angażować wszystkie swoje środki finansowe w uruchomienie działalności lub w bieżące funkcjonowanie na rynku.

Długi rodzą długi

Konsekwencje nieterminowej zapłaty za wystawione faktury mają szczególnie dramatyczne skutki w przypadku małych firm, obsługujących tylko kilku dużych klientów, których zlecenia niekoniecznie realizowane są jednocześnie. W takim przypadku, uchylanie się klienta od zapłaty powoduje katastrofalne skutki, ponieważ powstała sytuacja nie zwalnia wierzyciela z obowiązku zapłaty swojej grupie dostawców, podwykonawców, pracowników, dodatkowo od wystawionych i niezapłaconych faktur wierzyciel musi zapłacić podatek VAT do 25. dnia kolejnego miesiąca po wystawieniu faktury. W jednej chwili, atrakcyjnie zapowiadające się zlecenie może okazać się „gwoździem do trumny” zleceniobiorcy.

Nie dbamy o terminy

Regulowanie należności po wyznaczonym terminie zapłaty na fakturze, jak wynika z przeprowadzonych badań wśród przedsiębiorców z sektora MSP, to coraz powszechniejsza praktyka stosowana przez kontrahentów. Badania przeprowadzone wśród MSP, pokazują, że większość małych i średnich przedsiębiorstw otrzymuje zapłatę za sprzedane towary i usługi po terminie i okres ten ulega wydłużeniu z roku na rok.

Wynika to z faktu, iż wiele firm nie kontroluje i nie monitoruje na bieżąco płatności od swoich kontrahentów. Czeka na zapłatę, nie podejmując żadnych działań. Dlatego, tak ważna jest aktywność w zakresie monitorowania i prowadzenia działań mających na celu zapewnienie środków na działalność przedsiębiorstwa, w tym kontrola spływu środków z wystawionych faktur.

Tylko 2,5 proc. przedsiębiorców upomina się o pieniądze

Firmy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw powinny samodzielnie podejmować działania mające na celu uzyskanie płatności w terminie, zwrotu należności za wykonane usługi, sprzedany towar, nie czekając aż kontrahent samodzielnie dokona zapłaty. Tylko 2,5 proc. przedsiębiorców podejmuje działania, gdy przychodzi termin płacenia wystawionej faktury. Ten wskaźnik pokazuje, że sami przedsiębiorcy przyzwalają swoim kontrahentom na płatności za faktury z opóźnieniem. Terminowe otrzymywanie płatności za wystawione faktury deklaruje tylko 14 proc. przedsiębiorców. Prawie 65 proc. przedsiębiorców reaguje dopiero w momencie, gdy minął termin płatności za wystawione faktury. Ten wskaźnik pokazuje, że sami przedsiębiorcy przywalają na takie zachowania, które później przekształcają się w niechlubną praktykę.

Monitoring płatności

Tak ważnym – niestety niedocenianym – elementem prowadzenia działalności jest prewencja, monitoring płatności. Zanim nawiązane zostaną relacje biznesowe z nowym kontrahentem, warto uzyskać informację, czy jest on wypłacalny. Doskonałym i darmowym źródłem wiedzy jest Internet. Z jego pomocą sprawdzić można kontrahenta w różnych źródłach informacji, takich jak KRS czy CEIDG. Pożądanym jest również samodzielna rejestracja w KRD, BIG, ERIF. Poszukiwać informacji można na portalach branżowych oraz giełdach wierzytelności. Oczywiście działania weryfikujące kontrahenta można zlecić profesjonalnej wywiadowni gospodarczej, która wykona nam raport na temat sytuacji finansowej, zwyczajów płatniczych danego kontrahenta.

Szczegółowa umowa

Przy podpisywaniu umowy o współpracy przedsiębiorcy powinni zadbać, aby zawrzeć w niej wszelkie poczynione ustalenia między stronami, m.in.: cenę usługi, termin jej wykonania, termin płatności oraz ewentualne kary umowne. Bardzo ważnym zapisem jest również możliwość odstąpienia od umowy w przypadku braku płatności z zastrzeżeniem obowiązku zapłaty za zrealizowaną usługę. Należy dopilnować również, aby w razie jakichkolwiek zmian dodawać je do umowy w formie aneksów. Kluczowym jest, aby na umowie znalazły się podpisy osób upoważnionych - w przeciwnym wypadku umowa będzie nieważna.

Brak reakcji ro ciche przyzwolenie

Gdy kontrahent nie dokonuje płatności w uzgodnionym terminie, reakcja musi być natychmiastowa, realizowana konsekwentnie – nawet, gdy jest to stały, znany klient. Oczywiście progresywność, skala i dopasowanie reakcji powinny być dostosowane do łączących stosunków z kontrahentem – inne postępowanie w przypadku dobrze znanego kontrahenta, a inne w stosunku do zupełnie nowego. Płatności za wykonaną usługę, dostarczony towar „opłaci się” nadzorować stale. W momencie zbliżania się terminu płatności należy wykonać telefon do kontrahenta i w czasie krótkiej rozmowy przypomnieć o zbliżającym się terminie płatności. Taki telefon nie narusza zasad współpracy, a jest dobrym narzędziem, aby w terminie uzyskać płatności. Szybkie działania pomagają uniknąć problemów związanych z płynnością finansową w firmie. Należy podkreślić, że brak reakcji oznacza ciche przyzwolenie dla kontrahenta na kontynuowanie procesu nieterminowego regulowania należności.

Czas na windykację

W przypadku, gdy prewencja i monitoring nie przyniesie spodziewanych efektów pozostaje jak najszybciej podjąć działania windykacyjne. Windykację można prowadzić we własnym zakresie. Jeśli jednak brak w strukturach działu zajmującego się windykacją, należy sprawdzić, czy jest opłacalne dla firmy zainwestowanie w dział windykacji – przeanalizować skalę odpisów z tytułu niespłaconych należności, koszt pracowników zajmujących się windykacją i związanych z tym wyjazdów oraz posiadanego know-how.

Windykacja jako działania mające na celu odzyskanie należności, wiąże się z dużą czasochłonnością, stąd lepiej powierzyć ją osobom z odpowiednim przygotowaniem niż powierzać ją np. księgowej, sprzedawcy. Jeśli w kalkulacjach kosztowych, inwestycja w wewnętrzny dział windykacji będzie nieopłacalna, wówczas należy zdecydować się na podjęcie współpracy z profesjonalną firmą windykacyjną bądź kancelarią prawną. W chwili obecnej firmy windykacyjne i kancelarie nie pobierają opłat wstępnych i podejmują się windykacji przekazanych należności za określony procent od odzyskanej kwoty.

Współpraca z firmą zewnętrzną

Podejmując współpracę z podmiotem zajmującym się profesjonalnym odzyskiem należności należy określić warunki na jakich firma może działać, aby należność odzyskać. Ma to na celu uniknięcie w przyszłości nieporozumień związanych z ewentualnymi dalszymi relacjami pomiędzy przedsiębiorcą a kontrahentem. Polecanym jest wprowadzenie do firmy swojego działu windykacji bądź też osoby zajmującej się i posiadającej doświadczenie w prowadzeniu działań windykacyjnych, szczególnie w tej pierwszej fazie, gdzie przedsiębiorcy liczą i wierzą w uczciwość naszego kontrahenta i nadal chcą dalej z nim współpracować na zasadach partnerskich.

Element wprowadzenia windykacji zleconej można zastosować zawsze i w każdym momencie. Wybór firmy windykacyjnej jest sporym wyzwaniem. Niezbędne jest, aby uściślić zakres współpracy tak, aby działanie zewnętrznego podmiotu świadczącego usługę windykacji nie skupiało się tylko na wysyłaniu kolejnych pism i wezwań. Skala podejmowanych działań musi być ustalona w szerszym zakresie – do wizyty w miejscu prowadzenia działalności dłużnika włącznie.

Usługi dodatkowe

Gdy przedsiębiorcy korzystają już z usług firm z sektora obrotu wierzytelnościami mogą rozszerzyć zakres współpracy, począwszy od działań zapobiegawczych, poprzez usługi typowo windykacyjne związane z powierniczymi przelewami wierzytelności, a kończąc na usługach faktoringu. Współpracując z firmą windykacyjną można otrzymać szereg usług dodatkowych takich jak wywiady gospodarcze, monitoring płatności, pieczęć prewencyjną tzw. narzędzie dyscyplinujące kontrahentów do terminowego regulowania należności, w które opatrzona jest każda faktura.

Należy pamiętać, że sprawne i konsekwentne zarządzanie należnościami pozwoli na zbudowanie wizerunku solidnego kontrahenta i ułatwi zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstwa, dzięki czemu zarządzanie firmą i jej rozwojem będą przebiegały w niezakłócony sposób. Ważne, by skorzystać z wiedzy ekspertów i wybrać taką usługę, która będzie dla nas najlepsza i będzie odpowiadać naszym potrzebom i oczekiwaniom.

Prawa i obowiązki

Warto pamiętać, że funkcjonująca od roku ustawa o terminach płatności pozwala wierzycielom obciążyć dłużnika kosztami windykacji. Ustawa nie tylko pozwala przenieść koszty działań windykacyjnych na dłużnika, ale też precyzuje maksymalny termin zapłaty, jaki powinni stosować przedsiębiorcy. Umożliwia także naliczanie odsetek za występujące opóźnienia w płatnościach. Mamy prawo dochodzić własnych należności. Rezygnacja z walki o swoje prawa to wyraźny sygnał dla dłużnika, że skoro raz mu pozwoliliśmy na opóźnienie płatności, to zrobimy tak i kolejny raz. Wówczas należy się zastanowić: czy rzeczywiście na takiej współpracy z dłużnikiem nam zależy.

Windykacja dopasowana do potrzeb

Wewnętrzna windykacja, stworzona dla potrzeb naszej firmy, będzie działała zgodnie z naszymi wytycznymi, naszymi regulaminami i procedurami. Sami możemy określać strategię działań, ich częstotliwość, nasz specjalista będzie posiadał szersze możliwości rozłożenia płatności w czasie, a poprzez wewnętrzne regulacje możemy szybciej podejmować decyzję zarówno o restrukturyzacji, jak również o skierowaniu sprawy do postępowania sądowego. Wewnętrzna komórka windykacyjna w firmie zadba o dobre relacje z kontrahentem i będzie mogła promować firmę jako tą właściwą, z którą można, a wręcz należy współpracować ze względu chociażby na to, że gdy pojawią się problemy z uregulowaniem należności zawsze można znaleźć rozwiązanie. Wewnętrzna windykacja jest korzystnym rozwiązaniem również ze względu na możliwość szybkiego podjęcia decyzji o skierowaniu do postępowania egzekucyjnego z wykorzystaniem systemu EPU (E-Sąd), gdzie przy bezspornej należności otrzymamy dość szybko tytuł egzekucyjny i będziemy mogli dochodzić swojej należności za pośrednictwem komornika.

Problem sam się nie rozwiąże

Problem z terminowym regulowaniem należności przez kontrahentów nie znikną tak długo, jak nie zmieni się mentalność przedsiębiorców. Traktując problem niepłacących kontrahentów jako ten, który być może „sam się rozwiąże” dajemy przyzwolenie na niepłacenie w terminie i tym samym wpędzamy się w kłopoty, gdyż sami mamy problem z utrzymaniem płynności, zapłatą za towar czy też usługi. Żadne przepisy nie zlikwidują negatywnych zjawisk tylko dlatego, że istnieją. Należy je jeszcze stosować i to bardzo konsekwentnie.

Wybrane sposoby minimalizowania ryzyka nieterminowych płatności i późniejszego minimalizowania ich skutków

Faktoring

Jest to polecany na każdym etapie prowadzenia działalności produkt finansowy, przeznaczony dla każdego, kto nie chce czekać na pieniądze z wystawionych faktur. Jest to również rozwiązanie dla przedsiębiorstw z przejściowymi kłopotami w utrzymaniu płynności finansowej.

To idealne rozwiązanie dla firm, które:

  • sprzedają towary lub usługi z odroczonym terminem płatności,
  • współpracują z gronem stałych odbiorców,
  • chcą zdywersyfikować swoje źródła finansowania,
  • dynamicznie się rozwijają,
  • chcą wejść na nowe zagraniczne rynki.

Usługa faktoringu jest dobrym narzędziem utrzymywania płynności finansowej w każdym momencie prowadzenia naszej działalności gospodarczej. Pomaga przedsiębiorstwu zmniejszać negatywne skutki zatorów płatniczych oraz umożliwia poprawę płynności finansowej poprzez wymianę należności na gotówkę. Dzięki faktoringowi możemy zweryfikować wypłacalność odbiorcy, co zabezpiecza przed sprzedażą towaru bądź usługi firmie o słabej kondycji finansowej, co może się wiązać z brakiem ściągalności finansowej w przyszłości. Faktoring oferuje również możliwość ubezpieczenia transakcji, co jest szczególnie przydatne w czasach, kiedy tak wiele firm ogłasza upadłość.

Ubezpieczenie transakcji

Ubezpieczenie należności z tytułu wystawionych faktur za wykonane usługi bądź sprzedaż towarów, chroni firmę przed nieplanowanymi, nagłymi stratami jakie mogą pojawić się w związku z brakiem płatności ze strony kontrahenta. Posiadając polisę ubezpieczeniową przedsiębiorcy są pewni, że niezapłacone należności zostaną uregulowane. Ubezpieczenie należności pozwala skutecznie zarządzać ryzykiem handlowym a przede wszystkim wizerunkowym. Ubezpieczenie należności polega na wypłacie odszkodowania za straty poniesione w wyniku nieuregulowanych płatności z tytułu wystawionych faktur, zawartych umów.

Ubezpieczenie należności handlowych pomaga w zarządzaniu należnościami, a w przypadku nieotrzymania zapłaty, daje ochronę w postaci odszkodowania. Naruszenie płynności finansowej może bowiem pociągnąć za sobą dotkliwe w skutkach konsekwencje, na długi czas osłabiając prowadzenie działalności oraz obniżając jej możliwości inwestycyjne.

Firmy zajmujące się ubezpieczaniem transakcji analizują sytuację kontrahentów, z którymi wymiana handlowa będzie objęta ubezpieczeniem w tym zdolność kredytową, finansową, poprzez przyznanie im limitów kredytowych, do wysokości których zostanie wypłacone odszkodowanie, w momencie, gdy klient ten nie spłaci zobowiązań. W przypadku tego typu usług ubezpieczyciel kontroluje każdego z ubezpieczonych kontrahentów, a w razie potrzeby ocenia ryzyko związane z ewentualnym podniesieniem limitu kredytowego. Często w zakres odpowiedzialności wchodzi ciągłe i aktywne monitorowanie wypłacalności, zdolności kredytowej kontrahentów, gromadzenie informacji na temat kontrahentów oraz podmiotów gospodarczych z różnych źródeł.

Mediacja

To jeden z najtańszych sposobów rozwiązywania konfliktów. Jest stosowana powszechnie w zakresie sporów miedzy partnerami biznesowymi, w szczególności jeśli dotyczą zapłaty należności. Rozwiązanie sporu za pomocą mediacji nie przekreśla dalszej współpracy kontrahentów. Kluczowym aspektem podjęcia mediacji, jest obustronna chęć zażegnania konfliktu. Mediacja jest dobrowolna, a prawo do niej przysługuje każdemu. Proces mediacji kończy pisemna umowa między przedsiębiorcą a dłużnikiem. Określa warunki porozumienia i ma ograniczenie czasowe. Jeśli podmiot zalegający z należnością nie wywiąże się z umowy, sprawa może trafić do sądu.

Sprzedaż wierzytelności

Posiadając nieściągalne należności należy rozważyć ich zbycie. Szybka sprzedaż swoich wierzytelności jest czasem korzystniejsza od długotrwałej windykacji. Myśląc o sprzedaży wierzytelności należy, oprócz znalezienia kupca, dokonać analizy skutków podatkowych tej transakcji. Działania windykacyjne, wezwania do zapłaty, potem sąd i komornik – to wszystko może trwać, jeżeli dłużnik umiejętnie się broni. Nie każdy przedsiębiorca ma chęci, możliwości i może tyle czekać. Okres oczekiwania na wyrok i egzekucję komorniczą bywa ryzykowny. Upływ czasu sprzyja niektórym dłużnikom. Mogą ukryć majątek, zlikwidować działalność, postawić się w stan upadłości. Prowadzenie windykacji to również ponoszone dodatkowe koszty. Trzeba zapłacić należność prawnikowi, uiścić wpis sądowy, opłatę komorniczą. Dobrze, gdy mamy możliwość windykowania należności od dłużnika posiadającego majątek, z którego można dokonać egzekucji. Wtedy wszelkie poniesione koszty windykacji uda się wyegzekwować łącznie z należnością i odsetkami.

Sprzedaż wierzytelności pozwala na niemal natychmiastowe pozyskanie jakiejś części “zamrożonej” gotówki, a w przypadku zawarcia transakcji definitywnego zakupu przerzuca całe ryzyko odzyskania pieniędzy na firmę windykacyjną. Nie każdą jednak wierzytelność można i uda się sprzedać. Firmy skupujące należności unikają bowiem zakupu niepewnych roszczeń. Analizują i szacują one ryzyko nabycia każdej wierzytelności, co przekłada się na decyzję o zakupie i oferowaną cenę. Firma windykacyjna kupująca należności, przy wycenie będzie zwracała uwagę przede wszystkim na formę udokumentowania wierzytelności. Jak w przypadku prowadzenia windykacji zleconej niezbędne jest udokumentowanie transakcji poprzez:

  • dokumenty w których dłużnik uznaje i potwierdza swoje zadłużenie,
  • dokumenty potwierdzające dostarczenie towaru, a także
  • właściwie opisane faktury, przyjęte przez kontrahenta.

Cena zakupu wierzytelności jest proporcjonalna do przewidywanego czasu i możliwości jej ściągnięcia od dłużnika. Przy obecnych warunkach rynkowych wyceny standardowych długów ustalane są w przedziale od 10 proc. do 90 proc. wartości faktury. Im szacowane ryzyko wyegzekwowania należności jest wyższe - tym niższą cenę zaoferuje nam firma windykacyjna za tą wierzytelność. Ważną kwestią przy transakcjach nabycia wierzytelności jest forma umowy z firmą windykacyjną. Umowy takie zawierają często klauzule odnoszące się do potencjalnych wad prawnych nabywanych wierzytelności. Firmy windykacyjne często określają możliwość odstąpienia od transakcji, jeśli sprzedający nie poinformował o toczących się postępowaniach reklamacyjnych czy klauzulach pozwalających na zwrot towaru przez kontrahenta. W praktyce zawierane umowy nabycia posiadają często odroczony termin płatności pozwalający na sprawdzenie jakości nabywanej należności. Sprzedaż długu to jedna z alternatyw dla windykacji – szczególnie dla firm, które potrzebują zastrzyku gotówki potrzebnej do podtrzymania swojej działalności.

Stanisław Trzepiński