Po co mi LMS? 10 wymówek pracowników HR

Po co mi LMS? 10 wymówek pracowników HR alphaspirit - Fotolia

Istnieje 10 głównych powodów, które powstrzymują nas przed wdrożeniem w firmie nowoczesnego systemu zarządzania szkoleniami (LMS - Learning Management System). Omawiamy każdy z nich. Czy obawy są słuszne?

Z badań amerykańskiej firmy doradczej Bersin (sierpień 2014) wynika, że rynek systemów LMS wzrósł w ciągu ostatniego roku o ponad 1/5. To gwałtowny wzrost, gdyż jeszcze rok temu rynek ten rósł jedynie o 13%. Co istotne, większość systemów LMS w firmach, w których dotychczas takie oprogramowanie istniało, jest przestarzała. Systemy te wdrażane były 4-7 lat temu. Według analiz Bersina, w ciągu najbliższego półtora roku aż 61% takich firm zamierza zastąpić dotychczasowe systemy nowymi rozwiązaniami. 

W Polsce wciąż jednak duża liczba przedsiębiorstw w ogóle systemu LMS nie posiada.  Dlaczego? Głównie przez pewne stereotypy, jakie przez lata narosły wokół tego typu oprogramowania. Jakie mamy największe obawy przed wdrażaniem systemu lub bardziej aplikacji LMS? Dziś jest to bowiem rodzaj oprogramowania, który może być dostępny online, w chmurze i poprzez przeglądarkę internetową, dlatego możemy śmiało go nazywać aplikacją.

1. Nie mam czasu na nowości, mam tyle roboty!

No właśnie, działy HR są przeładowane pracą. Tyle, że trzeba sobie zadać pytanie, czy w ich pracy więcej jest administracji czy realnego zarządzania szkoleniami. Systemy LMS automatyzują wiele działań, np. pozwalają wysyłać przypomnienia o szkoleniach, wystawiać certyfikaty, wysyłać i zbierać wyniki ankiet ewaluacyjnych po zakończeniu warsztatu czy automatycznie tworzyć listy obecności. Po wdrożeniu LMS-a pojawia się zatem więcej czasu na pracę nad rozwojem i ewaluacją.

2. To ogromne przedsięwzięcie i duże zobowiązanie!

To bardzo częsty argument. Wdrożenie oprogramowania instalowanego na serwerach firmy na stałe to rzeczywiście wielkie przedsięwzięcie, w które trzeba zaangażować dużą część działu IT. I to na kilka miesięcy. Tyle, że obecnie istnieją systemy LMS, które działają w modelu SaaS (Software as a Service), z których korzysta się na zasadzie dzierżawy - wówczas  oprogramowania można zacząć używać od zaraz, bez angażowania własnych zasobów IT. Tego typu wdrożenie może zostać zrealizowane nawet w tydzień.

Co więcej, w tego typu rozwiązaniach firma nie musi zobowiązać się do korzystania z systemu na lata. W każdej chwili, gdy np. na rynku pojawi się - jej zdaniem - lepszy dostawca, może zaprzestać korzystania z dotychczasowych usług. Wszystkie potrzebne dane w prosty sposób może wówczas wyeksportować i szybko przenieść do nowego oprogramowania.

3. To ogromna inwestycja!

To również nieprawda. Przy wdrażaniu oprogramowania wdrażanego na stałe koszty zawsze będą wyższe. Ale w modelu SaaS płacimy jedynie za użytkowanie systemu, a opłaty zależą od liczby użytkowników rozwiązania. To pozwala dopasować koszt usługi do wielkości firmy. Dociekliwi zapewne dopytają: „A jeśli z obliczeń wychodzi, iż w skali kilku lat wdrożenie rozwiązania SaaS okaże się droższe niż systemu własnego na własnym serwerze?” Warto wówczas zastanowić się, czy stały system nie stanie się za kilka lat przestarzały lub przestanie być adekwatny do naszych zmieniających się potrzeb. Rozwiązania w modelu SaaS są na bieżąco aktualizowane, a jeśli okaże się, że nie nadążają za naszymi potrzebami, możemy z nich zrezygnować w każdej chwili. W czasach, gdy większość usług przenoszonych jest do chmury, można więc pomyśleć o zarządzaniu szkoleniami na bezpiecznych zewnętrznych serwerach (tzw. cloud computing).

4. W chmurze? Hm, raczej nie, dziękuję 

No właśnie. Jakoś utarło się, że systemy LMS muszą „wisieć” na serwerze firmowym. Dlaczego? Skoro światowy trend jest zupełnie inny. Jak pokazują szacunki Gartnera, wartość rynku usług w chmurze wzrośnie z 41 miliardów dolarów w roku 2011 do 241 miliardów dolarów do roku 2020. Z kolei jak policzył Microsoft, rozwiązania w chmurze dają obniżkę kosztów wdrożenia i obsługi szkoleń. I oszczędności te mogą sięgać ponad 60 proc. w stosunku do modelu tradycyjnego. 55 procent firm ocenia rozwiązania chmurowe jako bardzo elastyczne, a 50 procent twierdzi, że zapewniają większą produktywność firmy

Światowy trend nie dziwi, jeśli uświadomimy sobie szereg korzyści płynących z takiego rozwiązania: szybka implementacja bez angażowania własnych informatyków, możliwość korzystania z oprogramowania przez przeglądarkę z każdego miejsca na świecie, brak zobowiązań, płatność za użytkowanie… Ale czy to jest bezpieczne? Owszem, zaawansowane nowoczesne technologie sprawiają, że rozwiązania w chmurze są często bardzo bezpieczne: informacje są chronione całym systemem zabezpieczeń i dostępne tylko dla autoryzowanych użytkowników. Warto pamiętać, że usługi cloudowe są dostępne powszechnie jednocześnie dla wielu podmiotów, a zatem muszą być bardzo dobrze przetestowane pod kątem bezpieczeństwa. Wybierając swojego dostawcę należy też zwrócić uwagę, czy dane są backupowane (czyli czy są robione kopie zapasowe) na różnych serwerach i w różnych lokalizacjach oraz czy serwery chmurowe znajdują się w Unii Europejskiej. To istotne, gdyż dzięki unijnym dyrektywom 95/46/EC, z którymi jest zgodna polska ustawa o ochronie danych osobowych z 1997 roku, nasze dane będą również zabezpieczone pod kątem prawnym.

5. Świetnie sobie radzimy bez takiego systemu

W firmach częstym argumentem przeciw LMS-om jest twierdzenie, że bez LMS-a daje się funkcjonować. Argument ten pojawia się najczęściej, gdy w dziale HR brak jest wiedzy o możliwościach, jakie dają tego typu rozwiązania. A przecież pozwalają one automatyzować bardzo wiele działań administracyjnych oraz odciążać osoby zajmujące się szkoleniami, umożliwiając im koncentrację na ich kluczowych zadaniach.

Dają też pełną kontrolę nad szkoleniami, gromadząc wszystkie informacje w jednym miejscu. Pozwalają zarządzać wszystkimi szkoleniami i natychmiastowo mierzą efektywność oraz jakość szkoleń.

6. Nasz proces szkoleniowy nie jest standardowy, gotowe narzędzie nie pomoże

Systemy LMS są różne, warto więc poszukać i sprawdzić różne rozwiązania. Istnieją bowiem oprogramowania elastyczne, które umożliwiają wręcz dowolne konfigurowanie procesu szkoleniowego czy odwzorowanie najbardziej skomplikowanej struktury organizacyjnej. Wiele spółek, oddziałów, lokalizacji, różne zależności, to wszystko chcesz widzieć w systemie? Chcesz skonfigurować katalog szkoleń zgodnie z potrzebami Twojej organizacji? Albo zbudować szablon raportu kierowanego do zarządu? A może życzysz sobie zbudować szablon e-maila, który będzie rozsyłany w odpowiednich terminach do różnych grup odbiorców? Przy elastycznych rozwiązaniach LMS masz takie możliwości!

7. Mamy już system HR

Zdarza się też, że w firmie istnieje już oprogramowanie, które wspiera pracę w tzw. miękkim HR, np. w obszarze rekrutacji czy ocen pracowniczych, czasem jest ono wręcz częścią systemu kadrowo-płacowego. Nie zawsze jednak całość obejmuje obszar zarządzania szkoleniami lub obejmuje go w najbardziej podstawowym wymiarze, zmuszając nas i tak do ręcznej żmudnej pracy. W tych sytuacjach, gdy jest mowa o LMS-ie, w firmie pojawia się czerwona lampka, czy warto inwestować w kolejne oprogramowanie HR. Dobrze jest wiedzieć, że często systemy LMS mają możliwość integracji z innymi systemami, mogą zostać dostosowane wizualnie do całości, a dzięki usłudze Single Sign-On (pojedynczego logowania) użytkownik może nawet nie wiedzieć, że korzysta z różnych rozwiązań.

8. Papierowe ankiety są lepsze od tych online

Osoby, które od lat zajmowały się szkoleniami, są często przekonane, że ankiet papierowych nic nie zastąpi. Są „namacalne”, a zatem zawsze można zwrócić się do pracownika i poprosić o zwrot takiej ankiety. O ankiety w systemie online przecież nie będzie można się doprosić – twierdzą HR-owcy. Jak pokazuje praktyka, nie jest to do końca prawda.

E-mailowy system przypomnień rozwiązuje ten problem w dużej mierze. To prawda, że stopa zwrotu nie jest tak duża jak przy ankietach papierowych, ale nawet jeśli ze 100% spadnie nam ona do 80%, to na 100 ankiet mamy 80 ankiet wypełnionych, błyskawicznie przetworzonych i podanych w formie gotowego raportu. Nam pozostaje tylko przeanalizować dane, wyciągnąć wnioski i zacząć reagować! A zatem zarządzać!

9. Nasi informatycy i tak są już obciążeni

„To kolejny system do obsługi” – to z kolei częsty argument działów IT przeciwko LMS-owi. Tyle, że w modelu cloud  informatycy naszej firmy nie muszą być zaangażowani w utrzymanie systemu. Systemy LMS nie obciążają serwerów, a ponadto ich obsługa pozostaje po stronie dostawcy. Pamiętajmy, że działy IT często blokują wdrażanie zewnętrznych systemów z prostego powodu – każdy system na zewnątrz to potencjalnie mniej pracy dla tego działu w przyszłości. To obawy niesłuszne, które warto zweryfikować w rozmowach podczas spotkań menadżerskich, ale także na poziomie zarządu.

10. Zarząd się nie zgodzi

Zdarza się też, że systemu LMS w ogóle nie proponujemy w naszej firmie, bojąc się, że pomysł na to rozwiązanie „z miejsca” odrzuci zarząd. Warto w takiej sytuacji przedstawić zarządowi kilka argumentów przemawiających za tym, że korzystanie z systemu LMS wpływa pozytywnie na wzrost efektywności i optymalizację kosztów. Najważniejsze z nich to:

  • większa efektywność szkoleń i optymalizacja wydatków na szkolenia - organizujemy tylko te szkolenia, które naprawdę są przydatne i wysoko oceniane,
  • wyższy poziom wiedzy pracowników, większa efektywność ich pracy i tym samym większa efektywność całej organizacji,
  • optymalizacja pracy i kosztów HR - zamiast tracić czas na administrację specjaliści HR mogą koncentrować się na strategicznych zadaniach,
  • wyższy poziom zaangażowania i satysfakcji pracowników,
  • innowacyjność rozwiązania i podążanie z duchem czasu.

Warto wierzyć, że się uda. I argumentować do skutku, żeby lepiej zarządzać!

UWAGA! Dla czytelników NF.pl mamy także darmowy raport dotyczący systemów LMS. Pobierz: 7 grzechów w zarządzaniu szkoleniami

Partner raportu: Xaurum

Firma Xaurum specjalizuje się w rozwiązaniach z zakresu zarządzania procesem nauczania. Jej głównym produktem jest kompleksowy system wspierający efektywne zarządzanie szkoleniami i rozwojem pracowników w organizacji. Jest partnerem ponad 100 przedsiębiorstw i organizacji, posiada biura w Belgii, Holandii, Francji i w Polsce. Główne funkcjonalności oprogramowania można poznać oglądając poniższy 3 minutowy film:

Link do strony pobierania raportu

Agnieszka Święch