Pracodawco! Chroń dane osobowe kandydatów

Pracodawco! Chroń dane osobowe kandydatów materiały PR

Czy pracodawca może przechowywać dane kandydatów? Jak długo mogą one znajdować się w bazie firmy?

Każdy pracodawca poszukujący nowych osób do firmy chce dowiedzieć się jak najwięcej o potencjalnych pracownikach, by wybrać tego najlepszego, spełniającego wszystkie wymogi. W tym celu rekruterzy i pracodawcy zbierają wiele danych: dokumentów, życiorysów i kwestionariuszy osobowych. Znaczy to, że wchodzą w posiadanie zbiorów danych osobowych, które są ściśle chronione przez polskie prawo.

Ściśle tajne. Czego można się dowiedzieć?

Poszukiwanie pracowników łączy się ze  zbieraniem i analizą dokumentów aplikacyjnych. Informacje, których możemy wymagać od uczestników procesu rekrutacji są dokładnie określone przez Kodeks pracy. W myśl art. 22. firma może żądać od kandydata następujących danych:

1) imię (imiona) i nazwisko, 

2) imiona rodziców, 

3) data urodzenia, 

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),

5) wykształcenie, 

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia. 

7) numer PESEL

Pozyskiwanie od kandydatów innych informacji, takich jak wyznanie, preferencje seksualne czy plany rodzicielskie jest nielegalne. Tego typu informacje uznawane się bowiem za dane wrażliwe. Wyjątkiem od tej zasady jest zaświadczenie o niekaralności, ale to z kolei jest dopuszczalne tylko w określonych zawodach.

Dane pod ochroną

Polskie prawo wyjątkowo troszczy się o ochronę danych osobowych. Już samo przechowywanie danych kandydatów jest w świetle prawa traktowane jako ich przetwarzanie. To łączy się z pewnymi obowiązkami względem administratora bazy danych, którym automatycznie jest każdy pracodawca zbierający CV od kandydatów. Przede wszystkim musi on zapewnić szczególne bezpieczeństwo takich informacji czy to znajdujących się na poczcie e-mail, czy wydrukowanych i przechowywanych w teczkach.

Warto wiedzieć, że firma nie ma prawnego obowiązku zgłaszania bazy danych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Art. 43 ust. 1 punkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych wyklucza z tego obowiązku właśnie pracodawców, ale firmy rekrutacyjnej czy agencji pracy tymczasowej już nie. Te i inne podmioty powinny zarejestrować zbiór danych o kandydatach w GIODO.

Środki ostrożności

Jak pracodawca, jako administrator bazy danych, ma przechowywać dane o kandydatach zebrane na potrzeby rekrutacji? Ustawa o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. kładzie duży nacisk na zabezpieczenie takich dokumentów przed udostępnieniem ich osobom trzecim. Dostęp do informacji o kandydatach na wolne stanowisko mogą mieć jedynie przedstawiciele firmy związani z procesem rekrutacji. Prawo nakazuje także, by administrator zbioru zapewnił odpowiednie środki bezpieczeństwa w czasie przechowywania danych o kandydatów. Chodzi o systemy alarmowe, ochronę i odpowiednie miejsce do przechowywania dokumentów rekrutacyjnych. Dotyczy to też gromadzenia danych osobowych w postaci cyfrowej. Pracodawca musi zatroszczyć się, aby takie informacje były chronione np. przez oprogramowanie zapobiegające kradzieży danych przez cyberprzestępców lub innych pracowników.

Zgoda nie jest konieczna

Wielu pracodawców wymaga załączenia w CV klauzuli o ochronie danych osobowych. Coraz częściej taki zapis umieszczają w swoich dokumentach sami kandydaci. Ciekawym jest, że, zgoda osoby, której te informacje dotyczą nie według prawa wcale wymagana do przechowywania danych kandydatów. Pracodawca, który przechowuje i przetwarza dokumenty nie zawierające klauzuli podpisanej przez kandydata nie łamie prawa, o ile wykorzystuje je tylko do celów tej jednej rekrutacji, na którą aplikowano.

Często przedsiębiorstwa gromadzą CV odrzuconych kandydatów, by skorzystać z nich przy następnych rekrutacjach lub dzielą się zbiorami danych z innymi firmami. Do takich działań zgoda właściciela danych osobowych jest już niezbędna.

Zniszczyć czy przechować?

Dane kandydatów można przechowywać tylko na okres trwania konkretnego procesu rekrutacji. Po zakończeniu naboru zbiór należy trwale usunąć lub zwrócić dokumenty ich właścicielom. Pracodawca ma tu wybór, a kandydat nie może żądać ich odesłania, o ile nie są to oryginalne dokumenty (np. dyplomy). Jeśli firma zamierza przechowywać dane kandydatów, np. do kolejnego obsadzania stanowisk, to tylko pod warunkiem poinformowania kandydata i otrzymania od niego zgody na zachowanie dokumentów.

Dane osobowe kandydatów do pracy muszą być przechowywane w sposób bezpieczny i poufny. Jeśli pracodawca nie dostosuje się do przepisów, to grozi mu odpowiedzialność karna. W przypadku gdy administrator danych udostępnia lub umożliwia do nich dostęp osobom nieupoważnionym, grozi mu kara grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2. Jeśli działał nieumyślnie, to kara pozbawienia wolności może zostać zmniejszona do roku. Lepiej więc nie narażać siebie i innych, i zadbać o właściwie przechowywanie danych osobowych kandydatów do pracy.

Po więcej informacji zapraszamy na stronę Elevato Software