Procedury zabijają kreatywność?

Procedury zabijają kreatywność? (stock.xchang)

Procedury i czynności rutynowe często determinują nasze życie. Czy zawsze musimy się do nich dostosować?

Wstałem dziś jak zwykle o 7.30. Jak zwykle zacząłem myć zęby. Spojrzałem w lustro i zacząłem się zastanawiać. Dlaczego w każdy dzień roboczy wstaję o 7.30? Dlaczego nie 7.40? I dlaczego zaczynam od mycia zębów? Może lepszym początkiem byłby prysznic, albo śniadanie? No nic. Pomyślę o tym później.

Wróciłem do pokoju i zacząłem się ubierać. Już przy zakładaniu skarpetek mój spokój zmąciło pytanie: dlaczego zawsze zaczynam od lewej nogi? Spojrzałem na budzik. Była 8.15. Spóźniłem się do pracy. Poranne rozważania zgubiły mnie. Jadąc autobusem stwierdziłem: "Posiadanie nawyków to nie taka zła sprawa. Człowiek się do czegoś przyzwyczaja, nabiera pewności i wie, na czym stoi. Właśnie dlatego robię zakupy zawsze w tym samym sklepie, bo dokładnie wiem, gdzie znajdę sok, a gdzie płatki."


"Stereotypy, procedury" - czy to są "brzydkie" słowa?



Zbyt częste kwestionowanie nawyków dnia codziennego prowadzi do niepokoju i niepotrzebnych problemów decyzyjnych. Zwyczaje, stereotypy, przyzwyczajenia są ratunkiem w coraz to bardziej skomplikowanym świecie. Dotyczy to zarówno zwyczajów osobistych jak i ogólnie przyjętych społeczności zasad takich jak np. ruch prawostronny. Wyobraźmy sobie, co by było gdyby każdy kierowca kwestionował tą zasadę i samodzielnie podejmował decyzję.



Podobną rolę odgrywają procedury firmowe. Usprawniają one pracę organizacji zmniejszając liczbę sytuacji decyzyjnych i zapewniając utrzymanie przyjętego standardu. Można zaobserwować, że ilość i znaczenie procedur wzrasta proporcjonalnie do stopnia zaawansowania gospodarki.


Dla amerykańskiego pracownika słowo procedures jest jak mantra, jak zaklęcie wypowiadane zawsze, gdy pojawia się problem decyzyjny. Równocześnie ciężko byłoby się doszukać skomplikowanych procedur na straganie marokańskiego
sprzedawcy owoców. Trzonem współczesnych systemów zapewnienia jakości takich jak TQM, ISO oraz systemów Just in time, są precyzyjnie opracowane procedury. Zbyt częste kwestionowanie nawyków dnia codziennego prowadzi do niepokoju i niepotrzebnych problemów decyzyjnych. Zwyczaje, stereotypy, przyzwyczajenia są ratunkiem w coraz to bardziej skomplikowanym świecie.
Odstąpienie od nich grozi pojawieniem się błędów, utratą płynności, a w konsekwencji stratami finansowymi dla firmy.


Procedury i Kreatywność



Skoro przestrzeganie procedur jest tak ważne, gdzie w tym wszystkim miejsce na kreatywne myślenie? Czy pracownikom organizacji o złożonej strukturze jest ono do czegoś potrzebne? Otóż wbrew pozorom przestrzeganie procedur i kreatywne myślenie to dwie strony tego samego medalu, to uzupełniające się procesy. Przecież technika Burzy mózgów to nic innego jak procedura służąca generowaniu dużej ilości pomysłów. Aby uzyskać spodziewany efekt musimy postępować według konkretnych zasad i kroków. Trzymanie się tych zasad jest warunkiem powodzenia sesji burzy mózgów. Ktoś powie: "no, ale istnieje przecież wiele odmian i modyfikacji burzy mózgów, do tej metody należy podchodzić kreatywnie..." Zgoda. Ale nie w trakcie sesji! Kwestionowanie autorytetu prowadzącego czy też próba wprowadzanianowych zasad podczas przeprowadzania burzy mózgów zwykle prowadzi do zamieszania, zakłóceń i najczęściej fiaska całego projektu.


Jest takie mądre powiedzenie, że "nie zmienia się koni w trakcie przeprawy przez rzekę". To właśnie jest sedno całej sprawy. innymi słowy: jest czas tworzenia zasad lub ich kwestionowania, i jest czas ich przestrzegania. Jak rozpoznać właściwy czas? Otóż są działy lub firmy, w których kreatywność jest istotą działania (agencje reklamowe, działy projektowe). Tam "okres kreatywny"
trwa niemal cały czas. Ale i w takich działach, gdy trzeba "dopiąć" projekt, dotrzymać terminu, dostarczyć końcowy produkt. Uruchamiane są procedury zwiększające efektywność i terminowość kosztem atmosfery kreatywności. Z kolei w księgowości lub w działach wprowadzania danych szczególnie, jeśli chodzi o dane finansowe) kreatywność nie jest na co dzień mile widziana. Choć historia zna przypadki firm audytorskich gdzie była, ale nie w rozpatrywanym przez nas znaczeniu. W takich branżach uruchamianie myślenia lateralnego prowadzi głównie do opóźnień i zwiększenia liczby błędów. Czy tacy pracownicy i ich kierownicy skazani są na bezmyślne wykonywanie raz na zawsze ustalonych standardów? Nie! Tu także powinny być ustalone "okresy kreatywne" w postaci regularnych sesji mających na celu generowanie pomysłów na usprawnienia lub pozwalające na wyrażenie swoich wątpliwości. W pewnych sytuacjach te dwa okresy mogą się jednak mieszać.


"Teoria myślących bagnetów"



Przytoczę tu znaną w wojskowym prawie karnym teorię "myślących bagnetów". Wyparła ona dawną teorię "ślepych bagnetów", która była główną linią obrony nazistów w procesie norymberskim. Według niej żołnierz ma wykonywać rozkazy bez względu na ich treść, najlepiej nie uruchamiając żadnych procesów myślowych podważających sens lub wagę moralną polecenia. Dlatego jedynym winowajcą mogą być najwyższy przełożeni. Pozostali: "tylko wykonywali rozkazy". Takiemu podejściu przedstawiono teorię "myślących bagnetów" (zwaną też wyrozumowanym posłuszeństwem lub umiarkowanym posłuszeństwem). Zgodnie z tą doktryną żołnierz może w pewnych wyjątkowych warunkach zakwestionować rozkaz. Zawsze jednak czeka go potem sąd wojskowy przed, którym będzie musiał wytłumaczyć się ze swej "kreatywności".
Efektem może być chwała bohatera lub... rozstrzelanie.



Teorie te można przenieść na teren współczesnych stylów zarządzania (zachowując oczywiście odpowiednie proporcje). Tu też dokonała się powolna zmiana w kierunku promowania kreatywności pracowników, nawet tych szeregowych.
W jednej ze swych książek John Adair przytacza historię pracownika ogromnej japońskiej firmy Sumimoto. Pracownika ten, zwykły portier, pomógł zredukować o 100 tys. funtów rocznie wydatki na energię elektryczną, zgłaszając pomysł, który miał od lat, żeby w całym przedsiębiorstwie wyłączyć co drugą jarzeniówkę, palącą się zupełnie niepotrzebnie. Było to możliwe jedynie dzięki nowemu stylowi zarządzania i stworzeniu miejsca na przedstawianie nowych pomysłów przez szeregowych pracowników.


Procedury i kreatywność w firmie



Podsumowując można stwierdzić następujące reguły:


1. Posiadanie pewnej ilości własnych procedur i zwyczajów jest niezbędne w każdej organizacji. Chronią one przed zamieszaniem, usprawniają pracę, zapewniają utrzymanie standardów jakości.

2. W codziennych sytuacjach w większości działów firm czas przestrzegania procedur i czas ich tworzenia lub kwestionowania powinny być wyraźnie oddzielone.

3. Wzajemny stosunek tych okresów uzależniony jest od takich czynników jak: specyfika wytwarzanego produktu, presja czasu, różnica w poziomie kwalifikacji między przełożonymi a podwładnymi.

4. W nawet najbardziej sformalizowanych działach musi istnieć "hamulec bezpieczeństwa" w postaci otwarcia na wątpliwości i pomysły szeregowych pracowników oraz procedur kwestionowania poleceń służbowych (teoria "myślących bagnetów").

5. Każdy pracownik firmy, wykonujący nawet najbardziej nudne i sformalizowane czynności może dostarczyć pomysł wart setki tysięcy. Dlatego warto być na nie otwartym!



A. Siechowicz, Extreme Management Solutions

ZB CORP