Profesjonalny feedback. Jak poprawnie udzielać informacji zwrotnej?

Profesjonalny feedback. Jak poprawnie udzielać informacji zwrotnej? fotolia

Feedback to przede wszystkim ważne narzędzie umożliwiające sprawną i efektywną komunikację biznesową. Jak skutecznie z niego korzystać? O czym należy pamiętać, udzielając informacji zwrotnej? Jak poprawić jakość komunikacji w firmie?

Komunikacja między przełożonymi a podwładnymi jest jednym z najważniejszych czynników, który oddziałuje na funkcjonowanie całej firmy. Jednym z najważniejszych elementów komunikacji jest feedback, czyli informacja zwrotna. Za pomocą tego narzędzia przełożeni mogą odnieść się do konkretnych działań i zachowań swoich pracowników, ocenić ich skuteczność, zasadność i efekt. Wyczerpująca informacja zwrotna pozwala przekazać konstruktywną ocenę, a co za tym idzie – zmotywować pracownika lub wskazać obszary działań, które wymagają dopracowania. Udzielany na bieżąco feedback pozwala wyeliminować nieporozumienia i zbudować trwałą relację między menedżerem a pracownikiem. Jest to również narzędzie, które umożliwia skuteczną wymianę wiedzy i doświadczeń. Niezakłócony przepływ informacji jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na jakość i efektywność wykonywanej pracy. 

Trzy zasady skutecznego feedbacku

Jeżeli jesteś osobą zatrudnioną na stanowisku menedżerskim, z pewnością zdajesz sobie sprawę z tego, że przekazanie informacji jest zadaniem ważnym, ale jednocześnie nie zawsze prostym. O czym warto pamiętać, udzielając informacji zwrotnej?

  1. Stwórz odpowiednie warunki – jeżeli zależy Ci na otwartej i konstruktywnej rozmowie, dołóż wszelkich starań, by pracownik czuł się swobodnie. Zadbaj o to, by rozmowa odbywała się w kameralnych warunkach, które zagwarantują wam prywatność i spokój. Nie udzielaj feedbacku przy innych pracownikach – najlepiej zrobić to podczas spotkania w cztery oczy.
  2. Skup się na faktach – podczas udzielania informacji zwrotnej unikaj ogólników, aluzji, niedopowiedzeń czy abstrakcyjnych przykładów. Zaprzeczeniem profesjonalizmu są opinie formułowanych w przypływie emocji – nie niosą on praktycznie żadnej merytorycznej treści, a mogą prowadzić do powstawania konfliktów. Konstruktywna informacja zwrotna oparta jest na twardych faktach, zweryfikowanych danych i przemyślanych argumentach – tylko tak sformułowany feedback będzie wartościowy dla pracownika.
  3. Nastaw się na dialog – konstruktywny feedback powinien mieć formę dialogu, a nie monologu. Udzielenie pracownikowi wykładu nie jest poprawną formą przekazania informacji zwrotnej. Po udzieleniu feedbacku powinieneś umożliwić odbiorcy ustosunkowanie się do tego, co właśnie usłyszał. Pytając pracownika o jego spostrzeżenia, uwagi czy odczucia, pokażesz, że zależy Ci na szczerej, dwustronnej komunikacji. Stworzenie partnerskiej relacji to najlepszy sposób, by usprawnić komunikację na linii przełożony ‒ pracownik.

Konstruktywny feedback – szkolenie

Przedstawione wyżej zasady to tylko przysłowiowy „wierzchołek góry lodowej”. Feedback to narzędzie, które przynosi najlepsze rezultaty wtedy, gdy jest użyte we właściwy sposób. Z myślą o wszystkich osobach, które zajmują stanowiska menedżerskie i kierownicze, firma szkoleniowa EY Academy of Business stworzyła szkolenie pt. „Nowoczesny feedback”. Jego uczestnicy poznają narzędzia, dzięki którym usprawnią proces służbowej komunikacji, poszerzą wiedzę na temat motywowania podwładnych, a także dowiedzą się, jak identyfikować potrzeby pracowników. Szkolenie skupia się na przedstawieniu sposobów kształtowaniu efektywnej, dwustronnej relacji między przełożonym a pracownikami. Uczestnicy poznają odpowiedzi na najważniejsze pytania dotyczące komunikacji biznesowej:

  • Czym jest feedback?
  • Jaki jest cel udzielania informacji zwrotnej?
  • Jak właściwie przekazywać informację zwrotną?
  • Jak dostosować feedback do odbiorcy?
  • Jakie korzyści płyną z wykorzystania tego narzędzie?
  • Kiedy udzielać informacji zwrotnej?
  • W jakich sytuacjach feedback przynosi pożądany efekt, a kiedy może okazać się nieskuteczny?

Różne techniki udzielania informacji zwrotnej

Jednym z głównych celów szkolenia „Nowoczesny feedback” jest również przekazanie uczestnikom wyczerpujących informacji na temat zróżnicowanych stylów poznawczych (według modelu FRIS)  – w przypadku menedżerów taka wiedza jest wręcz niezbędna do nawiązania kontaktu z podwładnymi i stworzenia przestrzeni do otwartego dialogu. Program zajęć kładzie nacisk również na techniki skutecznego wykorzystania informacji zwrotnych i pytań problemowych. Podczas zajęć przedstawione i omówione zostaną różnorodne strategie skutecznego udzielania informacji zwrotnej, m.in.:

  • SPINKA – Sprecyzuj Pozytywy i Negatywy, Konsekwencje, Alternatywy.
  • BEER – Behavior, Effect, Expectation, Results.
  • BET – Behavior, Effect, Thanks.
  • STAR – Situation, Task, Action, Result.

Nieodłącznym elementem feedbacku jest również umiejętność wysłuchania drugiej strony. W trakcie zajęć uczestnicy poznają metody aktywnego słuchania (dostrajanie się, zadawanie pytań, podsumowanie, parafraza, klaryfikacja). Program zajęć przewiduje również badanie własnych kompetencje społecznych i osobistych, takich jak empatia, asertywność czy budowanie partnerskich relacji. Zidentyfikowanie własnych kompetencji w znacznym stopniu ułatwia właściwą komunikację z innymi osobami. W tym celu prowadzący posłużą się metodą znaną jako „Okno Johari”.

Praktyczne umiejętności

Zajęcia odbywające się w ramach szkolenia „Nowoczesny feedback” przybierają zróżnicowane formy – w programie znajdują się m.in. miniwykłady, videotreningi dyskusje i burze mózgów, a także zadania zespołowe, ćwiczenia interpersonalne i symulacje realnych sytuacji. Taka forma prowadzenia szkolenia stanowi gwarancję tego, że jego uczestnicy zdobędą nie tylko wiedzę teoretyczną, ale również umiejętności, które potem będą mogli wykorzystać w codziennej pracy.

Szkolenie „Nowoczesny feedback” nastawione jest na konkretne efekty. W trakcie trwających dwa dni zajęć uczestnicy:

  • nauczą się swobodnie posługiwać narzędziem feedbacku;
  • dowiedzą się, jak identyfikować potrzeby i priorytety pracowników i w jaki sposób dostosować do nich sposób komunikacji;
  • nauczą się skutecznie motywować pracowników;
  • poznają metody aktywnego słuchania;
  • poznają i zrozumieją korzyści, które płyną z właściwego udzielania informacji zwrotnych.

Więcej informacji na temat szkolenia „Nowoczesny feedback”, najbliższe terminy, szczegółowy program zajęć oraz formularz zgłoszeniowy dostępny jest na stronie internetowej EY Academy of Business: https://www.academyofbusiness.pl/pl/szkolenia/nowoczesny-feedback,253/.