Przyjmowanie pracowników

Przyjmowanie pracowników Image courtesy of Vichaya Kiatying-Angsulee/FreeDigitalPhotos.net

Rekrutacja to cały proces. To nie tylko rozmowa kwalifikacyjna i samo przyjęcie do pracy. Z czym więcej się zatem wiąże?

Wymaga to wówczas od obu stron odpowiedniego merytorycznego przygotowania, odpowiedniego czasu – ze względu na ilość rozpraw, oraz środków finansowych – nie tylko na pokrycie kosztów procesu, ale także na niejednokrotnie zasądzone dodatkowe wynagrodzenia dla pracowników, czy odszkodowania.

Jeżeli mamy już zatrudnionego pracownika, mamy skompletowane jego akta osobowe, podpisaną umowę o pracę i absolutnie nie chcemy go zwalniać, możemy wkroczyć w erę wypełniania naszych dalszych obowiązków wobec niego, a więc:

  • zgłosić w ciągu 14 dni zakład pracy do Państwowej Inspekcji Pracy,
  • zgłosić zakład pracy i pracownika do ZUS,
  • prawidłowo rozliczyć go miesięcznie do ZUS,
  • prawidłowo naliczyć mu wynagrodzenie i podatek,
  • prawidłowo rozliczać go w ciągu roku i na koniec roku.

Nawiązanie stosunku pracy

Po zapoznaniu się z zakresem naszych obowiązków przy przyjęciu pracownika oraz zakresem świadczeń, jakich możemy oczekiwać od niego przystępujemy do podpisania umowy o pracę. Zanim jednak dokonamy tej czynności powinniśmy zobowiązać pracownika do zgromadzenia wszystkich niezbędnych dokumentów do akt osobowych, a mianowicie:

1 część A, obejmującą dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie, czyli:

  • wypełniony kwestionariusz osobowy z niezbędną ilością zdjęć,
  • dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe (dyplomy ukończenia szkół, kursów, szkoleń itd.),
  • świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy,
  • orzeczenie lekarskie potwierdzające zdolność do wykonywania pracy na stanowisku, na które chcemy zatrudnić pracownika (to bardzo ważne, bowiem nie możemy przyjąć pracownika bez zdolności do pracy);

2 część B, obejmującą dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz przebiegiem kariery naszego pracownika, czyli:

  • umowę o pracę,
  • zakres obowiązków pracownika, ewentualnie oświadczenie o zakazie konkurencji,
  • zaświadczenie o ukończeniu szkolenia BHP i pisemne potwierdzenie o zapoznaniu się z treścią regulaminu pracy i przepisami BHP i PPOŻ,
  • oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka w wieku do 4 lat o wyrażeniu – lub nie – zgody na zatrudnienie w wymiarze czasu pracy przekraczającym 8 godzin dziennie oraz oświadczenie pracownicy wychowującej dziecko w wieku do 14 lat o zamiarze lub braku zamiaru korzystania ze zwolnienia od pracy przez 2 dni w ciągu roku, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia,
  • badania okresowe,
  • dokumentacja związana z urlopami wypoczynkowymi i bezpłatnymi,
  • dokumenty związane ze zmianą warunków i umowy o pracę, wypowiedzenia,
  • dokumenty związane ze szkoleniami pracownika oraz podnoszeniem kwalifikacji zawodowych,
  • dokumenty związane z powierzeniem mienia, odpowiedzialnością materialną, porządkową,
  • dokumenty związane z przyznawaniem nagród, kar,
  • inne dokumenty – np. korespondencja ze Związkami Zawodowymi Pracowników, oświadczenia związane z obowiązkiem powszechnej służby wojskowej;

3. część C, obejmująca dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, czyli:

  • dokumenty związane z wypowiedzeniem i rozwiązaniem umowy o pracę,
  • kopię świadectwa pracy,
  • orzeczenie lekarskie z badań okresowych po rozwiązaniu stosunku pracy,
  • inne (np. oświadczenie o zakazie konkurencji po zakończeniu pracy, informacje o zajęciu wynagrodzenia itd.).

Niezbędne ewidencje - karty, PIT-y, rejestracja czasu pracy

Karta czasu pracy

Ujmuje się na niej czas pracy pracownika w dni powszednie, w niedziele i święta, w dni wolne od pracy, w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej. Ponadto ewidencjonuje się dyżury, urlopy bezpłatne i wypoczynkowe, wszystkie nieobecności oraz dodatkowe zwolnienia z pracy.

Imienna karta wynagrodzeń pracownika:

Ewidencjonuje się na niej wszystkie składowe wynagrodzenia, kwoty ubezpieczenia społecznego, koszty uzyskania przychodu, podatek, zdrowotne, oraz wynagrodzenie netto (przykładowa lista płac, PIT-4 i PIT-11 w załączeniu).

Inne karty ewidencyjne

Ujmuje się na nich ekwiwalenty za pranie odzieży, przydział obuwia i odzieży ochronnej, czy wypłaty pieniężne ekwiwalentów.

Badania lekarskie

Najważniejsze to pamiętać, że nie wolno przyjąć nowego pracownika bez zdolności do pracy, którą pracownik ma wpisaną do książeczki zdrowia (wstępne badania lekarskie). Ponadto należy również pamiętać o badaniach okresowych:

  • profilaktycznych (na podstawie rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej) dla pracowników już pracujących,
  • kontrolnych, u pracowników, których niezdolność do pracy trwała dłużej niż 30 dni.

Badania lekarskie powinny być zorganizowane w czasie trwania pracy, a kosztami tych badań (w szczególności ze skierowania pracodawcy) jest obciążony pracodawca.

Zatrudnianie pracowników - zyski i straty

Jeżeli nasza firma rozwija się dynamicznie jedną z pierwszych potrzeb jest zatrudnianie pracowników i dzielenie się z nimi naszymi obowiązkami i oczywiście odpowiedzialnością. Zatrudniając pracowników w firmie, powinniśmy rozważyć kilka płaszczyzn tego zagadnienia.

Mianowicie, zatrudnianie pracownika to dla właściciela duża wygoda – podzielenie się pracą, kompetencjami, odpowiedzialnością, a przede wszystkim uzyskanie możliwości koncentrowania się na zagadnieniach, w których i właściciel i pracownik czują się najlepiej. Poprzez zatrudnianie wykwalifikowanej siły zwiększamy potencjał i możliwości naszej firmy i dajemy jej szansę na jeszcze większy rozwój.

Zatrudnianie pracowników wiąże się także dla pracodawcy z koniecznością zwrócenia uwagi na wszystkie aspekty prawa pracy oraz podatku dochodowego w zakresie dotyczącym pracownika (warto pamiętać, że kosztem uzyskania przychodu dla pracodawcy są koszty poniesione na utrzymanie pracowników – w rozumieniu Kodeksu pracy).

Zatrudnienie nowej osoby to konkretne obowiązki i odpowiedzialność dla pracodawcy. To obowiązek stworzenia odpowiednich warunków pracy – zarówno w sensie komunikacyjnym, co wymaga od pracodawcy odpowiednich predyspozycji społecznych, jak i w znaczeniu stworzenia konkretnego miejsca pracy z wyposażeniem i narzędziami pracy.

Zatrudnienie nowej osoby w firmie wiąże się także z określonymi kosztami, są to nie tylko koszty wynagrodzenia i ubezpieczenia pracownika, ale także koszty nabycia komputera, drukarki, ksero, czy innej maszyny, urządzenia i narzędzia pracy. Są to także bardzo wysokie koszty utrzymania pracownika w miejscu pracy, w postaci zapewnienia mu odpowiedniej infrastruktury, czyli przydzielenia miejsca pracy – koszty wynajmu, zapewnienia środków czystości, napojów, materiałów eksploatacyjnych odpowiednich dla danego miejsca pracy (np. materiałów biurowych), zapewnienia literatury fachowej, szkoleń (żeby firma się rozwijała, nasz pracownik także musi się rozwijać), oraz wielu innych niezbędnych rzeczy bez których nasz pracownik nie będzie w stanie dobrze i profesjonalnie wykonywać swojej pracy.

Zatrudniając daną osobę, należałoby najpierw spróbować określić nasze oczekiwania względem niej, z próbą doprecyzowania założeń dla pracownika i charakterystyki wykonywanej przez niego pracy oraz stanowiska, jakie ma zajmować. Takie doprecyzowanie założeń z pewnością na początku pozwoli nam na usystematyzowanie naszych oczekiwań, zakresu prac do zrobienia, zaoszczędzi wielu konfliktów i niedomówień, a przede wszystkim da komfort pracownikowi w postaci wiedzy na temat tego, co ma robić i czego się od niego oczekuje.

Podobne artykuły:



Wydawnictwo Forum Sp. z o. o.