Rola zewnętrznego wsparcia w przeprowadzeniu zmian

Rola zewnętrznego wsparcia w przeprowadzeniu zmian materiały PR

Spadek wyników finansowych, odejścia pracownicze, wewnętrzny chaos i poczucie, że jesteśmy daleko w tyle za konkurencją – to częste powody podejmowania decyzji o zmianach.

Często zdarza się jednak tak, że nie posiadamy narzędzi managerskich niezbędnych do przeprowadzenia firmowych reform. Sprawdź, w jaki sposób może wówczas pomóc Ci doradcza firma zewnętrzna. Z projektu „Modelowa adaptacja do zmian na małopolskim rynku pracy”, który jest obecnie realizowany przez PM Doradztwo Gospodarcze i finansowany w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, płyną już pierwsze wnioski.

Dystans i analiza

Przeprowadzenie reform w przedsiębiorstwie zawsze poprzedza audyt firmy. To dzięki niemu możemy przekonać się, jakie obszary wymagają pilnej naprawy, a jakie funkcjonują bez zarzutu. Analiza opiera się na przeprowadzeniu rozmów z zarządem i wywiadów pracowniczych. Taki proces został wdrożony w jednej z firm produkcyjnych objętych wsparciem PM Doradztwo Gospodarcze. Dzięki temu zdiagnozowano problem organizacji, która na skutek przyrostu zatrudnionej kadry, nie mogła poradzić sobie z wewnętrzną komunikacją, szybkim podejmowaniem decyzji czy wydajnością procesów biznesowych. Okazało się, że mimo rozbudowanego zespołu kierowniczego, każda problematyczna decyzja przechodzi przez ręce prezesa. Nadmierna centralizacja władzy nie pozwalała na sprawne zarządzanie firmą i dodatkowo osłabiała autorytet osób, którym oddelegowano decyzyjność w poszczególnych obszarach. Niemałą rolę podczas identyfikacji mocnych i słabych stron przedsiębiorstwa odegrały wspólne spotkania, podczas których toczyła się moderowana dyskusja. Zaskoczenie wśród zespołu pracowniczego budziło to, że można w tak uporządkowany i systematyczny sposób rozmawiać na temat bieżącej sytuacji i rozwoju organizacji. Doceniono zewnętrzne, zdystansowane spojrzenie na prosperowanie firmy, dzięki czemu wspólnie podjęto decyzję o tym, jakie zmiany muszą zostać przeprowadzone.

Podobne artykuły:

Niezbędne know-how

Wiele firm prowadzi swoją działalność z sposób żywiołowy, podejmując decyzje z dnia na dzień i nie dostrzegając ważnych sygnałów rynkowych. Nawet wtedy, gdy prezes posiada określoną wizję swojego przedsiębiorstwa, nie dąży do tego, aby była ona znana członkom zespołu, którzy mają rutynowo wypełniać swoje zadania. Autorytarny i nieuporządkowany styl zarządzania często towarzyszy również wdrażaniu zmiany. Warto uświadomić sobie jednak, że doskonałość operacyjna organizacji nigdy nie zostanie osiągnięta przez jednego człowieka – nawet wtedy, gdy posiada on najlepsze kompetencje. Z taką sytuacją PM Doradztwo Gospodarcze spotkało się w niewielkiej firmie handlowej, w której podwładni realizowali swoje zadania cząstkowe, jednak nie przekładały się one na jakość funkcjonowania całej firmy. Przede wszystkim zdiagnozowano brak jasno sformułowanej strategii. To właśnie ona jest w stanie ukierunkować ludzi na konkretny cel, który stoi przed przedsiębiorstwem. Na dynamicznie zmieniającym się rynku wymaga on nieustannych aktualizacji, jednak tylko za jego pomocą jesteśmy w stanie ustalić wspólny kierunek działania i ograniczyć rozproszone dążenia personelu. Strategia powinna też towarzyszyć zarządzaniu zmianą i skupiać jak w soczewce wspólne wysiłki. Nie oznacza to jednak, że możemy zlekceważyć cele krótkoterminowe. Za ich pomocą pokazujemy bowiem bieżące postępy, uświadamiamy znaczenie całego przedsięwzięcia i motywujemy do dalszych wysiłków.

Realistyczny harmonogram

Zmiana nie jest jednorazowym aktem, lecz wieloetapowym procesem. Aby doszło do reformy firmy, muszą zmienić się przede wszystkim postawy ludzkie. Ważne jest uchwycenie tego, co jest istotą transformacji – czy wdrożenie nowego systemu informatycznego, czy doprowadzenie do sytuacji, gdy ludzie efektywnie z niego korzystają. Aby jednak zaszczepić w pracownikach nowe nawyki, zwykle konieczne jest przebrnięcie przez takie okresy, jak odrzucenie, opór, wybór, akceptacja, a dopiero potem zaangażowanie. Dlatego wraz z firmą doradczą warto przygotować realistyczny harmonogram wprowadzania firmowych reform. W każdej sytuacji jest on inny – w przypadku małej firmy handlowej może trwać kilka miesięcy, ale w przypadku dużej korporacji międzynarodowej nawet kilka lat. W czasie tym musimy uwzględnić nie tylko proces technologiczny, ale przede wszystkim psychologiczne aspekty dostosowywania się ludzi do zmian.

Komunikacja to podstawa

Kolejną dziedziną, w której niezastąpioną rolę odgrywają zewnętrzni specjaliści, jest właściwa komunikacja zmian. To od tego, jak zaprezentujemy modyfikacje w firmie, w dużej mierze zależy nasz sukces. Ogłoszenie nowych zasad w firmowej rzeczywistości przeprowadźmy w sposób zaplanowany i za pomocą różnych kanałów, aby dotrzeć do każdego pracownika. Czasem możemy pozwolić sobie na niestandardowe rozwiązania, np. organizację wyjazdu integracyjnego, podczas którego ogłosimy nadchodzące reformy. Pamiętajmy, aby podczas upowszechniania informacji towarzyszyły nam trzy niezbędne przesłanki: musimy się zmienić (jest to niezbędne), chcemy się zmienić (przyniesie nam to korzyści), potrafimy się zmienić (posiadamy odpowiednie zasoby, aby wdrożyć swój plan). Takie i podobne zasady są na bieżąco przekazywane podczas szkoleń PM Doradztwa Gospodarczego. Ich celem jest zbudowanie pomostu do dialogu. To znacznie bardziej efektywne rozwiązanie niż odgórne narzucanie zmiany i oczekiwanie, że wszyscy automatycznie dostosują się do naszych planów.

Dbałość o wizerunek

Innym aspektem, który trzeba koniecznie uwzględnić podczas zarządzania zmianą, jest nasz wizerunek w zewnętrznym otoczeniu. Przede wszystkim warto uzbroić się w wiedzę, że proces firmowych reform zwykle wiąże się z chwilowym chaosem, może powodować tymczasowe dysfunkcje w działalności firmy, a nawet spadek wyników finansowych. Ponadto często pojawia się wówczas konieczność restrukturyzacji organizacji, co jest nieodłączne z przeprowadzeniem grupowych zwolnień. W takim przypadku również z pomocą przyjdą nam konsultanci z zewnętrz, którzy przygotują proces outplacement (monitorowanych zwolnień pracowniczych). Redukcja etatów może bowiem przynieść nam wielu szkód – od rozsiewania fałszywych informacji wewnątrz przedsiębiorstwa czy wśród społeczności lokalnej, przez wynoszenie na zewnątrz zasobów firmowych (np. baz klientów), aż po – w skrajnym przypadku – stworzenie przez zwolnionych konkurencyjnego podmiotu gospodarczego. Outplacement oferowany przez PM Doradztwo Gospodarcze może nam pomóc w procesie komunikowania naszych decyzji, organizacji szkoleń przekwalifikujących dla zwolnionych członków zespołu, a nawet stworzeniu wewnętrznego biura karier, które ułatwi personelowi szybsze znalezienie nowego pracodawcy. Szereg przeprowadzonych działań zwiększy szanse na pomyśle przeprowadzenie transformacji i zniweluje ryzyko poniesienia strat. Nie bez przyczyny aż 70% firm stwierdza, że próba wdrożenia firmowych reform w żaden sposób nie wpłynęła na dotychczasową sytuację, a nawet przyczyniła się do jej pogorszenia. Dlatego warto starannie przygotować się do takiego procesu, skorzystać z eksperckiej pomocy, a przede wszystkim nad chwilowe potknięcia przekładać długofalowy sukces.

PM Doradztwo Gospodarcze Sp. z o.o. Grzegorz Wróbel