Rozumienie przychodów i kosztów kluczem do opłacalności biznesu

Rozumienie przychodów i kosztów kluczem do opłacalności biznesu materiały PR

Wszelkie zmiany zaczynają się w głowie przedsiębiorcy. Sama zmiana myślenia o zmianie, z przykrej i kosztownej nieuchronności, na inwestycję i szansę na przewagę konkurencyjną, będzie pierwszym krokiem do efektywnego biznesu.

Procesy zakupu, produkcji, sprzedaży generują określone przychody i koszty, w konsekwencji uzyskiwany jest wynik finansowy działalności. Ze stroną kosztów i przychodów wiążą się charakterystyczne zachowania kadry zarządzającej nie powodujących zadowalającego wyniku finansowego. Mimo wrażenia, że biznes się kręci to do opłacalności mu jeszcze daleko. Mimo tego, że nie narzeka się na brak klientów i działalność cieszy się powodzeniem, to ostatecznie po odliczeniu kosztów poziom rentowności jest na niezbyt zadowalającym poziomie. Próba ograniczenia kosztów nieraz traktowana jest jako zamach na jakość, bo wygrywa tłumaczenie, że jakość kosztuje, stąd przyczyna takowej sytuacji. W konsekwencji, idąc tokiem takiego myślenia, nie robi się nic i pozostaje w miejscu.

Nieefektywny jest jeszcze jeden rodzaj zachowań. Druga strona odwracania się od strony kosztów na rzecz obrotu, będącą fiksacją na temat pomniejszania kosztów. W ścisłym zapatrzeniu na każdą wydaną złotówkę nie ma miejsca na rozwój, inwestycje, zysk w długiej perspektywie.

Zacząć należałoby przede wszystkim od uzmysłowienia niektórym skąd pochodzą zyski z prowadzonego biznesu. Są różnicą pomiędzy przychodami a kosztami jakie generuje firma. Oczywiste? Chyba nie, bo niektórzy o tym zapominają tworząc sytuację, w których przedsiębiorcy albo zbyt mocno kierują swoją uwagę na obrót, odwracając się tym samym od kosztów lub odwrotnie tzn. jeżeli biznes się nie opłaca, to wszystkiemu winne są zbyt duże koszty, będące najczęściej kosztami osobowymi.

Zwiększenie obrotów-antidotum na wszystko?

Pierwszą kwestią w działalnościach tracących możliwość samofinansowania jest walka o wzrost zamówień, ruszenie sprzedaży itp. Wszystkiemu winien jest brak klientów, marne słupki sprzedaży. Nikt nie upatruje przyczyn kryzysu w nieefektywnej działalności. Być może w niektórych sytuacjach wzrost obrotu będzie zbawienny. Niestety w wielu przypadkach jednostronne zapatrzenie się na zwiększenie obrotów odwraca naszą uwagę od kosztów i w sytuacji kiedy udaje się faktycznie osiągnąć cel i zwiększyć obroty okazuje się, że poziom rentowności przedsiębiorstwa jest na niezbyt satysfakcjonującym poziomie.

Nie jest sztuką pracować dużo, ale pracować mądrze. Kluczową kwestią jest postawienie sobie pytania:na czym właściwie zarabiamy a na czym tracimy pieniądze?

Dlaczego by nie analizować pod tym kątem poszczególnych części przedsiębiorstwa?Tylko pewien podział na pola, segmenty i inne części składowe (w zależności od charakterystyki przedsiębiorstwa) i ich dogłębna analiza pod kątem rentowności może zakończyć się sukcesem. Nie chodzi bynajmniej o to aby nie troszczyć się o wzrost obrotów, chodzi o to by analizować równolegle stronę kosztów, myśleć w kategoriach nakład-efekt, bo co z tego, że zaczniemy stawać na głowie, będą klienci, zamówienia, jeżeli prowadzony biznes będzie wciąż nieopłacalny?

Strona kosztów- szukanie oszczędności w kosztach osobowych

Niektórym może się wydawać, że już samo założenie firmy to wygranie losu na loterii i gwarantowane zyski, bo skoro zaryzykowałem i założyłem własny interes to należy mi się wynagrodzenie dziesięciokrotnie wyższe niż wynagrodzenie mojego pracownika i to bez ciężkiej pracy. Skoro obroty nie mogą być wyższe (to zapewne przez tą wstrętną konkurencję) winą nieopłacalności są z pewnością zbyt duże koszty.  Po tej dedukcji następują oczywiste cięcia przede wszystkim w zatrudnieniu, bo” za dużo ich jest i za dużo zarabiają”. Nierozsądna analiza kosztów i brak myślenia w relacji nakład- efekt nie przyniesie wymiernych rezultatów na dłuższą metę. Być może okaże się  krótkookresowymi oszczędnościami, ale co dalej? Bez gruntownych zmian, a przede wszystkim zmian w sposobie myślenia się nie obędzie.

Gdybym miała zebrać w najczęstsze argumenty, których używa się na usprawiedliwienie nieopłacalnego biznesu to z pewnością na pierwszym miejscu stanie argument: nie da się, bo takie czasy- bez konkretnego powodu-  a na drugim: zbyt silna konkurencja oferująca lepsze produkty- bez konkretnego wskazania. Oba mimo wszystko wysoce abstrakcyjne. Lepsze to znaczy jakie? Na zdrowy rozum lepsze powinno oznaczać relacje ceny do jakości. Gdy dochodzi do pytania: od czego tu by zacząć w boju o opłacalność ?-to zazwyczaj  zaczyna się od cięcia kosztów. Pozwalniać pracowników, zmniejszyć płace i opłacalność wzrośnie. Jakością i zmianą struktury produktu podobno się nie opłaca konkurować, bo lepiej konkurować ceną. Nie opłaca się czy może brakuje chęci, czasu, świadomości i myślenia nad tym, że modyfikacja produktu przez nas oferowanego może nie tyle poprawić rentowność,  co nadać nowy kierunek naszemu biznesowi i stać się szansą na rozwój i większe zyski naszej firmy?

Zakładając, że koszty osobowe  stanowią 50% całości kosztów i zwolnimy 10 % pracowników to koszty w ujęciu ogólnym spadną nam o 5 %.  Trzeba jednak zastanowić co w przypadku gdy  nasza część działalności oprócz największego obrotu  przynosi także  40 % stratę?

Idąc za powyższym przykładem nie jesteśmy w stanie poprzez redukcję pracowników uzyskać opłacalności,  tutaj pożądane będą inne działania, a tyczyć się będą zmiany struktury produktu, który oferujemy naszym klientom. To w gruncie rzeczy może pociągnąć za sobą zwolnienia-ale nie musi (na przykład w przypadku gdy uprościmy proces produkcyjny). Będzie to jednak przemyślane działanie wynikające z rozpracowanego problemu, a nie strzelanie na oślep i szybka reakcja: skoro coś się nie opłaca to zmniejszymy koszty przez redukcję zatrudnienia. Rzadko komuś może przyjść do głowy, że przyczyna braku wymiernych zysków może leżeć gdzieś indziej i może być kwestią zmiany szczegółu na przykład w samym produkcie. Na myśl przywołują się ułamki efektywności, mało znaczące wbrew pozorom sprawy, działania, które w rzeczywistości przesądzają o konkurencyjności produktu. Tutaj można było by się pokusić o sformułowanie pojęcia ułamki rentowności i sytuacji, w których działania z pozoru nieistotne zwiększają rentowność. 

Istota zmiany – praca nad przyczynami a nie skutkiem

Kluczową sprawą jest przede wszystkim zwrócenie uwagi na to, że najbardziej opłacalnym działaniem jest szukanie przyczyn braku efektywności i wdrożenie w tym kierunku działań naprawczych, a nie leczenie skutków.  Nie zawsze jednostronne zapatrywanie się na stronę przychodu i kosztu będzie opłacalne.  Wiąże się to jednak z szeregiem zmian przede wszystkim w sposobie myślenia kadry zarządzającej czego skutkiem są efektywne decyzje wynikające z głębszej analizy braku opłacalności prowadzonego biznesu.

Wszelkie zmiany zaczynają się w głowie przedsiębiorcy. Sama zmiana myślenia o zmianie, z przykrej i kosztownej nieuchronności, na inwestycję i szansę na przewagę konkurencyjną, będzie pierwszym krokiem do efektywnego biznesu.

Wymaga to jednak oczekiwania zysków w dłuższej perspektywie i stosowanie systematycznych działań poprzedzających. Poświęcenie pewnego czasu na poszukiwanie nowych rozwiązań, podpatrywanie konkurencji, śledzenie tendencji na rynku nie jest tylko fanaberią i zaniedbywaniem merytorycznej strony działalności. Współpracowałam kiedyś z pewnym przedsiębiorcą, który wyznawał zasadę: zero myślenia w pracy, najważniejsza jest praca- tzn. za myślenie nikt nikomu nie będzie płacił. Nie dbał o to, że przy dobrym wykorzystaniu owe myślenie jego pracowników może być przyczyną większych zysków. Odpowiednia organizacja pracy, która jest efektem myślenia to nie zaniedbywanie obowiązków, tylko wstęp do nowych możliwości i zysku. Bo zysk jest najważniejszy.

Anna Kursa